Work from anywhere: más allá de una modalidad de trabajo flexible

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¿Has considerado las implicaciones que pueden derivarse en una relación laboral cuando se elige la modalidad de trabajo virtual? Conoce los aspectos clave de cumplimiento desde la perspectiva tributaria, laboral y migratoria para el trabajo remoto o work from anywhere.

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Qué puede hacer EY

Si bien la movilidad ha sido una herramienta para atraer y retener al talento humano, la transformación acelerada como consecuencia de la pandemia de COVID-19, ha generado retos a nivel global —especialmente asociados con nuevas formas de trabajo— y con el aumento del desplazamiento de colaboradores alrededor del mundo. 

Esta abrupta transformación de la vida laboral, requiere una interpretación práctica de las normas laborales, tributarias y migratorias, que deben ser revisadas para implementar de forma adecuada el trabajo remoto o work from anywhere. 

En EY podemos apoyarlos para que la nueva realidad se ajuste a las exigencias normativas tanto en Colombia como en el exterior. Nuestro equipo multidisciplinario, integrado por profesionales en materia migratoria, laboral y tributaria puede ayudarlos para hacer frente a los desafíos derivados de las modalidades de trabajo virtual.

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Tres enfoques clave para implementar adecuadamente el Work from anywhere

  • Aspectos tributarios

    En la era digital y a raíz de la pandemia, los principales riesgos tributarios derivados del Work from anywhere que EY identifica son:

    • Corporativo: Con la llegada de la pandemia, varias tendencias que venían ocurriendo a un ritmo lento y moderado se aceleraron hasta tal punto que se convirtieron en la fuente principal para el desarrollo de la digitalización de los negocios. Ello permitió que varias empresas —y con ellas sus colaboradores— desarrollaran sus labores desde cualquier parte del mundo (Work from anywhere); sin embargo, es necesario conocer los riesgos que devienen de esta práctica frente al régimen corporativo del sistema tributario colombiano.

      Uno de los riesgos principales es el del establecimiento permanente que permite determinar la jurisdicción de un país que puede percibir sus ingresos fiscales de una empresa extranjera. Representa un riesgo para las organizaciones en la medida en que el ejecutivo o la persona natural realizará actividades que vinculen u obliguen a la empresa que lo está contratando, desde un país distinto al de la residencia fiscal establecida.

      En segundo lugar, tratándose de nacionales colombianos que ejerzan sus funciones laborales en una jurisdicción diferente podría generar implicaciones cambiarias por pagos y transferencias hechas desde Colombia al exterior entre residentes.

      En tercer lugar, en lo que refiere a la retención en la fuente, deberá considerarse en el caso de residentes fiscales extranjeros el régimen de pagos al exterior colombiano, así como las limitaciones a la deducibilidad de pagos al exterior por estos conceptos.

      De esta manera, si el ejecutivo varía su residencia fiscal respecto del escenario previamente planteado, sería necesario analizar el régimen de retención en la fuente para pagos laborales de los residentes fiscales colombianos, así como los requisitos para la deducibilidad del gastos como ocurre; por ejemplo, con los pagos al sistema de seguridad social. 
    • Colaboradores: La tendencia hacia la modalidad de trabajo virtual ha hecho que un gran número de personas retornen a sus países de origen, se trasladen al país donde se encuentra localizada su familia o estén desarrollando sus labores virtualmente desde un lugar diferente al que fueron inicialmente contratados, lo cual ha representado el ingreso y la salida del territorio colombiano tanto de nacionales como extranjeros.

      En la práctica, estas movilizaciones representan un impacto no solo en el estatus de residencia fiscal sino también en la tributación a titulo personal. Lo anterior, considerando que la mayoría de las reglas fiscales están orientadas a gravar las rentas en función de la “permanencia física”.

      Para el caso de Colombia, son considerados ingresos de fuente colombiana todos aquellos que se perciban por la prestación de servicios dentro del territorio nacional, con independencia del lugar donde se efectúen los pagos laborales.

      Por regla general, una persona es considerada residente fiscal si permanece en el país mas de 183 días calendario en un periodo cualquiera de 365 días consecutivos y es justamente en virtud de su residencia fiscal, el punto de partida para determinar los ingresos que estarán sujetos a tributación en el país.

      Los residentes fiscales deben tributar sobre sus ingresos de fuente mundial y los nos residentes están sujetos exclusivamente a tributación en el país solo sobre sus rentas de fuente colombiana.

      Es decir, un trabajador que preste servicios desde Colombia para una entidad del exterior o en el exterior para un empleador en Colombia, deberá revisar su situación tributaria para determinar los ingresos sobre los cuales tributará, incluso si estuvo menos de 183 días continuos o discontinuos.
  • Aspectos migratorios

    En Colombia, en materia migratoria existen diferentes aspectos a tener presente cuando se habla de la modalidad de trabajo virtual o work from anywhere, los cuales se pueden diferenciar en dos escenarios:

    • Persona físicamente en el exterior, con vínculo laboral en el país, prestando servicios desde el exterior a favor de una compañía colombiana. En este caso, de acuerdo con la normatividad migratoria colombiana es indispensable contar con la visa que autorice a realizar la actividad a desarrollar en Colombia y dar cumplimiento a las demás obligaciones que se derivan de su asignación.

      El incumplimiento de estas puede generar sanciones monetarias tanto para las compañías como para los asignados.

      Dada la coyuntura actual se ha observado que las autoridades colombianas, específicamente el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, continúan trabajando conjuntamente en la construcción de excepciones con el fin de evitar la terminación anticipada de visas y brindar herramientas para llevar a cabalidad los procesos migratorios que pudieron verse interrumpidos a causa de la pandemia, una vez los extranjeros retornen al país.
    • Persona físicamente en Colombia, sin vínculo laboral en el país, prestando servicios para una entidad del exterior. Tras la apertura de fronteras, se reactivó el movimiento de personas y se ha observado un flujo considerable de viajeros, que dada la coyuntura desean realizar sus labores desde territorio colombiano.

      Si bien los extranjeros de nacionalidades no condicionadas pueden ingresar al país en calidad de visitantes de turismo y negocios, debemos tener en cuenta los términos de permanencia autorizados para evitar permanencia irregular en el país, garantizar cobertura médica durante el total de su estadía y revisar en detalle cada caso particular
  • Aspectos laborales

    Es importante considerar los siguientes aspectos antes de implementar modalidades de trabajo virtual en el exterior:

    • Ajustes en materia de seguridad social: 

      En atención al principio de territorialidad que rige las relaciones laborales en Colombia, los Sistemas de Salud y Riesgos Laborales no tendrán cobertura en el país de la asignación. En el evento de trabajo móvil, debe evaluarse la conveniencia de adquirir un seguro médico internacional para cubrir los riesgos de salud y otras medidas para garantizar mayor cobertura.  
    • Ajustes en material laboral:

      El empleador deberá analizar la modalidad de trabajo móvil más conveniente (teletrabajo o trabajo en casa). Debe considerarse que cada modalidad implica obligaciones diferentes para las partes. De conformidad con el marco normativo aplicable al teletrabajo, se requiere regulación escrita y aprobada por las partes y el reconocimiento de auxilios y/o herramientas, entre otros.

      Por otro lado, para la debida ejecución de cualquier modalidad de trabajo móvil, se requiere el ajuste de los reglamentos y las políticas que regulan las relaciones laborales para garantizar propósitos como salud ocupacional del trabajador, su desempeño, seguimiento de métricas y capacitación, así como el suministro de herramientas, entre otros. 
    • Vinculación laboral en el extranjero:

      Vinculación como independiente: de manera autónoma e independiente, el profesional puede prestar sus servicios. Deberá cotizar al Sistema de Seguridad Social sobre el 40% del valor mensual de sus ingresos.

      Empresas de Servicios Temporales: podrá vincularse mediante una Empresa de Servicios Temporales, quien será su directo empleador en Colombia y se encargará del pago de las obligaciones laborales y aportes al Sistema de Seguridad Social.

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