The better the question
¿Cómo se construye la confianza mientras se escala y se conforta?
El cumplimiento efectivo de los requisitos legales era crucial, pero ese fue sólo el punto de partida para Teva.
La gestión de los riesgos de corrupción que surgen de terceros es uno de los retos más difíciles a los que se enfrentan las organizaciones globales. La aplicación de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos (FCPA, por sus siglas en inglés) ha aumentado significativamente en los últimos años, y las empresas pagaron una cifra récord de US$2,9 mil millones para resolver casos en 2019, según el blog de la FCPA. La Cámara de Compensación de la FCPA muestra que terceros intermediarios han participado en el 89% de las acciones de aplicación. En todo el mundo se han intensificado las actividades de lucha contra la corrupción, con una mayor cooperación entre las diferentes jurisdicciones.
Teva Pharmaceutical Industries, con sede en Israel, es líder mundial en medicina genérica y especializada. En 2016, llegó a un acuerdo con las autoridades de Estados Unidos sobre las violaciones de la FCPA. Teva acordó mejorar su programa de cumplimiento y mejorar la due diligence para terceras partes, al mismo tiempo que informaría a un monitor de cumplimiento independiente durante tres años. Y por si eso no fuera un reto suficientemente grande, el gigante farmacéutico se sometió a un programa de reestructuración corporativa diseñado para recortar 3.000 millones de dólares en costos.
Cumplimiento
2000Teva procesaba hasta 2.000 solicitudes de uso de terceros cada año.
Lori Queisser, que se convirtió en la Directora de Cumplimiento Global de Teva en 2015, sabía que cumplir con los requisitos legales sería sólo un punto de partida. Los largos procesos de cumplimiento de la compañía estaban perjudicando la productividad, sin reducir necesariamente el riesgo de terceros. El objetivo oficial de Teva se convirtió en "construir el mejor y más respetado programa de cumplimiento global de la industria — un programa que trabaje en asociación con la empresa para prevenir problemas".
Queisser descubrió que una serie de adquisiciones corporativas habían cargado a Teva con una docena de sistemas, cada uno con sus propios procesos financieros y de adquisición, algunos de ellos manuales. Conseguir la aprobación para contratar a un representante de terceros podría llevar semanas o incluso meses. Teva, que tiene aproximadamente medio millón de proveedores y clientes, procesaba hasta 2.000 solicitudes de uso de terceros cada año.
"Estábamos gastando millones y millones de dólares en la due diligence de terceros, como lo hacen todas las empresas públicas que cotizan en los Estados Unidos, pero no estábamos reduciendo nuestro riesgo", dice Queisser.
The better the answer
El objetivo: mejorar el cumplimiento de los proveedores y acelerar las decisiones comerciales
El enfoque de EY es impulsado por los datos con la ayuda de un innovador diseño de flujo de trabajo y tecnologías de analítica.
Queisser estaba buscando un "cambio drástico, para hacer un movimiento disruptivo en este espacio". Por lo tanto, Teva contrató los servicios de Análisis Forense y de Integridad de EY para desarrollar un sistema de due diligence diseñado para ser proactivo en lugar de reactivo, usando tecnología y analítica avanzadas. Los profesionales de EY construyeron una base de datos utilizando tanto datos de propiedad como registros públicos, tales como archivos regulatorios, sentencias judiciales, listas de sanciones e informes de noticias. Reunir los datos correctos fue crítico para obtener los conocimientos necesarios para investigar a terceros. También sentó las bases para aplicar la analítica avanzada y la inteligencia artificial (IA) para evaluar los riesgos de manera aún más eficaz.
Los profesionales de Teva y EY desarrollaron reglas de negocios que ayudaron a habilitar los algoritmos para calcular un puntaje de riesgo para cada relación de negocios potencial. La herramienta de pre-selección permite que los vendedores con una clasificación de bajo riesgo sean involucrados inmediatamente (sujeto a un contrato ejecutado), mientras que las partes de mayor riesgo se enfrentan a más indagaciones, como un cuestionario, una investigación o la deliberación de un comité de due-diligence. En una prueba piloto de 30 días, el sistema evaluó el riesgo para el doble de terceros de lo que Teva había evaluado anteriormente durante un período de ocho meses.
Al mismo tiempo, cuando Teva comenzó a integrar la herramienta de pre-selección en sus procesos comerciales, la empresa utilizaba docenas de procesos de compra-pago (P2P), a menudo aplicados de forma diferente en 60 países. Teva necesitaba asegurarse de que sus políticas de adquisición se siguieran de forma coherente en lo que respecta a la participación de terceros. Los equipos de EY colaboraron con Teva para diseñar un flujo de trabajo innovador y transparente que guiara a los usuarios de la empresa a través del proceso de control, dirigiera la información relevante a las personas adecuadas y creara un registro de auditoría. El sistema automatiza el proceso basado en reglas de negocio aplicadas a puntos clave de decisión, con sistemas P2P dispares que alimentan de datos a la herramienta de pre-selección.
Riesgo
300mEl RiskMate proporciona la pre-selección para más de 300 M entidades.
La gestión del cambio fue un gran desafío. Los propietarios de las empresas de Teva son responsables del cumplimiento, pero tenían que estar convencidos de que los cambios necesarios para implementar eficazmente un nuevo sistema valían la pena. No se trataba sólo de lograr la aceptación de unos pocos líderes — casi el 40% de los 43.000 empleados de Teva estaban programados para recibir formación a finales de 2019.
El uso de la nueva herramienta de pre-selección para los esfuerzos de reconciliación de Teva contribuyó en gran medida a ganar la confianza de los stakeholders del sector empresarial. Los profesionales de cumplimiento, junto con los equipos de finanzas tuvieron que identificar a todos los clientes y proveedores en todo el mundo para determinar si cumplían con la definición de un representante de terceros y realizar la debida due diligence si no se había hecho ya. La primera fase, que se hizo manualmente, llevó más de un año para abarcar diez países. Pero la segunda fase, en la que se utilizó la herramienta de pre-selección para asignar automáticamente los niveles de riesgo, tardó menos de cinco meses en reconciliar a los vendedores y clientes de 26 países.
"Eso nos ayudó realmente a ganarnos la confianza de la dirección y la de los patrocinadores empresariales que utilizarían la herramienta a diario", dice Tali Guy, Vice Presidente de Compliance and Third-Party Due Diligence.
La implementación de un nuevo flujo de trabajo junto con la analítica de datos ha acelerado todos los aspectos del proceso de due diligence, desde la recolección de datos, la limpieza y el análisis hasta la clasificación de riesgos y la evaluación. La herramienta de pre-selección contiene aproximadamente 25 millones de registros en más de 45 categorías de servicios. El sistema también puede aprovechar otras bases de datos patentadas, lo que permite realizar una pre-selección de más de 300 millones de entidades. Un instrumento de gestión de casos gestiona las tareas desde un tablero central, mejorado con visualizaciones interactivas y pistas de auditoría para dar a los dirigentes la información que necesitan para tomar decisiones informadas y oportunas.
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Ofrecer resultados oportunos a los propietarios de empresas
El nuevo enfoque permite un uso eficiente de los recursos y ofrece al mismo tiempo una respuesta más rápida, una mayor visibilidad y consistencia.
El tiempo necesario para obtener la aprobación para contratar a terceros ha disminuido de semanas o meses a tan sólo unas pocas horas. Esto permite al equipo de cumplimiento centrarse en el examen de los riesgos más altos. En 2020, alrededor del 75% de los representantes de terceros de Teva serán preseleccionados a través de la nueva herramienta.
Anteriormente, los stakeholders de las empresas no recibían información sobre una solicitud de contratar a un tercero hasta que ésta era aprobada o denegada. Ahora, pueden entrar en el sistema y ver el estado de cada solicitud. El sistema recuerda automáticamente a los terceros y a los patrocinadores empresariales que completen los cuestionarios y deniega las solicitudes si no se da una respuesta oportuna.
Nos inclinamos hacia el cumplimiento en lugar de mirar por el espejo retrovisor.
Los tableros ayudan a los usuarios a ver a todos los terceros y sus niveles de riesgo. Otro beneficio de la herramienta de pre-selección es que Teva ahora tiene una base de datos de proveedores y clientes investigados. Este enfoque basado en datos y análisis ha ayudado a Teva a acortar el tiempo necesario para incorporar a terceros, impulsar la consistencia en todos los lugares donde hace negocios y reducir el costo de due diligence de terceros.
Los líderes de cumplimiento de Teva esperan que su enfoque basado en datos - y analítica - para reducir el riesgo se vuelva continuamente más proactivo, al tiempo que proporciona valiosos conocimientos que ayudan en la planificación de negocios y la toma de decisiones. Teva está explorando el uso de tecnologías avanzadas de IA para mejorar la pre-selección de terceros. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden ser entrenados en revisiones, investigaciones, aprobaciones y negaciones para crear un modelo predictivo que identifique los indicadores de riesgo de posibles nuevas relaciones.
Aunque estas tecnologías avanzadas están todavía en sus primeras etapas, podrían eventualmente sugerir nuevas innovaciones para evaluar a terceros. Además, este sistema puede adaptarse fácilmente a otros programas de cumplimiento, como la detección de medicamentos falsificados o el cumplimiento de las normas de privacidad.
"Nos inclinamos hacia el cumplimiento en lugar de mirar por el espejo retrovisor", dice Queisser.
El objetivo principal de la función de cumplimiento de Teva es proporcionar a los propietarios de empresas las herramientas, los recursos, las políticas y la capacitación adecuados para ayudarlos a tomar mejores decisiones. Este nuevo enfoque no sólo gestiona el riesgo de forma más eficiente, sino que también posiciona la función de cumplimiento como una fuerza motriz para el cambio dentro de la empresa y como un modelo para toda la industria.
Este caso de estudio fue publicado por primera vez por MIT Sloan Management Review Connections.
