The better the question
Hoe zetten we een duurzaamheidsstrategie om naar een duurzame strategie?
Van kleinschalige initiatieven tot een breed in de organisatie gedragen visie op duurzaamheid.
Op grond van het Nederlandse klimaatakkoord zijn publieke instellingen verplicht hun CO2-uitstoot te reduceren, dus ook de politie. In 2018 zijn in het politiekorps de eerste duurzaamheidsinitiatieven opgezet, voornamelijk gericht op CO2-vermindering rond huisvesting en kleinschalige projecten met elektrische voertuigen. Toen een jaar later de behoefte ontstond aan de ontwikkeling van duurzaamheids-KPI’s klopte de organisatie voor ondersteuning onder andere bij EY aan. Daar was het duurzaamheidsadviseur Tom Emmelkamp die het eerste verkennende gesprek aanging. Een kolfje naar zijn hand, want Emmelkamp is iemand die altijd op zoek is naar de vraag achter de vraag. Zelf zegt hij: “Wij zijn niet wat je noemt hit-and-run adviseurs. Mijn collega’s en ik hebben een intrinsieke motivatie om organisaties te ondersteunen bij hun ambities op lange termijn. Ik concentreer me op de vraag: hoe kan een organisatie publieke langetermijnwaarde creëren voor alle stakeholders?”
Aanpassing initiële hulpvraag
Wat daarvoor nodig is, stelt Emmelkamp, is een brede verankering van duurzaamheid (sociaal, milieu, economisch) in de organisatiestrategie. “Met enkel de focus op één van die pijlers of duurzaamheid definiëren als ‘de reductie van CO2-uitstoot’ red je het op lange termijn niet, helemaal niet als organisatie met een maatschappelijke taak. Ik zeg altijd: organisaties moeten van een duurzaamheidsstrategie naar een duurzame strategie.”
Dit leidde tot een aanpassing van de initiële hulpvraag. Waar de politie aanvankelijk op zoek was naar de ontwikkeling van duurzaamheids-KPI’s, leidde de verkennende gesprekken tot een aanzienlijke verbreding van de uitvraag. De volgende vragen werden geformuleerd:
- Wat is de definitie van duurzaamheid en welke daaronder vallende thema’s zijn relevant voor de politie?
- Wat zijn mogelijke duurzaamheidsambities voor de politie? Waar wil de politie naar toe en waar wil de politie een positieve impact (of minder negatieve impact) op hebben?
Het ontwikkelen van een binnen de politie breed gedragen visie op duurzaamheid werd bij meerdere partijen uitgevraagd. Dat resulteerde er uiteindelijk in dat de opdracht naar EY ging.
Duurzaamheid wordt nu gepercipieerd in een bredere context, namelijk: het genereren van waarde op lange termijn, waarin sociale impact, ecologische impact en economische impact alle drie meetellen.
Politie moet kleur bekennen
Het leeuwendeel van de werkzaamheden in het kader van het duurzaamheidsproject lag op het bordje van Emmelkamp en Ingelou Sybrandij, coördinator duurzaamheid bij de politie. Deze rol vervult ze nu ruim anderhalf jaar. Daarvoor hield ze zich bij de politie ook al met duurzaamheid bezig, maar dan specifiek gericht op huisvesting. Met het oprekken van de onderzoeksvraag is de invulling van haar functie ook breder geworden. “Daardoor heb ik ook kennis gemaakt met duurzaamheidsinitiatieven in het sociale domein”, zegt Sybrandij. “Dat is voor mij een nieuw en interessant werkterrein met onderwerpen op het gebied van diversiteit, inclusiviteit en duurzame inzetbaarheid.”
Toen Sybrandij haar coördinerende rol oppakte, was er een goed klimaat om met duurzaamheid bezig te zijn. Niet alleen was sprake van de komst van nationale en internationale regelgeving, ook binnen het politieapparaat zelf waren de geesten er ogenschijnlijk rijp voor. Dat kwam onder andere tot uiting aan een door het politiepersoneel opgestelde petitie (‘De politie moet kleur bekennen’) waarin de korpsleiding werd opgeroepen de bedrijfsvoering te vergroenen.
The better the answer
Van losse KPI’s naar een integrale duurzaamheidsvisie en langetermijnwaarde
Na het akkoord van de korpsleiding (‘een mijlpaal’) ging de organisatie actief aan de slag. Door de gehanteerde brede scope veranderde de perceptie van duurzaamheid.
Op het gebied van duurzaamheid liep de politie zeker niet achter bij andere overheidsorganisaties, stelt Emmelkamp. “Het is wel zo dat alle publieke instellingen bezig zijn met een inhaalrace ten opzichte van de frontrunners in het bedrijfsleven. De voorsprong van het bedrijfsleven is heel verklaarbaar. De politie heeft natuurlijk niet in dezelfde mate te maken met druk van externe stakeholders om te werken aan verduurzaming”, aldus Emmelkamp. “Maar als publieke organisatie hebben we wel een voorbeeldfunctie”, zegt Sybrandij. “Bovendien is het onze opdracht om verstandig om te gaan met gemeenschapsgeld.”
Het formuleren van een visie op duurzaamheid bij de politie begon met een inventarisatie van bestaande initiatieven en het onder de loupe nemen van de strategie van de organisatie. Daarnaast zijn er meer dan vijftien interviews afgenomen met sleutelfunctionarissen in de organisatie. Bovendien is een interactieve brainstormsessie bij EY georganiseerd met een dertigkoppige delegatie van de politie.
Op vizier van de korpsleiding
In zijn adviesrol maakte Emmelkamp kennis met de hiërarchische structuur van het politieapparaat. “Dat betekent dat je laagje voor laagje in de hiërarchie het bewustzijn voor het belang van duurzaamheid moet creëren. Uiteindelijk is het ons gezamenlijk gelukt om het brede thema duurzaamheid op de agenda van de korpsleiding te krijgen. Toen de korpsleiding de strategische visie bekrachtigde, was dat echt een mijlpaal”, stelt Emmelkamp. Knap werk, vindt ook Sybrandij. “In onze organisatie wordt altijd gezegd: bij de politie werkt het anders. Dat zorgt voor soms weerstand. Een duurzaamheidsadviseur moet hier bijvoorbeeld niet komen vertellen dat het aanbeveling verdient om huisvestinglocaties in de buurt van OV-knooppunten te vestigen. Voor de meeste organisaties zal dat inderdaad het geval zijn, maar voor de politie geldt de keuze voor vestigingslocaties ook wordt gebaseerd op aanrijtijden.”
Ondanks dergelijke typische politiekenmerken is het gelukt om een integrale duurzaamheidsvisie voor de politie te formuleren. Deze visie is vertaald naar een conceptueel model waarin duurzaamheidsambities zijn gedefinieerd. Die ambities worden concreet gemaakt in routekaarten voor verschillende aandachtsgebieden.
Langetermijnwaarde op kaart gezet
Inmiddels zijn de routekaarten voor huisvesting en vervoer gereed. Voor de vastgoedportefeuille zet de politie in op een CO2-reductie van 49% in 2030 ten opzichte van het referentiejaar 1990, met een ambitie van 95% CO2-reductie in 2050. Op het gebied van mobiliteit streeft de politie naar een halvering van de milieubelasting van de kilometers in 2030 (zowel dienstvervoer als woon-werkverkeer).
“Aan de routekaarten voor ICT en facilitaire services en het inkoopbeleid wordt hard gewerkt”, stelt Sybrandij. “Als die gereed zijn volgen plannen voor het sociale domein. Daarvoor worden momenteel inventariserende werkzaamheden verricht, want op dit vlak gebeurt al heel veel.”
De toegevoegde waarde van de geleverde inspanningen uit zich er volgens Emmelkamp in dat de perceptie van duurzaamheid is veranderd en het begrip langetermijnwaarde op de kaart is gezet. “Duurzaamheid wordt nu gepercipieerd in een bredere context, namelijk: het genereren van waarde op lange termijn, waarin sociale impact, ecologische impact en economische impact alle drie meetellen.”
Volgens Sybrandij is de langetermijnwaarde een goede aanvulling op de lopende initiatieven. “Politiemensen zijn van nature erg actiegericht, ze willen handelend optreden. Vanwege de omvang van de organisatie is het van belang om de verduurzaming zo doelmatig mogelijk te realiseren.”
The better the world works
Winstgevend op personeels-, financieel en organisatorisch vlak
Om als grote werkgever aantrekkelijk te blijven, kan de politie niet om duurzaamheid heen. Daar gaan ook de agenten op straat in de toekomst iets van merken.
Dat de perceptie van duurzaamheid is veranderd, is iets wat Sybrandij volledig onderschrijft. “Het idee leeft altijd dat duurzaamheid veel geld kost”, zegt ze. “Dat duurzaamheidsinspanningen kostbaar zijn, is echt een vooroordeel”, stelt Emmelkamp. “Op de korte termijn kost het geld, maar op de lange termijn is het vaak winstgevend.” Sybrandij vervolgt: “Van investeringen aan de voorkant, bijvoorbeeld bij het aanleggen van laadinfrastructuur, zijn de kosten inderdaad heel zichtbaar. Bovendien weten veel mensen niet dat je met verduurzaming ook geld kunt verdienen. Bijvoorbeeld door te besparen op onze inkoop ter waarde van meer dan twee miljard euro per jaar.”
Ook het sociale domein krijgt aandacht. Dat is ook zeer wenselijk, omdat als gevolg van de vergrijzing de politie de komende jaren afscheid neemt van duizenden medewerkers. Om die te kunnen vervangen, moet de organisatie actief inspelen op de behoefte van de jongere generaties op de arbeidsmarkt. Met ongeveer 69.000 medewerkers is de politie overigens een van de grootste werkgevers van Nederland.
Politiemensen zijn van nature erg actiegericht, ze willen handelend optreden. Vanwege de omvang van de organisatie is het van belang om de verduurzaming zo doelmatig mogelijk te realiseren.
Vreemde ogen dwingen
Tijdens het project hebben Sybrandij en Emmelkamp gezamenlijk de duurzaamheidskar getrokken. “Een positieve ervaring”, noemt Sybrandij het. “Het heeft ons geholpen om stappen te zetten. Ook omdat met de betrokkenheid van EY het gezegde ‘vreemde ogen dwingen’ zeker van toepassing was. Bovendien profiteren we op die manier van de ervaring die EY bij andere organisaties heeft opgedaan.” Met de groeiende aandacht voor duurzaamheid bij de politie nam ook het team van Sybrandij in omvang toe. Inmiddels geeft ze leiding aan acht medewerkers en schakelt ze met nog eens ongeveer twintig collega’s elders in de organisatie die zich als neventaak met duurzaamheid bezighouden.
Doordat zoveel mensen er druk mee zijn, is er in de organisatie nog nauwelijks weerstand tegen duurzaamheidsinitiatieven, constateert Sybrandij. “Dat komt vooral door het feit dat onze visie op duurzaamheid direct is gekoppeld aan de strategie van het politiekorps. Uitgangspunt is: hoe kan duurzaamheid ons als organisatie verder brengen?”
Duurzaamheid in dagelijkse werkzaamheden
Dat gaan de agenten over een tijdje ook in hun dagelijks werk ervaren. Sybrandij: “We willen nu gaan starten met het aanpakken van de operationele werkprocessen, bijvoorbeeld opsporingsactiviteiten. Door vanuit de duurzaamheidsgedachte naar de werkprocessen te kijken, kunnen er wel eens andere ideeën ontstaan of kan duurzaamheid de extra trigger zijn om bestaande ideeën door te voeren.”
Intern wordt er nu vooral over duurzaamheid gecommuniceerd bij de organisatieonderdelen waar de veranderingen plaatsvinden. Mogelijk volgt er ook nog een interne communicatiecampagne. Extern wordt er nog slecht mondjesmaat over gecommuniceerd. “Hoewel er in de organisatie budget voor duurzaamheid is, maakt het als zodanig geen deel uit van de verantwoordingscyclus”, aldus Sybrandij. “De duurzaamheidsinitiatieven zullen dus niet volledig in het eerstvolgende jaarverslag van de politie worden opgenomen.”
Hoewel de politie dus nog niet heel veel ruchtbaarheid heeft gegeven aan de duurzaamheidsactiviteiten, is het werk van Sybrandij toch niet onopgemerkt gebleven. Ze werd genomineerd voor de ‘Duurzame jonge 100’ van 2020, een lijst met de 100 meest inspirerende jonge koplopers op het gebied van duurzaamheid.
Ingelou Sybrandij, coördinator duurzaamheid Politie
