Quatro ações para que os departamentos jurídicos abordem o risco da cadeia de suprimentos ESG

Os departamentos jurídicos precisam ser pró-ativos na tomada de medidas agora para identificar e mitigar o risco de sustentabilidade nas cadeias de abastecimento.

Primeiros passos

Pressionar sua própria organização para progredir nos compromissos de sustentabilidade, relatórios e conformidade pode constituir um desafio. Mas colocar fornecedores terceirizados em linha será ainda mais difícil. Além disso, esforços dessa natureza levarão tempo antes que os resultados possam ser atingidos. Por estas e outras razões relacionadas, o Diretor do Jurídico precisa agir agora, começando com estas quatro ações-chave.

1. Esclarecer os padrões de sustentabilidade para os fornecedores e a organização. Os fornecedores - existentes ou potenciais - podem exercer um impacto muito significativo no desempenho da sustentabilidade do grupo. Os fornecedores que não estão bem classificados nas métricas da ESG podem ser orientados a melhorar ou ser substituídos. Antes que isso possa acontecer, devem ser definidas regras claras. Quando os fornecedores compreenderem melhor as expectativas crescentes, serão incentivados a começar a utilizar seus próprios recursos e engenhosidade para melhorar o desempenho contra a sustentabilidade.

Trabalhar com a empresa para definir padrões claros a serem comunicados aos fornecedores é um passo fundamental em direção a este objetivo. Estabelecer expectativas para os fornecedores está claramente na mente de muitos departamentos jurídicos, pois 90% dos entrevistados no Estudo de Sustentabilidade disseram que planejam ajudar a estabelecer padrões ESG aos fornecedores de sua organização durante os próximos três anos. Com a mudança do ambiente regulatório, a execução oportuna dessas intenções é importante.

Mas antes que isso possa acontecer, as empresas precisam entender suas próprias metas de sustentabilidade e as formas como os fornecedores podem causar impacto. As normas para emissões de carbono, uso de recursos e questões similares precisam ser claramente delineadas. Além disso, as empresas precisam considerar os padrões de sustentabilidade no tocante à segurança dos funcionários, diversidade, inclusão de equidade e outras práticas trabalhistas. A Diretoria Jurídica está posicionado de forma ideal para auxiliar nesses esforços.

2. Desenvolver processos e modelos de contratação para reduzir os riscos e apoiar o monitoramento. Uma vez que as normas estejam em vigor, as organizações precisam tomar medidas para implementar essas normas com os fornecedores atuais e futuros. A visibilidade nos termos acordados para cada fornecedor será necessária para ajudar a apoiar os esforços contínuos para monitorar e responsabilizar os fornecedores.

Isto exigirá que as equipes jurídicas desenvolvam novos modelos e processos contratuais que exijam o uso de cláusulas padrão pré-aprovadas e cláusulas de retorno que se alinhem com as diretrizes de sustentabilidade da organização para seus fornecedores. Esses esforços ajudarão a promover consistência na organização como um todo e a reduzir o risco potencial de desvios, à medida que as equipes revisitam e repassam contratos existentes ou estabelecem novas relações com fornecedores.

Atualmente, 67% dos departamentos jurídicos dizem estar regularmente envolvidos no desenvolvimento de termos e políticas contratuais para garantir que os contratos com fornecedores apoiem as metas de sustentabilidade da empresa. Enquanto isso, 89% planejam concentrar-se na revisão e aditamentos dos contratos de fornecedores existentes alinhados com os padrões de sustentabilidade de sua organização.

No entanto, os grandes desafios de contratação relatados por muitos departamentos jurídicos podem prejudicar este trabalho. Notavelmente, na pesquisa jurídica EY 2021 2021 EY Law Survey, 69% dos departamentos jurídicos relataram que não proíbem o uso de contratos não-padronizados, o que traz risco de desvios das disposições padronizadas.

Complicando essas questões, 90% dos profissionais contratados afirmam que enfrentam desafios de mera localização de contratos. Além disso, 55% desses executivos dizem que suas organizações não dispõem das ferramentas para analisar os contratos em escala. Isto sugere que a maioria das empresas não conta com uma forma eficiente de entender quais contratos estão ou não estão em conformidade com os regulamentos atuais ou políticas internas. Tomar medidas para desenvolver novos processos e investir em tecnologia mais robusta para ajudar a extrair e armazenar dados contratuais é um passo crítico. Ao fazê-lo, os departamentos jurídicos e suas organizações terão a visibilidade necessária para mitigar riscos potenciais à medida que as regulamentações continuam avançando.

3. Aumentar o foco na diligência pré-execução. A renovação, atualização e até mesmo a renegociação dos contratos de fornecedores existentes de modo a contemplar termos, cláusulas e disposições referentes a sustentabilidade exigirão recursos significativos. Mas para realmente evitar riscos potenciais, é fundamental para a organização conduzir uma pré-execução de sustentabilidade com foco no devido zelo relativo a todos os novos relacionamentos.

A Diretoria Jurídica vê claramente espaço para melhorias nesta área, pois 92% planejam aumentar o devido zelo sobre as práticas ambientais dos fornecedores, enquanto 80% planejam aumentar esse trabalho de due diligence sobre as práticas empregatícias dos fornecedores nos próximos três anos.

Um primeiro passo crítico para a Diretoria Jurídica consiste em trabalhar com a organização para definir diretrizes para os processos de due diligence.  A criação e memorização de diretrizes esclarecerá as expectativas internas e ajudará a empresa a se responsabilizar pela execução.  As diretrizes também ajudarão a resolver quaisquer questões de conformidade das autoridades reguladoras.

4. Monitorar e manter a conformidade contínua do fornecedor. à medida que as condições comerciais mudam, a capacidade ou disposição dos fornecedores para cumprir as diretrizes de sustentabilidade pode evoluir. A transparência nas práticas dos fornecedores é fundamental para identificar possíveis problemas de conformidade e reduzir os riscos. No Estudo de Sustentabilidade, 69% do Conselho Geral da Empresa relatam desafios na obtenção da transparência necessária no impacto do fornecedor sobre a sustentabilidade ambiental e 51% sobre as condições de trabalho. Além disso, apenas 55% do Conselho Geral planeja aumentar o monitoramento pós-execução dos fornecedores nos próximos três anos, colocando muitas organizações em risco.

Para ajudar a garantir a transparência necessária, o Conselho Geral deve primeiro desenvolver e exigir o uso de contratos de fornecedores que incluam termos claros em torno das obrigações de fornecimento de acesso e dados relevantes. Como observado acima, o acompanhamento destas obrigações constiui parte importante do processo de conformidade.

Entretanto, a empresa também deve ser responsável por conduzir o monitoramento para validar que os fornecedores estejam realmente cumprindo os termos de seus acordos. Para facilitar esta atividade, a Diretoria Jurídica deve trabalhar com a empresa para desenvolver processos e diretrizes que estabeleçam como e quando a empresa irá realizar atividades de monitoramento para que as expectativas sejam claras e defensáveis. Tomar o passo crítico para monitorar os fornecedores dará à organização uma importante oportunidade de identificar e abordar problemas potenciais antes que eles se tornem públicos.

O tempo é um fator crítico

O foco não está mais somente nas empresas, mas também naqueles com as quais elas fazem negócios. E o potencial prazo necessário para estabelecer e executar as normas, diretrizes e processos necessários provavelmente não será curto. No entanto, o risco potencial está crescendo a cada dia. Assim sendo, o tempo é um fator essencial à medida que os departamentos jurídicos consideram seus próximos passos.