Na podstawie przeprowadzonych przez nas przeglądów płacowych coraz częściej obserwujemy spadek jakości usług w zakresie naliczania i rozliczania płac realizowanych przez firmy zewnętrzne. Niepokojącą praktyką jest brak cyklicznej aktualizacji i przeglądów systemów płacowych w tych firmach, które zdecydowały się na prowadzenie rozliczeń wynagrodzeń we własnym zakresie. Popełnione przez to błędy dotyczą najczęściej obliczania zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS czy kwalifikowania różnych składników wynagrodzenia do podstawy zasiłku chorobowego.
Brak jednej zaliczki PIT to już odpowiedzialność karna członków zarządu
Niezależnie od tego, jaki model organizacji funkcji w zakresie rozliczeń płacowych przyjęła firma, członkowie jej zarządu ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń podatkowych. Co więcej, nie zwalnia ich z niej okoliczność, że obsługa rozliczeń płac realizowana jest przez podmiot zewnętrzny.
Ważne! Nieodprowadzenie do urzędu chociażby jednej zaliczki na PIT od wynagrodzenia pracowników albo jej spóźniona płatność niosą za sobą ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości w rozliczaniu płac staje się tematem coraz bardziej aktualnym także ze względu na rosnącą liczbę celowanych kontroli oraz podejmowanych przez urzędy skarbowe czynności sprawdzających, np. weryfikacji w zakresie opóźnień w zapłacie zaliczek na PIT czy nieprawidłowości w stosowaniu 50-proc. KUP wobec pracowników-twórców. Błędy w obszarze rozliczeń płacowych mogą zostać wykryte także w ramach kontroli podatku CIT.
Zgodnie z Ordynacją podatkową członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za zaległości podatkowe, które powstały w czasie pełnienia przez nich obowiązków oraz te z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w tym czasie. Odpowiedzialność może ponieść również były członek zarządu. Ma ona charakter solidarny, subsydiarny, osobisty i nieograniczony. W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy egzekucja zaległości podatkowych z majątku spółki kapitałowej okazała się bezskuteczna, subsydiarną odpowiedzialność za te zaległości ponoszą solidarnie członkowie zarządu tej spółki.
Bardzo często członkowie zarządu nie są odpowiednio wcześnie informowani o występujących nieprawidłowościach w obszarze rozliczeń płacowych. Dowiadują się o nich zazwyczaj post factum, często w momencie kontroli z urzędu skarbowego lub w wyniku kontaktu ze strony komórki karnej US, co znacznie ogranicza możliwość zarządzania ryzykiem odpowiedzialności. Kary oraz grzywny za przewinienia w tym obszarze są wysokie i – co istotne – w tym przypadku nie jest brana pod uwagę uporczywość działania. W praktyce oznacza to, że nieodprowadzenie do urzędu chociażby jednej zaliczki na PIT od wynagrodzenia pracownika niesie za sobą ryzyko zastosowania przepisów Kodeksu karnego skarbowego wobec członka zarządu. Z odpowiedzialności nie zwalnia okoliczność, że rozliczenie płac prowadzi podmiot zewnętrzny.
Warto podkreślić, że wszczęcie kontroli/ postępowań podatkowych mających na celu ustalenie zaległości w kwocie rzędu nawet kilku milionów złotych może mieć także wpływ na reputację firmy i wycenę wartości przedsiębiorstwa. W przypadku prawomocnego skazania członka zarządu wzrasta ryzyko biznesowe dla spółki, choćby w wyniku zakazu uczestnictwa w przetargach organizowanych w ramach zamówień publicznych.
Okiem eksperta EY
Obszar płacowy jest strategiczny dla spółki i jej zarządu, dlatego powinien być prawidłowo zabezpieczony na wypadek ewentualnych nieprawidłowości, niezależnie od tego, czy jest prowadzony wewnątrz organizacji czy przez podmiot zewnętrzny. Duża rotacja ekspertów z zakresu płac, nowe technologie, często zmieniane przepisy i zmienność interpretacji, brak prawidłowo wdrożonych procesów kontroli jakości – w tych zjawiskach upatruję powodów ogólnego spadku poziomu prawidłowości prowadzenia naliczeń płacowych w wielu firmach.
Prawidłowe zarządzanie procesami płacowymi może się także przyczynić do znaczącej poprawy efektywności finansowej firmy. Aby osiągnąć te cele, niezbędne jest przeprowadzanie cyklicznych przeglądów całego procesu rozliczeń płacowych pod kątem poprawności jego działania, obszarów ryzyka i poziomu efektywności w obszarze PIT i ZUS. Jak najwcześniejsze zidentyfikowanie potencjalnych uchybień i zainicjowanie wdrożenia strategii naprawczych pozwolą ograniczyć ryzyko dla biznesu i jego zarządu. Z uwagi jednak na specyfikę rozliczeń PIT i ZUS warto skorzystać ze wsparcia zewnętrznego.
W EY łączymy w tym zakresie interdyscyplinarne doświadczenia zespołów People Advisory Services, Accounting, Compliance and Reporting (Payroll) oraz Postępowań Podatkowych i Sądowych w zakresie realizacji i audytowania procesów obsługi płac, a także prowadzenia postępowań podatkowych.
Podsumowanie
Członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń płacowych, niezależnie od tego, czy płace są obsługiwane wewnętrznie czy przez zewnętrzne firmy. Odpowiedzialność ta jest solidarna, subsydiarna, osobista i nieograniczona. Nawet jedna nieodprowadzona zaliczka na PIT może skutkować zastosowaniem przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Warto więc zadbać o prawidłowe zarządzanie procesami płacowymi, w czym pomogą cykliczne przeglądy i wdrażanie strategii naprawczych.
