E-Faktury – cel wprowadzenia i korzyści
Komentarz Krzysztofa Rogowskiego, Kierownika Projektu Krajowy System e-Faktur z Ministerstwa Finansów:
Wdrożeniu e-Faktur przyświecały następujące cele: uszczelnienie systemu podatkowego; poprawa efektywności procesów rozliczeń podatkowych (odbiurokratyzowanie pewnych obowiązków – w dłuższym okresie pozwoli to odciążyć podatników od niektórych zadań); usprawnienie kontaktu pomiędzy podatnikiem a administracją, w tym ułatwienie komunikacji z organami w czasie kontroli czynności sprawdzających (ograniczenie kontaktu prawie do minimum); cyfryzacja administracji publicznej i polskich przedsiębiorstw.
E-Faktury – wyzwania, czyli z czym w praktyce mierzą się firmy
Czy podatnicy są gotowi na wdrożenie KSeF-u? Według danych Ministerstwa Finansów (MF) stan prac wdrożeniowych wśród przedsiębiorców nie może być określony jako zaawansowany. Wedle danych z września 2023 r. obecnie zaledwie kilka tysięcy przedsiębiorców wystawia faktury w systemie KSeF. Może być to spowodowane tym, że bardzo duża liczba przedsiębiorców czekała z wdrożeniem na opublikowanie drugiej wersji struktury e-Faktury, która obowiązuje od dnia 1 września 2023 r. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się wcześniej dostosować swoje procesy do automatyzacji, by mieć czas na testowanie i dostosowanie zawczasu, jeszcze zanim, do dnia 1 lipca 2024 r., powszechne fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe. Planując wdrożenie systemu, z pewnością warto przewidzieć odpowiednio dużo czasu na jego przetestowanie, gdyż jest to zupełnie inna implementacja, niż była w przypadku JPK, pod względem zarówno procesowym, jak i merytorycznym. Z pewnością wdrożenie systemu w dużych organizacjach ze względu na skalę ich działania będzie wymagało więcej czasu, tak więc pozostały okres 9 miesięcy do momentu wejścia w życie obowiązku e-Fakturowania to dla tego typu podmiotów najwyższy czas, by rozpocząć przygotowania. Warto mieć świadomość, że nie wszystkie podmioty skorzystają z darmowych narzędzi oferowanych przez MF (z zasady są one przeznaczone głównie dla mikrofirm, które miesięcznie wystawiają po kilka – kilkanaście faktur). Firmy prowadzące mocniej rozbudowaną działalność będą potrzebowały bardziej zaawansowanych rozwiązań z odpowiednimi funkcjonalnościami, które mogą dodatkowo usprawnić proces fakturowania i zmniejszyć ryzyko błędów.
Na co wobec tego należy zwrócić uwagę wdrażając KSeF w organizacji? Wśród wyzwań warto podkreślić:
- brak świadomości personelu o wadze i złożoności zmian związanych z wprowadzeniem KSeF-u;
- właściwie przeprowadzona faza analityczna (przed- i okołowdrożeniowa);
- konieczność weryfikacji, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-Faktury;
- zgodność z przepisami a zachowanie wydajności procesów;
- testowanie poprawności księgowań otrzymanych faktur za pośrednictwem KSeF-u;
- dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury;
- sytuacja polskiej spółki versus sytuacja grupy kapitałowej (siedziba spółki w innym kraju);
- odpowiednie przygotowanie do tzw. real time reportingu;
- testowanie poprawności wystawianych faktur;
- trudności w porównaniu rozwiązań do obsługi e-Faktur;
- dostosowanie systemów do dwutorowego wystawiania i odbierania faktur (np. zagraniczne faktury zakupowe).
Trzeba wprost powiedzieć, że wdrożenie KSeF-u to dosyć ambitny projekt, mający dużo korzyści, ale też wiele kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę, by cały proces przebiegł sprawnie i zakończył się pełnym sukcesem – czyli wprowadzeniem sprawnie funkcjonującej, prawidłowej i efektywnej obsługi e-faktur. Jest to także projekt wymagający indywidualnego podejścia.
Okiem eksperta EY
Warto podkreślić - na co wskazywał też p. Krzysztof Rogowski (Ministerstwo Finansów) -, że wdrożenie KSeF-u nie jest tylko projektem IT – wybór narzędzia do obsługi e-Faktur jest oczywiście bardzo ważny, jednak kluczowy etap stanowi analiza przedwdrożeniowa, w tym mapowanie danych, czyli ustalenie, jaki ich zakres będzie niezbędny w strukturze logicznej e-Faktury, tak by cały proces był z jednej strony poprawny i zgodny z przepisami, a z drugiej – efektywny.
Wdrożenie KSeF-u – korzyści oraz perspektywa Ministerstwa Finansów
Na korzyści związane z implementacją e-Faktur można spojrzeć zarówno z perspektywy administracji publicznej, jak i podatników.
Okiem eksperta EY
Wdrożenie e-Faktur z perspektywy biznesowej również ma zalety, m.in.: ograniczenie ryzyka błędów (lepsza weryfikacja danych podatkowych), łatwiejsze rozliczanie korekt in minus, ograniczenie kosztów (rezygnacja z papieru i wysyłki faktur papierowych, wymiar osobowy – uwolnienie zasobów ludzkich, które zyskają czas na nowe zadania i rozwój w innych obszarach), łatwiejsze zarządzanie procesem fakturowania i jego przyspieszenie (np. szybszy zwrot VAT), szybsze płatności (brak obowiązku generowania JPK_FA), potencjał do usprawnienia wewnętrznych procesów w organizacji. Co więcej, pamiętając o niefiskalnej funkcji faktury, należy się spodziewać pozytywnych zmian w obszarze relacji z kontrahentami i klientami ze względu na takie aspekty jak: pewność faktury, techniki i tempo dostarczania, procedury akceptacji wewnętrznych czy też procesy kontroli kredytowej i windykacji.
Wdrożenie e-Faktur to wyzwania po stronie nie tylko przedsiębiorców, lecz także MF, które bierze na siebie ciężar zachowania sprawnego obrotu gospodarczego i zapewnienia stabilnego rozwiązania. Dlatego tak duża dbałość o odpowiednie przygotowanie rozwiązania dla przedsiębiorców i branie pod uwagę ich głosu w tej sprawie. Proces konsultacji podatkowych odnośnie do KSeF-u obejmował m.in. organizacje przedsiębiorców, księgowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów, dostawców oprogramowania i różne grupy branżowe. Stąd m.in. wydłużenie vacatio legis do dnia 1 lipca 2024 r., a dla małych podatników – do stycznia 2025 r.; wprowadzenie trybu offline’owego fakturowania w przypadku pojawienia się u podatnika awarii. W trakcie fakultatywnego funkcjonowania systemu KSeF zmodyfikowano też model uprawnień, dostosowując go do jednostek samorządu terytorialnego, do grup VAT. Od września 2023 r. wprowadzono również możliwość obsługi identyfikatora wewnętrznego dla podatników, którzy działają de facto pod jednym NIP-e, ale wewnętrznie mają wyodrębnione jednostki organizacyjne.
Komentarz Krzysztofa Rogowskiego, Kierownika Projektu Krajowy System e-Faktur z Ministerstwa Finansów:
Kształt samej struktury logicznej e-Faktury FA(2) (prawie 400 pozycji) odpowiada potrzebie zaadresowania elementów objętych ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598). Fakt, że struktura jest tak rozbudowana nie oznacza konieczności wypełniania w niej wszystkich pól. Struktura wymaga, tylko i wyłącznie elementów, wskazanych przepisami ustawy o VAT oraz dyrektywą 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022). Obszerne jej rozbudowanie jest odpowiedzią na potrzeby rynku i dostosowania jej do występujących specyficznych transakcji. Obecnie również Ministerstwo Finansów nie zdecydowało się wprowadzić obowiązku korzystania z KSeF-u przez osoby fizyczne.
Okiem eksperta EY
W tym kontekście, pierwszoplanową czynnością jest więc szczegółowe przeanalizowanie jakie informacje będą nam potrzebne na „nowej” fakturze – w uwzględnieniem specyfiki transakcji, wymogów technicznych schemy oraz obowiązujących przepisów podatkowych, ale także z biznesowego punktu widzenia – tak, aby spełniała ona wszystkie swoje cele ale jednocześnie nie przyczyniła się do znaczącego wydłużenia procesu księgowania/wystawiania faktur.
E-Faktury w KSeF-ie – jak dobrze przeprowadzić wdrożenie
Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w kilku wymiarach, w tym: technicznym (IT), procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Trzeba dobrze zarządzić procesem zmiany, m.in. w obszarze komunikacji.
Punktem wyjścia do działań powinno być stworzenie interdyscyplinarnego zespołu, który będzie się zajmował wdrożeniem e-Faktur. W przypadku zaś spółek zagranicznych warto się upewnić, czy ich status pod kątem miejsca prowadzenia działalności jest ustalony, a najlepiej potwierdzony interpretacją indywidualną.
Okiem eksperta EY
Patrząc przez pryzmat wyzwań związanych z wdrożeniem, czas pozostały do momentu wejścia w życie w dniu 1 lipca 2024 r. obowiązku e-fakturowania wcale nie jest długi. Dla dużych i średnich podmiotów które operują na tysiącach, a nawet milionach faktur miesięcznie, to ostatni dzwonek, by rozpocząć proces wdrożenia KSeF-u.
Jakie dalsze plany w obszarze KSeF-u ma MF?
Do obowiązującej od 1 września 2023 r. struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej (FA2) MF opublikowało obszerne wyjaśnienia w formie broszury, które mogą pomóc w obligatoryjnym wdrożeniu obsługi e-Faktur.
Ministerstwo podkreśla jednak, że niezależnie od dodatkowych materiałów, które będą jeszcze przez nie publikowane, by wesprzeć podatników w przygotowaniach czy planowanych drobnych zmianach (bardziej o charakterze doprecyzowującym i uzupełniającym) w KSeF-ie, które mogą zostać wprowadzone przed 1 lipca 2024 r. nie warto czekać z rozpoczęciem przygotowań, bo czasu zostało już stosunkowo niewiele.
Komentarz Krzysztofa Rogowskiego, Kierownika Projektu Krajowy System e-Faktur z Ministerstwa Finansów:
W najbliższym kwartale planowane są konsultacje branżowe, kolejnych jeszcze bardziej praktycznych broszur z dobrymi praktykami nt. wykorzystywania i działania systemu, które następnie zostaną opublikowane. Ministerstwo rozważa też rozszerzenie katalogu przykładowych plików objaśniających jak wypełnić fakturę w konkretnych sytuacjach biznesowych czy też specyficznych transakcjach.
Podsumowanie
Do obowiązkowego korzystania z e-Faktur i KSeF-u zostało już niecałe 9 miesięcy. Biorąc pod uwagę fakt, jak duże wyzwanie stanowi dla większości firm wdrożenie e-Faktur, konieczne jest niezwłoczne podjęcie przez podatników stosownych kroków, umożliwiających kompleksowe zaimplementowanie w ich organizacjach rozwiązań pozwalających na pełne dostosowanie się do nieuchronnie zbliżających się wymogów związanych z obligatoryjnym funkcjonowaniem systemu e-Faktur. Należy też mieć na uwadze, że im większy podmiot, tym więcej czasu będzie wymagał proces wdrożenia.
