では、「今後の世界」において、どのような取り組みが求められているのでしょうか。
「EYビジネスパートナーでは『所有から共有へ』と呼んでいますが、自社で一から仕組みを構築するのではなく、必要な機能を、クラウドを通じてオンデマンドで調達する時代になるでしょう」
EYビジネスパートナーでは、経理、会計、給与計算、社会保険、税務などの幅広いアウトソーシングサービスを、製造業から金融、小売り、医療福祉、サービス、政府機関、地方自治体まで、さまざまな業界に提供しています。
「人材も含めた経営リソースを大幅に削減できるとともに、ベストプラクティスを活用できるのも大きなメリットです」
スタートアップには大きなメリット
横井はEYが関与した事例はもとより、仕事柄、他にも多くの企業の業務集約・BPOサービスの導入事例についても精通しています。成功している企業とそうでない企業とを分けるポイントは何か。以下のように答えます。
「失敗事例の方から申し上げれば、『既存のシステムをデジタルに置き換えクラウド化する』というだけではなかなか成果につながりません。真の業務集約・BPOを実現するためには、その業務が『自社にとって本当に必要なのか』というところから見直す必要があります」
例えば、ある企業では、役員会に報告するために、売り上げなどのデータの取りまとめを日次、週次などで、ほぼリアルタイムに行っていましたが、実際に役員会でこれらのデータを基に議論されることはほとんどなかったと言います。
また別の企業では、複数のスタッフ間で集計データなどをやりとりしていましたが、他のスタッフが「何のためにそのデータを利用しているのか」を理解せずに行っていたため、結果的に無駄な業務が多く発生していたというケースが見られたと言います。
もっとも、大手企業では改革自体に積極的でないケースも多いです。「特定のプロセスに高度なスキルを持つ人材を配置しておきたい」という考えから、むしろ、業務プロセスや組織形態も現状を維持しようとするのです。
「ただし、それも人材が確保できることが前提です。退職者の補充ができないような時代にはそれも困難になります」
繰り返しとなりますが、業務集約・BPOサービスの導入は、単に事業部門での効率化やコスト削減を目的とするのではなく、「将来の人手不足を見据えた経営課題」を解決するための必要不可欠な取り組みであると認識すべきと言えます。
「その点では、業務集約・BPOサービスの導入は経営者の方の重要なテーマであると考えていただきたいですね。大企業に比べ、人材リソースが限られているスタートアップやプライベート企業ではそのあたりの意思決定も速く、率先して業務集約・BPOサービスを取り入れています」
実際に、EYビジネスパートナーの支援により短期間で業務プロセスを構築しただけでなく、質の高い情報開示や内部統制の体制を整えたスタートアップも少なくありません。また、こうした業務集約・BPOサービスにより、限られた人材を、本来、集中すべき業務に投入できるメリットも大きいと言えます。
EYが多くの企業から支持される理由
業務集約・BPOサービスの導入を検討している企業は増えています。では、成功するためには、実際にどのように導入を進めていけばいいのでしょうか。
「企業の中では、『これまでやってきたから』と、業務を引き継いだまま行っているケースが少なくありません。業務が文書化されていないため、全体像も分かりません。そこでまず、業務全体をリスト化し可視化することから始めます。業務の主従関係を階層化し、インプット・アウトプットを明確化します。これを私たちは“業務のタクソノミー(分類)化”と呼んでいます。タクソノミー化を行うことで、経験値の文書化・ルール化が実現します。また、業務・情報フローが最適化され、インプットからアウトプットへの流れもシンプルになります」
教科書的に、「業務を可視化し、標準化や最適化を進めるべきである」と語るのは簡単です。EYビジネスパートナーならそれが実現できる、その理由はどこにあるのでしょうか。
「私たちの強みは、上流のBPR(業務改革)コンサルティング・BPOオンボーディング(組織への定着)だけでなく、オペレーションまで一貫してサービスを提供できることです」と横井は説明します。いわゆるBPOの出し手と受け手を1社で行うことにより、意思疎通が図られ、着実に業務のアウトソーシング実現につなげられます。さらに、EYの国内法人およびグローバルネットワークを活用し、高度な専門性が求められる課題にも対応する。監査法人、弁護士法人、税理士法人を有しているため、それぞれの独占業務にも対応が可能です。
「AI(人工知能)やロボットを活用するなど、将来を見越したテクノロジーの導入も支援しています。自動化のためにはどのようなデータをインプット・アウトプットすべきか、といった知見もグローバルネットワークを駆使して蓄積しているところです」
「EY Japanは東京以外に福岡、沖縄、さらに外部のリソースプールを持ち、国内ニアショアオフィスを形成しています。これらを活用することで、かなりリーズナブルな価格でサービスを提供できています」
さらに、効果的な業務集約・BPOを実現できれば、さまざまなコスト削減にもつながります。一石二鳥にも三鳥にもなり得ます。EYが多くのクライアントさまから支持される理由の一つと言えます。