Is uw pensioenfonds al Wtp-proof?
Speciaal voor pensioenfondsbestuurders hebben wij onderstaande (niet limitatieve) checklist van 20 punten opgesteld. Aan de hand daarvan kunt u beoordelen in hoeverre uw fonds in control is ten aanzien van het vermelde aandachtspunt. Het gaat daarbij overigens niet bepaald om futiliteiten of details. We durven de stelling wel aan dat uw pensioenfonds mogelijk aanzienlijke risico’s loopt als u op meerdere van de hieronder gestelde vragen geen overtuigend antwoord kunt geven. Bepaal aan de hand van de vragen nu zelf of uw pensioenfonds in voldoende mate Wtp-proof is. Ook als u (een deel van) de activiteiten heeft uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie zou u zelf een antwoord moeten kunnen geven. Het pensioenfondsbestuur is en blijft immers verantwoordelijk.
1) Hanteert u een planning die realistisch en haalbaar is? Het afwijken van een voorgenomen tijdpad kan verregaande consequenties hebben. Pensioenuitvoerders zullen namelijk met een gefaseerde transitieplanning werken omdat niet alle pensioenfondsen in één keer over kunnen op het nieuwe stelsel. Verschuiving in uw planning betekent niet automatisch dat dit ook bij de pensioenuitvoerder of andere ondersteunende partijen mogelijk is.
2) Heeft u een regievoerder of transitiemanager aangesteld? Dit is van belang om de onderlinge afhankelijkheden en afwijkende belangen van verschillende stakeholders duidelijk in beeld te hebben. Bovendien zorgt het voor countervailing power richting uitvoeringsorganisaties.
3) Heeft uw organisatie voldoende technologische know-how in huis? Zo niet, wie gaat dan de benodigde IT-oplossingen ontwerpen, implementeren en onderhouden? Technologie speelt in deze transformatie een doorslaggevende rol. Kennis op dit gebied is van belang om te doorzien welke risico’s nieuwe IT-oplossingen met zich meebrengen en wat er voor nodig is om die risico’s afdoende te mitigeren.
4) Is uw IT-landschap voldoende voorbereid op het nieuwe pensioenstelsel? Veel geautomatiseerde systemen zijn op dit moment nog niet geschikt om de nieuwe regelingen uit te voeren. Dit vergt dus aanpassing of vervanging van systemen.
5) Is de datakwaliteit van uw organisatie op orde? Die vraag is relevant omdat we met de bril van nu kijken naar pensioenadministraties die al veertig tot zestig jaar oud zijn. Daarom kost het zoveel tijd en moeite om data uit die systemen te ontsluiten in een bruikbare vorm. Uit onderzoek uit 2021 is bekend dat tussen de 25 en 33 procent van de pensioenaanspraken een kleine tot grote afwijking heeft. ISAE 3402-verklaringen over de gehanteerde beheersmaatregelen wekken ten onrechte de suggestie dat het allemaal wel meevalt. De scope van deze verklaringen is veelal niet toereikend om vast te stellen dat de datakwaliteit echt op orde is conform het raamwerk dat daarvoor is gepubliceerd door de Pensioenfederatie.
6) Is er minimaal één executive in het bestuur verantwoordelijk voor datakwaliteit?
7) Zijn de informatiebeveiliging en dataprivacy adequaat geborgd? Als dat niet het geval is, is het bestuur van het pensioenfonds aansprakelijk, ook voor wat er in de hele keten van uitbesteding gebeurt. Een topprioriteit derhalve, die vraagt om de inzet van security officers en data privacy officers.
8) Bent u al op streek met het inrichten van processen voor deelnemersactivatie? Dat betekent dat het passief aanbieden van informatie aan deelnemers verandert in het actief begeleiden van deelnemers. Bijvoorbeeld bij life events zoals een huwelijk, een scheiding of de aankoop van een huis. En bent u klaar om met ingang van 1 juli 2023 keuzebegeleiding in de nieuwe vorm aan de eerste deelnemers in te zetten?
9) Is ‘deelnemer centraal’ al het leidend beginsel van uw pensioenfonds? Deelnemersengagement als strategisch thema vereist een doorvertaling naar alle onderdelen van de organisatie. Van pensioenadministratie tot vermogensbeheer, IT, communicatie en pensioendesk.
10) Neemt u de regie in het bijeen brengen van de deelnemersadministratie en het vermogensbeheer? Zo niet, dan lijkt een werkbare samenwerking een utopie. De deelnemersadministratie en de vermogensbeheeradministratie worden immers communicerende vaten. Deze koppeling moet ook zorgen voor de juiste informatie om deelnemers te begeleiden in het maken van pensioenkeuzes. Dat is niet alleen relevant bij het vertalen van de premies naar de verschillende beleggingsopties, maar ook voor de vaststelling van hoe de gemaakte rendementen over de deelnemers moeten worden herverdeeld.
11) Zorgt u voor een zorgvuldig proces van besluitvorming, inclusief adequate vastlegging en onderbouwing? Zo bent u transparant over gemaakte afwegingen en kunt u onderbouwen dat sprake is van een evenwichtige belangenafweging.
12) Bent u in staat om aan De Nederlandsche Bank gemotiveerd uit te leggen waarom een besluit tot invaren evenwichtig is? Evenwichtig ziet zowel op het proces van besluitvorming als op de uitkomst van de besluitvorming en de motivering daarvan. Indien proces en motivering sluitend zijn, wordt het al aanzienlijk ingewikkelder om –via de inhoud– iets af te dingen op de evenwichtigheid.
13) Kunt u (de schijn van) belangenverstrengeling in voldoende mate uitsluiten? Bijvoorbeeld als een bepaalde pensioenbestuurder over een besluit moet oordelen waar hij of zij als onderhandelaar zelf medeverantwoordelijk voor is. Breng dergelijke risico’s in kaart en tref passende maatregelen. Het is goed om hier ook rekening mee te houden bij aflopende bestuurstermijnen of termijnen als lid van een verantwoordings- of belanghebbendenorgaan.
14) Heeft uw pensioenfonds een goede klachten- en geschillenprocedure ingericht? Weet u zeker dat de deelnemers hier goed van op de hoogte zijn? Zo kunnen deelnemers via die route eventuele bezwaren uiten en niet meteen een procedure bij de rechter starten. Dergelijke procedures zijn openbaar en leiden al snel tot reputatierisico’s.
15) Is de samenstelling van het bestuur van uw pensioenfonds voldoende divers? Daarbij gaat het om meer dan alleen gender of leeftijd. Het hanteren van meerdere perspectieven kan helpen om risicoblindheid te voorkomen en leidt in principe tot betere besluitvorming. Heeft u al expertise op het gebied van technologie en data in het bestuur? Of op het gebied van communicatie/deelnemersengagement?
16) Heeft u oog voor de nieuwe competenties die de invoering van de Wtp van pensioenbestuurders vraagt? Van oudsher ligt de nadruk op financiële en actuariële kennis en kunde, maar de pensioentransitie vereist een veel bredere kennis. Bijvoorbeeld op het gebied van data, IT, communicatie en verandermanagement.
17) Heeft u adequate antwoorden op de volgende vragen? Hoe houden we onze organisatie integer, hoe vermijden we reputatierisico’s en hoe voorkomen we dat we claims om de oren krijgen? Maar ook: hoe voldoen we aan het verwachtingspatroon van de maatschappij? Het zijn vragen op het snijvlak van governance en compliance.
18) Heeft u alle mogelijke risico’s die voortvloeien uit de pensioentransitie in kaart gebracht? Daarbij gaat het om nieuwe risico’s, risico’s die verdwijnen en risico’s die een andere gedaante aannemen. Zorg voor het nalopen en aanpassen van de systematische integriteitsrisico assessment (SIRA) en een update van het beleid waarin de beheersmaatregelen zijn vastgelegd.
19) Neemt uw pensioenfonds de zorgplicht serieus? Door de voorkeuren van deelnemers goed uit te vragen, kunt u ervoor zorgen dat de beleggingsmix van individuele deelnemers goed past bij hun risicopreferentie.
20) Bent u goed voorbereid op eventuele juridische procedures? Ook al is de beslissing om al dan niet in te varen met een grote hoeveelheid checks & balances omgeven, sluit dat juridische procedures niet uit. Pensioenfondsen doen er verstandig aan zich voor te bereiden op schikkingsvoorstellen en dagvaardingen. Daar hoort ook bij dat bestuurdersaansprakelijkheid op de gewenste wijze is afgedekt.
Wat is uw score?
Hopelijk heeft u op alle gestelde vragen een afdoende antwoord paraat. In dat geval bent u waarschijnlijk een positieve uitzondering. Maar zelfs dan is een succesvolle pensioentransitie niet verzekerd. U zult aan bovenstaande vragen hebben gemerkt dat de komende transformatie niet alleen veelomvattend is, maar ook een multidisciplinaire inzet vereist. In dat geval ligt het voor de hand om het transitievraagstuk in aparte projecten op te delen. Het gevaar daarbij is dat projectmedewerkers op eigen houtje een puzzel gaan leggen die later niet in het grotere geheel blijkt te passen. Daarom is het belangrijk om een regievoerder of transitiemanager te benoemen. Die kan dwarsverbanden in de gaten houden en onderlinge afhankelijkheden van alle betrokken partijen op elkaar afstemmen. Daarmee brengt u een succesvol transitieprogramma in ieder geval een stukje dichterbij.
Wilt u meer weten? Op www.ey.com/nl_nl/pensioenen vindt u meer informatie.
