Cómo las conversaciones correctas pueden potenciar las estrategias de transformación de las finanzas

El mundo se está moviendo rápido. Si las organizaciones quieren mantenerse a la vanguardia, sus operaciones deben ser ágiles y predecibles, y deben elegir el momento adecuado para comprometerse tanto con el talento adecuado como con las nuevas tecnologías para obtener una ventaja competitiva.

Sin embargo, hay muchas tecnologías y muchos procesos de negocios, todos en un estado de continua evolución. Separar la señal del ruido – y elegir la estrategia correcta – puede ser un verdadero desafío.

Incluso cuando las organizaciones eligen una estrategia, otros factores pueden obstaculizar la aplicación efectiva. Comprender cómo hacer las preguntas correctas, a quién preguntar y dónde encontrar las respuestas, es fundamental para que cualquier estrategia funcione.

Tomemos, por ejemplo, los desafíos en torno a la transformación digital.

La transformación digital es un componente vital de cualquier estrategia comercial moderna. El software, las plataformas y los procesos antiguos se vuelven inadecuados para las necesidades modernas. En su lugar, el nuevo software, las nuevas plataformas y los nuevos procesos deben ser desarrollados y aplicados eficientemente.

Sin embargo, la transformación suele ser impulsada por los tecnólogos y los equipos de IT, en lugar de las personas a las que realmente impactarán – como las que están en el piso de la oficina. Esto puede hacer que la comunicación del valor empresarial y la promulgación de un cambio efectivo sea un proceso difícil.

La inteligencia artificial (IA) más sofisticada y costosa del mundo puede resultar rápidamente ineficaz si se pone en práctica sin la aportación de las personas que realmente la utilizarían, y si piensan o no que realmente mejoraría los procesos.

Pero conseguir que la gente adecuada hable e identifique los problemas reales que deben ser resueltos, puede ser más difícil de lo que parece.

Un cliente financiero de nivel 1 vino a EY con este problema. Había enfrentado desafíos en la implementación de transformaciones tecnológicas en el pasado, y así reconoció la necesidad de crear el tipo de espacios de colaboración en los que se pudieran hacer preguntas críticas – y dar forma a estrategias – antes de empezar a incorporar la tecnología en sus operaciones.

La pregunta que hizo el cliente fue crucial pero amplia: en lugar de hacer mejoras incrementales, ¿cómo pensamos de forma diferente sobre la manera en que la función financiera apoya el negocio? En particular, estaba buscando la manera de mejorar las operaciones a través de ocho procesos financieros distintos, desde la contabilidad financiera hasta el cierre de libros, aplicando la tecnología de manera que funcionara para ofrecer un valor real.

Encontrar nuevas perspectivas significaba que el cliente necesitaba reunir la experiencia adecuada. Para las grandes organizaciones multinacionales, estas conversaciones pueden ser difíciles de crear y mantener – los equipos pueden estar ampliamente distribuidos por todo el mundo, las funciones empresariales pueden estar muy compartimentadas y los individuos pueden tener horarios variables. Reunir físicamente a los stakeholders – y darles las herramientas para tener éxito – era fundamental.

Construir un espacio para cambiar las percepciones

En la práctica, esto tomó la forma de un Laboratorio de Innovación Financiera, que se construyó para el cliente aprovechando la red de EY wavespace. Los equipos de Consultoría y Auditoría de EY trabajaron juntos en este proyecto para ayudar a crear las condiciones que permitieron al cliente tener estas conversaciones – aportando nuestras propias perspectivas diferentes para el proyecto.

Supuestos desafiantes

En el transcurso de un programa de ocho semanas, wavespace acogió a docenas de stakeholders clave en más de 150 reuniones, dándoles la perspectiva y el enfoque de colaboración que necesitaban para pensar y hacer preguntas sobre las mejores formas de transformar sus operaciones financieras. Al mismo tiempo, se desafió a los participantes a trabajar en la identificación de formas significativas de evaluar cómo las soluciones tecnológicas podrían aplicarse a sus procesos financieros.

Primero, el cliente aterrizó en la Nube como la tecnología más apropiada para sus necesidades. Dentro del wavespace, entonces comenzaron a desafiar sus propias suposiciones – identificando correctamente el hecho de que la Nube no podía ser considerada sólo como un juego tecnológico sino que necesitaba ser entendida como una plataforma más amplia que podría transformar la función financiera de múltiples maneras.

El cliente también identificó posibles obstáculos en las carreteras. A través del diálogo con los respectivos stakeholders, descubrieron que si se hubieran centrado completamente en la tecnología, pero hubieran descuidado el lado del proceso de la ecuación, no se obtendrían los resultados deseados.

EY se aseguró de que el entorno de wavespace proporcionara a los profesionales de finanzas de primera línea todo lo que necesitaban para ayudar a diseñar la solución y definir los casos de uso, con el apoyo de los equipos de IT y de Cambio Financiero. A través de conversaciones transparentes entre los diferentes grupos de stakeholders, comenzaron a surgir soluciones prácticas y efectivas.

Desarrollar una estrategia verdaderamente transformadora y medible

A través de la colaboración creativa dentro de wavespace, el cliente no sólo perfeccionó su estrategia de transformación a un enfoque específicamente basado en la nube – también desarrolló pasos claramente definidos que le permitirían buscar un valor real y medible.

A lo largo del programa, los equipos del cliente colaboraron en 20 ideas distintas en torno a las finanzas habilitadas por la nube. Estas incluían:

• Un modelo de datos que creó una fuente de datos única y unificada para toda la función financiera, que sólo necesita ser ajustada una vez – lo que hace más fácil y más eficaz para las múltiples unidades de negocio el comprometerse con los datos de la manera que sea más apropiada para ellos.
• Visualización de la calidad de los datos en tiempo real, lo que permite una pronta validación de los datos (el proceso mediante el cual se comprueba la exactitud y la utilidad de los datos) y la corrección de los datos (el proceso de limpieza, organización y desplazamiento de los datos de manera que sean aptos para su uso). Esto incluía el uso de aprendizaje automático e inteligencia artificial para mejorar la calidad de los datos.
• Instrumentos de presentación de informes detallados que desglosan los informes estándar en diferentes dimensiones (como línea de negocio o entidad jurídica). En ellos se proporcionaban detalles hasta el nivel de la transacción y se recogían los comentarios de múltiples satekholders sobre cualquier producto o investigación determinados.
• Vigilancia de control continua y automatizada sobre toda la población de datos, en lugar de pruebas manuales de muestras individuales.

Estas herramientas permitieron que el cliente encontrara soluciones que condujeron a un valor real y medible para su función financiera – y para el negocio en su conjunto.

En general, en comparación con sus anteriores formas de trabajo, el cliente se dio cuenta de que podía beneficiarse de un aumento del 300% en la capacidad de procesamiento de datos, en el 25% del tiempo y con una reducción del 30 al 50% en el costo.

Con estos nuevos procesos habilitados para la Nube, identificaron el potencial para eliminar la necesidad de conciliaciones manuales entre diferentes sistemas o conjuntos de datos. Esto podría ahorrar potencialmente importantes horas de trabajo – incluyendo la reducción del tiempo necesario para cerrar los libros contables de hasta 20 días a cuatro días – liberando tiempo y recursos para más tareas de valor añadido.

El cliente estaba entusiasmado con la eficacia del entorno de colaboración que EY ayudó a crear: "En sólo diez semanas, pasamos de "cómo mejorar las finanzas" – y un cierto grado de escepticismo sobre los productos tecnológicos – a 20 ideas bien pensadas usando la Nube. Ha generado entusiasmo entre nuestra gente, porque pueden ver cómo hacer que las finanzas sean mejores, más rápidas y más baratas, y en el proceso dar a la empresa mejores controles, mejor calidad de datos, y más información perspicaz".

Otros colaboradores de EY incluyen a George Ioannou – CFO Advisory Technology, Amy Steptoe – CFO Advisory.