Nieuwe EU-regeling voorkomt premie-gedoe thuiswerkende grensarbeider

Het nieuwe EU-framework dat op 1 juli ingaat voor het sociaal verzekeren van grensarbeiders die thuiswerken is goed nieuws voor werkgevers.

Het blijft ook na 1 juli 2023 voor werkgevers mogelijk om van de ruimhartiger afdrachtregeling voor premies sociale verzekeringen voor thuiswerkende grensarbeiders gebruik te maken. Dit dankzij een nieuwe raamovereenkomst van de Europese Unie waar werkgevers gebruik van kunnen maken. Dit bespaart ze een hoop administratieve rompslomp en hogere kosten.

Gedeeltelijk thuiswerken is dankzij de coronapandemie gemeengoed geworden, over het algemeen tot volle tevredenheid van werkgevers en werknemers. Administratief gezien heeft dit echter gevolgen voor de zogenoemde grensarbeiders. Dat zijn werknemers die in een buurland werkzaam zijn, bijvoorbeeld Belgen die in Nederland werken of Nederlanders die in Duitsland werken.

Hogere kosten en meer administratie

Het feit dat er een landsgrens tussen woon- en werkplek ligt heeft gevolgen voor de afdracht van de sociale-verzekeringspremies indien de werknemer thuis werkt. Voor de corona-uitbraak gold als regel dat grensarbeiders sociaal verzekerd zijn in het land waar zij werken. Dit met de restrictie dat als deze medewerker meer dan 25% van de werktijd thuis werkt, deze in zijn ‘woonland’ sociaal verzekerd moet zijn. Dit betekent veel administratief gedoe en hogere kosten voor de werkgever, die dan ineens deze premies in het buitenland moet gaan voldoen en daar een salarisadministratie over moet gaan voeren.

Ruimhartige regeling tijdens corona

Tijdens de coronacrisis is deze regel, tot grote opluchting van werkgevers met grensarbeiders in dienst, niet ingeroepen. Telewerkende grensarbeiders bleven sociaal verzekerd in het land van hun werkgever, ook al werkten ze doorgaans gedurende veel meer dan 25% van hun werktijd thuis. Deze ruimhartige regeling zou 1 januari 2023 aflopen, maar is verlengd tot 1 juli 2023. Deze verlenging bracht uiteraard wederom de handen op elkaar van werkgevers met grensarbeiders in dienst.

Onderlinge afspraken over thuiswerken

In het afgelopen half jaar hebben al diverse landen met wederzijdse grensarbeiders afspraken gemaakt die het mogelijk maken dat grensarbeiders meer dan 25% van hun werktijd thuis werken, zonder dat daarmee de sociale verzekeringsplicht verschuift naar het land waar die medewerker woont. Zo hebben bijvoorbeeld Duitsland en Oostenrijk de grens van 25% thuiswerktijd onderling opgerekt naar 40%. De EU-richtlijnen maken dit mogelijk.

Om duidelijkheid te verschaffen over telewerken en de relatie met de sociale verzekeringsplicht en om te voorkomen dat er een wirwar aan onderlinge landenafspraken ontstaat, heeft de EU nu een raamwerkovereenkomst opgesteld waar landen zich met ingang van 1 juli 2023 bij aan kunnen sluiten. Dit framework regelt dat grensarbeiders tot 50% van hun werktijd in het thuisland mogen werken en dat ze dan toch in het land verzekerd zijn waar hun werkgever is gevestigd. 

Extra administratieve inspanningen

Praktisch gezien betekent het gebruikmaken van de overeenkomst voor werkgevers nu extra administratieve inspanningen in een kort tijdsbestek. De Nederlandse werkgever dient vooraf voor iedere grensarbeider apart een aanvraag in te dienen bij de Sociale Verzekeringsbank om te bevestigen dat het bedrijf gebruik wil maken van de EU-regeling. De Sociale Verzekeringsbank heeft al wel aangegeven dat er geen aanvragen ingediend kunnen worden vóór 1 juli 2023 en dat er ook geen bulkaanvragen mogelijk zijn. Na goedkeuring van de aanvraag geldt die vervolgens voor een periode van drie jaar. Deelname is overigens niet verplicht. Maakt een werkgever geen gebruik van het EU-framework, dan geldt de ‘oude’ regeling van voor de coronaperiode en moet voor de meer dan 25% van de tijd telewerkende grensarbeider in diens woonland de sociale zekerheid worden geregeld.