e-Faktura
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne (tzw. e-Faktury).
Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach:
- Techniczne wdrożenie e-Faktur
Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. - Obszar procesowy
Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. - Obszar podatkowy
Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. - Obszar optymalizacyjny
Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych - np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego.
Zespół
Podstawowe fakty:
- 15. listopada 2021 Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą faktury w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-Faktury) i Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- E-faktury będą wystawiane w formacie xml (podobnie jak plik JPK). System będzie służył również do odbierania e-Faktur zakupowych.
- Zgodnie z brzmieniem ustawy, od 1 stycznia 2022 r. z systemu e-Faktur przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Wymaga to jednak akceptacji odbiorcy faktury.
Co zyskasz po wdrożeniu e-Faktur?
- Zwiększenie pewności obiegu dokumentów.
- Łatwiejsza komunikacja z organami skarbowymi w trakcie kontroli/ czynności sprawdzających.
- Większa wiarygodność z punktu widzenia należytej staranności.
- Poprawa cash flow poprzez pełniejszy monitoring terminów płatności i pewność dostarczenia faktury.
- Minimalizacja ryzyka KKS za błędy w fakturowaniu.
- Redukcja kosztów księgowych/ możliwość pełniejszego outsourcingu rozliczania VAT.
- Zmniejszenie obciążeń administracyjnych, np. uproszczenie archiwizacji, eliminacja konieczności wystawiania duplikatów.
Wyzwania związane z e-Fakturą:
- Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-Faktury
- Dostosowanie systemów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, również w obrocie zagranicznym
- Weryfikacja poprawności wystawianych faktur
- Dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury
- Konieczność weryfikacji i standaryzacji danych wskazywanych na fakturach dla całej grupy
- Weryfikacja poprawności alokacji i księgowań faktur otrzymanych za pośrednictwem KSeF
Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w czterech wymiarach:
- Techniczne wdrożenie e-Faktur
Konieczność integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja powinna obejmować walidację wystawionych faktur, ich korektę oraz możliwość odbierania faktur wystawionych przez kontrahentów. - Obszar procesowy
Dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych. Zakres wymaganych zmian może być istotny i obejmować nie tylko zespół księgowy, ale również inne działy, np. działy logistyki, czy produkcji. Ponadto może dotknąć podmioty przetwarzające/księgujące faktury na rzecz spółki. - Obszar podatkowy
Poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych spółki. Faktura bez wszystkich obowiązkowych elementów nie zostanie w ogóle wystawiona . Jeżeli obecnie stosowane są pewne uproszczenia w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, zostaną one automatycznie zidentyfikowane przez organy podatkowe. - Obszar optymalizacyjny
Wsparcie w uzyskaniu korzyści biznesowych np. poprzez ograniczenie kosztów departamentu księgowego i archiwizacji, przyśpieszenie procesów księgowych i podatkowych, zwiększenie szybkości raportowania danych sprzedażowych.
Wybierz najlepszą technologię dla swojej firmy
Rozwiązania SAP
Zapewniamy kompleksowe wsparcie procesu generowania, wysyłki oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości procesu fakturowania.
Microsoft Azure
Narzędzie zewnętrzne oparte o chmurę Azure, komunikujące się z Twoim systemem finansowym i systemem MF – udostępnimy Spółce narzędzie IT, które m.in. wygeneruje ustrukturyzowane e-Faktury zgodnie z wymogami, umożliwi automatyczną, masową wysyłkę do MF oraz odbiór faktur zakupowych.
Systemy własne
Zapewniamy wsparcie w modyfikacji autorskich systemów księgowego/bilingowych, pomożemy Twojemu zespołowi IT w odpowiednim jego skonfigurowaniu.
Sprawdź gotowość Twojej firmy do wdrożenia e-Faktur.
Dowiedz się, jakie jeszcze kroki masz do wykonania
