20 kesäk. 2023
Kuva: Eeva Wiik, Patrik Etelävuori

Älykkäästi suunniteltu työympäristö parantaa työntekoa ja työntekijäkokemusta

Kirjoittaja Patrik Etelävuori

EY Finland, Consulting, People Consulting, Senior Manager, Transformation Lead, Work Experience

Tulevaisuuden työn ja työympäristöjen muotoilija ja muutoksen johtaja ihmisläheisellä otteella. Innostus uudelle ja intohimona ruoka, grilli ja meri. Keskittyen ongelmaa ennen ratkaisua.

20 kesäk. 2023
Samankaltaisia aiheita Workforce

Fyysinen, digitaalinen ja sosiaalinen ulottuvuus lyövät kättä uuden ajan työympäristösuunnittelussa.

Lyhyesti:

  • Fyysinen työympäristö on edelleen oleellinen osa työntekoa, ja se tulisi nähdä kokonaisvaltaisemmin yrityksen tavoitteiden mahdollistajana.
  • Työympäristön tulee kytkeytyä aiempaa paremmin työntekijöiden tarpeisiin.
  • Sensoripohjainen data ohjaa kehittämistä. Käyttöasteen lisäksi se kertoo, miten usein ja missä tiimit työskentelevät tai miten sää vaikuttaa toimistokäyttäytymiseen.

Työelämän murros myllertää toimitiloja nyt isolla kädellä. Patrik Etelävuori, EY:n Workplace Transformation Lead, toteaa, että toimitilahankkeista puhuminen alkaa edustaa jo vanhan maailman ajattelua – nyt keskusteluun on tuotava koko työympäristön ja työnteon eetos ja muutos.

Etelävuori muistuttaa, että fyysinen työympäristö on – yhä edelleen – oleellinen osa työntekoa, mutta sen täytyy kytkeytyä työntekijöiden tarpeisiin paljon paremmin kuin ennen.

”Työnteon kolme ulottuvuutta ovat fyysinen, digitaalinen ja sosiaalinen. Näiden täytyy olla tasapainossa, jotta työympäristö oikeasti tukee ihmisiä ja saa heidät kukoistamaan”, Etelävuori painottaa.

EY on kehittänyt omaa hybridityöfilosofiaansa Bricks, Bytes and Behaviors -toimintamallin varaan. BBB-malli katsoo muutosta kokonaisvaltaisesti, mutta muistuttaa samalla, että tiiliseinät tai nopeat nettiyhteydet eivät ole toimivan työympäristön tae.

”Kestävässä tulevaisuuden liiketoiminnassa huomioidaan työntekijän toiveet ja tavoitteet ja panostetaan positiiviseen työntekijäkokemukseen”, toteaa Etelävuori. ”Uuden työn” ankkurina ovat avoimuus, osallistaminen ja luottamus.

Kyseenalaista työympäristön nykytila

Silloin kun työympäristö onnistuu vastaamaan työntekijöiden ja organisaation tarpeisiin, se voi parhaimmillaan ilmentää yrityksen arvoja ja kulttuuria, sen strategiaa ja liiketoimintaa.

”Kriittisen tärkeää on ottaa ihmiset mukaan suunnittelemaan yhteistä työympäristöä ja mennä tarpeeksi syvälle siihen, mitä oikein halutaan.” Etelävuoren mukaan moni organisaatio tekee tutkimuksia, joissa selvitetään kyllä se, miten konttorilla työt tehdään juuri nyt. Se ei kuitenkaan riitä, sillä oikeasti tulevaisuuteen katsova yritys uskaltaa kyseenalaistaa ja haastaa nykytilan.

65 %

Toimitilojen käyttöaste uuden tilakonseptin myötä

EY:llä on tuoretta, omakohtaista kokemusta siitä, miten data ohjaa työympäristöjen kehittämistä.

”Data-analytiikan avulla pystymme toteamaan, että työntekijämme ovat toimistolla keskimäärin 2,5 päivää viikossa ja käyttöaste on keskimäärin noin 30 prosentin luokkaa”, kertoo Etelävuori.

Uudessa, syyskuussa avattavassa pääkonttorissa päästään uuden tilakonseptin ja toimintamallien avulla tehokkaampaan tilankäyttöön: käyttöaste tulee – arvioiden mukaan – nousevan noin 65 prosenttiin.

Data paljastaa, miten sää vaikuttaa toimistolle tulemiseen

Datamyllyä on EY:llä pyöritetty muutenkin. Osana työympäristöuudistustaan yritys kehitti Workplace Intelligence -analytiikan, joka imee tietoa smart office -älytoimistosovelluksesta, ympäristöstä ja HR-perusdatasta.

Data-analytiikan avulla selvisi, että työntekijämme ovat toimistolla keskimäärin 2,5 päivää viikossa ja että käyttöaste on noin 30 prosentin luokkaa.
Patrik Etelävuori
EY Finland, Consulting, People Consulting, Senior Manager, Transformation Lead, Work Experience
Kuva: Patrik Etelävuori

Analytiikan avulla EY selvitti perin pohjin, miten EY:läiset työtään tekevät. Sen lisäksi, että analytiikkatyökalu osaa kertoa, miten usein – ja missä – kukin tiimi mieluiten työskentelee, se pystyy myös hakemaan vaikkapa julkisen liikenteen reitit ja säädataa.

”Tiedämme tätä kautta esimerkiksi sen, kuinka moni työntekijä asuu hyvien liikenneyhteyksien varrella uutta Helsingin työympäristöämme silmällä pitäen – ja miten eri säätilat vaikuttavat toimistokäyttäytymiseen”, Etelävuori kertoo.

”Tämä on meille mullistava keino, kun mietitään, miten voimme luoda ennustettavuutta ja sen myötä parantaa työn tekemistä nyt ja jatkossa.”

Työympäristöanalytiikka auttaa huomioimaan erilaiset tarpeet

Työympäristöasiantuntija Eeva Wiik toteaa, että monipuolisesti kerätty data on samalla tuonut uudenlaista tietojohtamista taloon. ”Mutu-tieto on väistynyt ja me tiedämme oikeasti, millaista työympäristöä ihmiset arvostavat. Tämä antaa vahvan selkänojan omalle kehitystyöllemme.”

EY:llä on tuoretta, omakohtaista kokemusta siitä, miten data ohjaa työympäristöjen kehittämistä.

Workplace Intelligence -analytiikka myös syväluotaa, millaisia erilaisia rooleja yksilöillä ja tiimeillä on – miten työskentelytyylit eroavat; kuka kaipaa ääntä ja elämää ympärilleen, kuka tarvitsee hiljaista tilaa.

”Olemme luoneet erilaisia työntekijäprofiileja, joiden tarkempaa käyttäytymistä voidaan analysoida työympäristöanalytiikan avulla – ja tätä kautta kaikkien EY:läisten tarpeet voidaan ottaa jatkossa paremmin huomioon”, kertoo Wiik.

Etätyöstä etutyöhön?

Pandemian jälkeisessä maailmassa moni organisaatio on tuskaillut, että väkeä ei enää saa palaamaan konttorille kirveelläkään. Mikä sitten auttaisi? – Yksi vaihtoehto on korvata korona-ajan Teams-keskeisyys aidolla tiimikeskeisyydellä, jossa on jälleen serendipiteettiä eli onnekkaita kohtaamisia.

”Niin sanottuja kahvipöytäkeskusteluja tarvitaan, koska epämuodollinen vuorovaikutus on hyvä kasvualusta uusille ideoille, jotka vievät koko organisaatiota eteenpäin. Kun tiimi saadaan fyysisesti koolle samaan paikkaan, hyviä asioita tapahtuu”, Patrik Etelävuori uskoo.

Työnteon murros – ja sitä tukeva työympäristö – edellyttää tietenkin myös johtamista, viestintää ja ihmisten innostamista. ”Työympäristö pitäisi nähdä kokonaisvaltaisemmin yrityksen tavoitteiden mahdollistajana. Yrityksen johdon täytyy näyttää mallia siinä, miten muutokseen suhtaudutaan”, linjaa Etelävuori.

Avoimuus eka, avoimuus vika

EY:llä yksi ”muutostyökalu” on ollut viikoittainen Q&A-klinikka, jossa tulevaan muuttoon – ja työympäristöihin yleensä – liittyviä asioita on voitu puida porukalla. Avoimuuteen ja rehellisyyteen nojaava sessio on ollut väen suosiossa, kertoo Eeva Wiik.

”Klinikassa on tärkeää myös se, että meillä on kykyä reagoida työntekijöiden tarpeisiin ja ajaa läpi muutoksia tarvittaessa hyvin nopeasti.”

Wiik ja Etelävuori tietävät, että maailma ei ole valmis syyskuisen muuttopäivän jälkeenkään. ”Kehittäminen ei lopu, koska aina löytyy parannettavaa. Olemme kuitenkin luottavaisia, että kuljemme koko ajan oikeaan suuntaan”, summaa Etelävuori.

EY kurkistaa työympäristöjen tulevaisuuteen Korkeavuorenkadulla

EY muuttaa syyskuussa uuteen kotipesään. Helsingin ydinkeskustassa, osoitteessa Korkeavuorenkatu 32–34, sijaitseva arvotalo on päivitetty uuden ajan työympäristöksi.

Vanhasta rakennuksesta säilytetään kantavat rakenteet sekä suojellut kohteet – ja kestävän kehityksen hengessä rakennukseen haetaan LEED Platinum -ympäristösertifikaatti.

Mitä herkkuja sitten on luvassa? Talon aulaan on rakennettu näyttävä valopiha ja ylempien kerrosten päälle on tehty kaksi uutta kerrosta, joiden katetuilta terasseilta avautuvat hienot näkymät Helsingin ylle. Rakennukseen on tulossa myös esimerkiksi kuntosali, viinikellari ja puolijulkisia kohtaamistiloja.

Uudistuksen punaisena lankana on vuonna 2021 esitelty EY:n hybridityömalli, jonka myötä työn joustavuus lisääntyy huomattavasti. Malli huomioi henkilöstön tarpeet – nyt ja tulevaisuudessa – sekä hyödyntää valtavaa määrää sensoripohjaista dataa, jotta työnteon sujuvuus saadaan optimoitua. Data virtaa älytoimistosovellukseen, jonka kautta kollegat löytävät toisensa ja sopivan inspiroivan palaveripaikan.

”Yhteistä sosiaalista tilaa on paljon, mikä mahdollistaa vuorovaikutuksen ja yllättävätkin kohtaamiset”, lupaa Eeva Wiik.

Hybridityötä tukevaan toimintamalliin kuuluu, että fyysiseen työympäristöön tulee alueita, jotka tukevat tietynlaisia käyttäytymismalleja. Konseptin nimi on 5C (Communication, Collaboration, Concentration, Chilling-out, Co-Creation) ja se tarkoittaa, että työntekijälle löytyy haluttu ”täsmätila” jokaiseen hetkeen.

”Työnteon ja työntekijäkokemuksen parantamiseen on pantu todella paljon paukkuja ja odotamme innolla syksyä”, toteaa Patrik Etelävuori.

Kuva: Eeva Wiik, Patrik Etelävuori EY:n uudella toimistoparvekkeella

Yhteenveto

Fyysinen työympäristö on edelleen oleellinen osa työntekoa. Työympäristö tukee ihmisiä aidosti vain, jos työnteon fyysinen, digitaalinen ja sosiaalinen ulottuvuus ovat tasapainossa.

Työympäristön kehittämisessä käytetään yhä yleisemmin sensoripohjaista dataa. Data-analytiikan avulla on helppo selvittää esimerkiksi tilojen käyttöaste. Analytiikkatyökalu kertoo myös ”pehmeämmistä asioista”, esimerkiksi, miten usein ja missä kukin tiimi mieluiten työskentelee ja miten vaikkapa sää vaikuttaa toimistokäyttäytymiseen.

Analytiikka kertoo myös, miten eri yksilöiden ja tiimien työskentelytyylit eroavat toisistaan; kuka kaipaa ääntä ja elämää ympärilleen, kuka tarvitsee hiljaista tilaa.

Työympäristöanalytiikan avulla työntekijöiden erilaiset tarpeet voidaan ottaa työympäristön suunnittelussa yhä paremmin huomioon. Tavoitteena on luoda parhaat mahdolliset edellytykset työnteolle ja paras mahdollinen työntekijäkokemus.

Tästä artikkelista

Kirjoittaja Patrik Etelävuori

EY Finland, Consulting, People Consulting, Senior Manager, Transformation Lead, Work Experience

Tulevaisuuden työn ja työympäristöjen muotoilija ja muutoksen johtaja ihmisläheisellä otteella. Innostus uudelle ja intohimona ruoka, grilli ja meri. Keskittyen ongelmaa ennen ratkaisua.

Related topics Workforce