WHISTLEBLOWING PROCESS GUIDELINES (FI, EN, SE)

EY Suomessa / EY in Finland / EY i Finland
Ernst & Young Oy (Y-tunnus / Business ID / FO-nummer 2204039-6),
EY Advisory Oy (Y-tunnus / Business ID / FO-nummer 3293705-9),
Korkeavuorenkatu 32-34, 00130 Helsinki / Högbergsgatan 32-34, 00130 Helsingfors

EthicsPoint Oy

TÄMÄ ASIAKIRJA SISÄLTÄÄ WHISTLEBLOWING-KÄSITTELYOHJEEN SUOMEKSI, ENGLANNIKSI JA RUOTSIKSI. /
THIS DOCUMENT CONTAINS WHISTLEBLOWING PROCESS GUIDELINES IN FINNISH, ENGLISH AND SWEDISH. /
DETTA DOKUMENT INNEHÅLLER WHISTLEBLOWING-ANVISNINGAR PÅ FINSKA, ENGELSKA OCH SVENSKA.

[SUOMEKSI]

WHISTLEBLOWING-KÄSITTELYOHJE:

Ilmoittajansuojelulain soveltamisalan piiriin kuuluvat ilmoitukset

EY:n toimintaperiaatteiden mukaisesti jokaista työntekijää, asiakasta, kumppania tai muuta toimijaa rohkaistaan ilmoittamaan EY:n eettisten ohjeiden vastaiseen toimintaan tai laittomaan toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä tai epäilyistä.

Siltä osin kuin ilmoitus koskee ilmoittajansuojelulain (Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 1171/2022) soveltamisalan piiriin kuuluvia ilmoituksia, sovelletaan seuraavia ohjeistuksia. Vilpittömässä mielessä tehtyjen väärinkäytöksiä tai niiden epäilyjä koskevien ilmoitusten tekijää suojellaan mahdollisilta vastatoimilta ilmoittajansuojelulain mukaisesti. Suojelun edellytyksenä on, että ilmoitus koskee lain soveltamisalan mukaista tekoa tai laiminlyöntiä, joka on säädetty rangaistavaksi, josta voi seurata rangaistusluonteinen hallinnollinen seuraamus, tai joka voi vakavasti vaarantaa lainsäädännön yleisen edun mukaisten tavoitteiden toteutumista. Myös muita ilmoituksia on mahdollista tehdä EY:n sisäisen ilmoituskanavan kautta.

Ilmoittajansuojelulain tarkoittamia ilmoituksia voidaan tehdä havaituista vakavista väärinkäytöksistä tai epäilyistä seuraaviin alueisiin liittyen:

  • julkiset hankinnat, lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja;
  • rahoituspalvelut, -tuotteet ja -markkinat;
  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäiseminen;
  • tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
  • liikenneturvallisuus;
  • ympäristönsuojelu;
  • elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi;
  • kansanterveys Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan mukaisesti;
  • kuluttajansuoja;
  • Euroopan unionin varainhoitoa tai menojen toteuttamista tai unionin tulojen taikka varojen keräämistä koskeva sääntely;
  • yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus;
  • kilpailuoikeus ja valtiontukisääntely;
  • yhteisöverosääntely ja järjestelyt, joiden tarkoituksena on saada yhteisöverolainsäädännön vastaista veroetua;
  • säteilyturva ja ydinturvallisuus;

siten, kuin ilmoittajansuojelulaissa on tarkemmin määritelty.

Ilmoittajan suojelun edellytykset

Ilmoittaja voi saada suojelua kolmen yleisen edellytyksen täyttyessä:

  1. Ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa;
  2. Rikkomista koskeva tieto kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan; ja
  3. Ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä.

Ilmoittajan suojelua voi saada esimerkiksi työntekijä, hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja, osakkeenomistaja tai harjoittelija, joka ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä. Ilmoituksen voi tehdä myös esimerkiksi työnhakija tai entinen työntekijä päättyneen työnsä aikana havaitusta väärinkäytöksestä tai sitä koskevasta epäilystä. Ilmoittajan suojelua saa myös henkilö, joka avustaa ilmoittajaa ilmoittamismenettelyssä tai on yhteydessä ilmoittajaan ja on myös vaarassa työnsä tai asemansa vuoksi joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta.

Ilmoituksen tekeminen

EY:n sisäisessä ilmoituskanavassa voi ilmoittaa ilmoittajansuojelulain soveltamisalan piiriin kuuluvasta rikkomuksesta kirjallisesti tai suullisesti. Suullisen ilmoituksen voi tehdä puhelimitse tai ilmoittajan pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa.

Ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi ilmoituksen tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot:

  • tieto siitä, mitä toimijaa ja väärinkäytöstä ilmoitus koskee;
  • välttämättömien tietojen yksityiskohtainen kuvaus rikkomuksesta tai sitä koskevasta epäilystä; ja
  • mikä on ilmoittajan asema rikkomuksesta epäiltyyn nähden.

Ilmoitattehan vain välttämättömät tiedot rikkomusten paljastamiseksi.

Ilmoitus on mahdollista tehdä myös nimettömästi, mutta siinä tapauksessa ilmoittajan on huomioitava, että ilmoittajaa ei välttämättä voida suojella mahdollisilta vastatoimenpiteiltä, koska ilmoittajan henkilöllisyydestä ei ole tietoa. Ilmoittajan suojelu on kuitenkin mahdollista, jos ilmoittajan henkilöllisyys paljastuu myöhemmin.

Tahallinen perusteettoman ilmoituksen tekeminen on rangaistavaa, ja siitä voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus. Vilpittömässä mielessä tehdystä ilmoituksesta ei kuitenkaan seuraa rangaistusta, vaikka ilmoitus paljastuu myöhemmin aiheettomaksi.

Ulkoinen ilmoituskanava

Ilmoittajalla on EY:n sisäisen ilmoituskanavan sijaan mahdollisuus tehdä ilmoitus oikeuskanslerinviraston keskitetyn ulkoisen ilmoituskanavan kautta ja saada ilmoittajan suoja, jos:

  1. ilmoittajalla ei ole mahdollisuutta tehdä ilmoitusta sisäisesti;
  2. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäisen ilmoituksen perusteella toimenpiteisiin ei ole ryhdytty määräajassa tai sen perusteella rikkomiseen ei voida puuttua tehokkaasti tai
  3. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa olevansa vaarassa joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta.

Lisätietoja oikeuskanslerinviraston ulkoiseen keskitettyyn ilmoituskanavaan liittyen löytyy oikeuskanslerinviraston sivuilta.

Ilmoitusten käsittely

Ilmoitukset käsittelee itsenäinen EY:n ulkopuolinen toimija NAVEX, joka kerää ilmoituksen tiedot ja toimittaa ne EY:lle jatkokäsittelyä varten. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsittelevät ainoastaan nimetyt henkilöt, jotka käsittelevät ilmoituksia. Ilmoituksia käsittelevät EY/Ethics-tiimin jäsenet eri puolilta maailmaa. Ilmoituksen tekijä voi kuitenkin halutessaan ohjata ilmoituksensa vain tietyn EY-yhtiön Ethics-tiimin käsiteltäväksi. Suomessa ilmoituksia käsittelevät General Counsel ja Country HR Director. Esteelliset henkilöt eivät osallistu ilmoitusten käsittelyyn.

Ilmoittajalle toimitetaan vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmoituksen käsittelijä toimittaa ilmoittajalle tiedon ilmoituksen perusteella toteutettavista toimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksesta tai siitä hetkestä, kun vastaanottoilmoitus olisi pitänyt toimittaa, ellei sitä ole toimitettu.

Henkilötietojen käsittelyä kuvataan tarkemmin EY/Ethics Hotlinea koskevassa tietosuojaselosteessa.
 

[IN ENGLISH]

WHISTLEBLOWING PROCESS GUIDELINES:

Reports falling within the scope of application of the Act on whistleblower protection

In accordance with EY Global Code of Conduct, any employee, client, partner or other entity is encouraged to report any misconduct or suspicion of a misconduct or the EY Global Code of Conduct or illegal activity.

To the extent that the report concerns reports falling within the scope of application of the Act on whistleblower protection (Law on the protection of persons who report breaches of Union law and national law, 1171/2022), the following guidelines shall apply. Whistleblowers who report misconduct or suspicions of misconduct in good faith are protected from possible retaliation in accordance with the whistleblower protection Act. A prerequisite for protection is that the report concerns an act or omission within the scope of application of the Act, which is punishable and may result in an administrative sanction of a punitive nature, or which may seriously jeopardize the achievement of the general interest objectives of the legislation. Other reports may also be submitted through the EY's internal reporting channel.

Reports referred to in the Act on whistleblower protection may be made of discovered serious misconduct or suspicion in relation to the following areas:

  • public procurement, excluding defence and security procurement;
  • financial services, products and markets;
  • prevention of money laundering and terrorist financing;
  •  product safety and compliance;
  • transport safety;
  • protection of the environment;
  • food and feed safety, animal health and welfare;
  • public health in accordance with Article 168 of the Treaty on the Functioning of the European Union;
  • consumer protection;
  • rules governing the financial management of the European Union or the implementation of expenditure or the collection of Union revenue or resources;
  • protection of privacy and personal data, and security of network and information systems;
  • competition law and state aid regulation;
  • corporate tax regulations and arrangements designed to obtain a tax advantage contrary to corporate tax law;
  • radiation protection and nuclear safety; 

as defined in more detail in the Act on the Protection of Whistleblowers.

Conditions for protection of the reporting persons

A whistleblower is eligible for protection under three general conditions:

  1. At the time of reporting, the whistleblower has reasonable grounds to believe that the information about the breach is accurate;
  2. Information on breach falls within the scope of application of the whistleblower protection Act; and
  3. The whistleblower shall report any misconduct discovered in the course of their work.

Whistleblower protection can be granted, for example, to an employee, board member or managing director, shareholder or trainee who reports misconduct discovered in the course of their work. A report can also be made, for example, by a jobseeker or a former employee regarding a misconduct or suspected misconduct noticed during their former employment. Whistleblower protection is also granted to a person who assists the whistleblower in the reporting procedure or is in contact with the whistleblower and is also at risk of retaliation due to their work or position as a result of the report.

How to submit a report

In the EY's internal reporting channel, violations falling within the scope of application of the whistleblower protection Act can be reported in writing or orally. The oral report may be made by telephone or, at the request of the whistleblower, in a personal meeting within a reasonable timeframe.

In order for EY to be able to assess the accuracy of the report, the report should contain at least the following information:

  • information on which operator and what kind of misuse the report concerns;
  • a detailed description of the necessary information of the breach or suspected breach; and
  • the position of the whistleblower in relation to the subject of the report.

Please only provide such information that is necessary to expose the breaches.

It is also possible to report anonymously, but in that case the whistleblower must take into account that the whistleblower may not be protected from possible retaliation because the whistleblower's identity is unknown. However, whistleblower protection is possible if the whistleblower's identity is later revealed.

Intentionally reporting false information is punishable and may result in liability for damages. However, a report made in good faith will not result in a penalty if the report is later revealed to be unfounded.

External reporting channel

Instead of the internal EY reporting channel, the whistleblower has the possibility to report through the centralized external reporting channel of the Office of the Chancellor of Justice and to be protected as a whistleblower if:

  1. the whistleblower does not have the possibility to report internally;
  2. the whistleblower has reasonable grounds to believe that, following the internal report, no action has been taken within the time limit or that the breach cannot be effectively addressed, or
  3. The whistleblower has reasonable grounds to believe that they are at risk of retaliation as a result of the report.

Further information on the external centralized reporting channel of the Office of the Chancellor of Justice can be found on the website of the Office of the Chancellor of Justice.

Handling of the reports

Reports are processed by NAVEX, an independent (non-EY) entity, which collects the information contained in the report and forwards it to the EY for further processing. The personal data of the whistleblower and the subject of the report will only be processed by the designated persons who process the reports. Reports are handled by EY/Ethics team members from around the world. However, the whistleblower may choose to direct their report only to a specific EY company's Ethics team. In Finland, reports are handled by the General Counsel and Country HR Director. Disqualified persons do not participate in the processing of reports.

Acknowledgement of receipt shall be sent to the whistleblower within seven days of receipt of the report. The designated persons to process the report shall inform the whistleblower of the measures to be taken on the basis of the report within three months from the acknowledgement of receipt or, if the acknowledgement of receipt was not sent, from when the acknowledgement of receipt should have been sent.

The processing of personal data has been described in more detail in the privacy statement of EY/Ethics Hotline.
 

[PÅ SVENSKA]


WHISTLEBLOWING-ANVISNINGAR:

Rapporteringar som omfattas av lagen om skydd för visselblåsare

I enlighet med EY:s verksamhetsprinciper uppmuntras varje arbetstagare, kund, partner eller annan aktör att rapportera om alla oegentligheter eller misstankar om sådan verksamhet som är en överträdelse av EY:s verksamhetsprinciper eller om olaglig verksamhet.

I den mån rapporteringar gäller rapporter som omfattas av lagen om skydd för visselblåsare (Lag

om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, 1171/2022) tillämpas följande anvisningar. Den som i god tro rapporterar oegentligheter eller misstankar om oegentligheter skyddas från eventuella repressalier i enlighet med lagen om skydd för visselblåsare. En förutsättning för att få skydd är att rapporteringen avser en gärning eller försummelse som omfattas av lagens tillämpningsområde och som är straffbar, som kan leda till en administrativ påföljd av straffkaraktär eller som allvarligt kan äventyra uppnåendet av de mål av allmänt intresse som eftersträvas med lagstiftningen. Även andra rapporteringar är möjliga att göra via EY:s interna rapporteringskanal.

Rapporteringar som avses i lagen om skydd för visselblåsare kan göras om observerade allvarliga oegentligheter eller misstankar inom följande områden:

  • offentlig upphandling, med undantag för sådan som gäller försvar och säkerhet;
  • finansieringstjänster, -produkter och -marknader;
  • förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism;
  • produktsäkerhet och produktöverensstämmelse;
  • transportsäkerhet;
  • miljöskydd;
  • livsmedels- och fodersäkerhet samt djurs hälsa och välbefinnande;
  • folkhälsa enligt artikel 168 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt;
  • konsumentskydd; regleringen av Europeiska unionens medelsförvaltning eller utgifter eller unionens insamling av inkomster eller medel;
  • skydd av privatlivet och personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem;
  • konkurrensrätt och reglering av statligt stöd;
  • reglering och arrangemang gällande beskattning av företag som syftar till att ge en skattefördel som strider mot lagstiftningen om beskattning av företag;
  • strål- och kärnsäkerhet;

på så sätt som närmare anges i lagen om skydd för visselblåsare.

Förutsättningar för skydd för rapporterande personer

Den rapporterande personen kan få skydd när tre allmänna förutsättningar uppfylls:

  1. Den rapporterande personen har vid tidpunkten för rapporteringen grundad anledning att tro att informationen om överträdelse är korrekt;
  2. Informationen om överträdelse hör till tillämpningsområdet för lagen om skydd för visselblåsare; och
  3. Den rapporterande personen rapporterar om oegentligheter som hen upptäckt i samband med sitt arbete.

Skydd för rapporterande personer kan beviljas exempelvis en anställd, en styrelseledamot eller verkställande direktör, en aktieägare eller en praktikant, som rapporterar om oegentligheter som upptäcks i samband med sitt arbete. Rapporteringen kan även göras av exempelvis en arbetssökande eller tidigare arbetstagare som i samband med arbete, som senare har upphört, har upptäckt oegentligheter eller misstankar om oegentligheter. Skydd för rapporterande personer får också personer som bistår den rapporterande personen i rapporteringsförfarandet eller som är i kontakt med den rapporterande personen och som med anledning av sitt arbete eller sin position riskerar att bli utsatt för repressalier till följd av rapporteringen.

Rapporteringen

Via EY:s interna rapporteringskanal kan överträdelser som omfattas av lagen om skydd för visselblåsare rapporteras skriftligt eller muntligt. En muntlig rapportering kan göras per telefon eller på begäran av den rapporterande personen vid ett fysiskt möte som ordnas inom skälig tid.

För att fastställa om rapporteringen är korrekt bör rapporten innehålla åtminstone följande information:

  • information om vilken aktör och hurdan oegentlighet rapporten gäller;
  • en detaljerad beskrivning med nödvändig information av överträdelsen eller misstänkta överträdelsen; och
  • vad den rapporterande personens ställning är gentemot den som misstänks för överträdelse.

Rapportera endast den information som är nödvändig för att avslöja överträdelserna.

Det är också möjligt att rapportera anonymt, men i så fall bör den rapporterande personen ta i beaktande att hen inte nödvändigtvis kan skyddas från eventuella repressalier eftersom det inte finns några uppgifter om den rapporterande personens identitet. Det är dock möjligt att skydda den rapporterande personen om den rapporterande personens identitet senare avslöjas. Att avsiktligt göra en ogrundad anmälan är straffbart och kan leda till skadeståndsansvar. En rapport som görs i god tro leder dock inte till någon påföljd om rapporten senare visar sig vara obefogad.

Utomstående rapporteringskanal

Istället för EY:s interna rapporteringskanal har den rapporterande personen möjlighet att göra en rapportering via justitiekanslerns centraliserade externa rapporteringskanal och skyddas som rapporterande person om:

  1. den rapporterande personen inte har möjlighet att göra rapporten internt;
  2. den rapporterande personen har grundad anledning att tro att en intern rapport inte har lett till några åtgärder inom tidsfristen eller att det inte är möjligt att effektivt ingripa i överträdelsen på basis av rapporten eller
  3. den rapporterande personen har grundad anledning att tro att hen riskerar att utsättas för repressalier på grund av rapporten.

Mera information om justitiekanslersämbetets externa centraliserade rapporteringskanal finns på justitiekanslersämbetets webbplats.

Handläggning av rapporten

Rapporterna handläggs av den av EY oberoende utomstående aktören NAVEX, som samlar in rapporternas uppgifter och levererar dem till EY för vidare handläggning. Personuppgifter för den rapporterande personen och föremålet för rapporten behandlas endast av utsedda personer som handlägger rapporterna. Rapporterna handläggs av EY/Ethics- teammedlemmar från olika delar av världen. Den rapporterande personen kan dock styra sin rapportering till endast ett specifikt Ethics-team i ett visst EY-bolag om hen önskar. I Finland handläggs rapporterna av General Counsel och Country HR Director. Jäviga personer deltar inte i handläggningen av rapporterna.

En bekräftelse av mottagandet sänds till den rapporterande personen inom sju dagar från och med mottagandet av rapporten. Den som handlägger rapporten ska underrätta den rapporterande personen om vilka åtgärder som vidtas på basis av rapporten inom tre månader efter bekräftelsen av mottagandet eller när bekräftelsen av mottagandet borde ha levererats om det inte har levererats.

Behandlingen av personuppgifter beskrivs närmare i dataskyddsbeskrivningen för EY/Ethics Hotline.