Hoe kunnen tax managers zich aanpassen aan het veranderende fiscale risicolandschap?

Als gevolg van het tempo en de omvang van de fiscale veranderingen hebben tax managers slechts beperkte mogelijkheden om de fiscale afdeling en de bredere organisatie volledig voor te bereiden op de overvloed aan convergerende trends. Maar de respondenten geven te kennen dat zij voor het merendeel niet weten hoe zij op uitdagingen moeten anticiperen. Geschillen die zich over drie jaar zullen voordoen, zullen zo verschillend zijn van die van vandaag dat ze moeilijk te voorspellen zijn. “Het is absoluut van cruciaal belang om uw strategie voor het management van fiscale risico's en het afhandelen van geschillen op te frissen en nu al nieuwe strategieën uit te rollen,” zegt Luis Coronado, EY Global Tax Controversy Leader en Transfer Pricing Leader. “Op die manier bent u de komende drie jaar klaar om te reageren wanneer belastingautoriteiten verzoeken om grote hoeveelheden gedetailleerde data over een specifieke structuur of transactie die u vandaag hebt opgezet.”

Hoe kunnen tax managers zichzelf beter positioneren om risico’s te signaleren voordat deze uitgroeien tot geschillen? Door te investeren in betere fiscale technologie kunnen bedrijven een proactieve houding innemen en omgaan met het risico van fiscale geschillen. Dit omvat het opzetten of verbeteren van fiscale beheersmaatregelen en het volledig benutten van de beschikbare mogelijkheden voor het voorkomen en oplossen van geschillen.

Maar de bedrijven die in de komende periode echt tot bloei zullen komen, zijn de bedrijven die het spectrum van toonaangevende praktijken die hun collega's toepassen gedegen evalueren en deze snel en daadkrachtig wereldwijd implementeren in alle fasen van de aanpak van van fiscale geschillen. Kortom, dit zijn de bedrijven die nu al bezig zijn met het opzetten van hun tax controversy department of the future.

Het belang van een sterk raamwerk

Om te kunnen reageren op een snel veranderend belastingklimaat moet er een plan klaarliggen. “Een goed gedefinieerde, gezamenlijk overeengekomen wereldwijde aanpak van fiscale risico's en geschillen omvat zoveel mogelijk toonaangevende praktijken in het hele spectrum van fiscale risicobeoordeling, fiscaal risico management en geschillenbeslechting;” zegt Jean-Pierre Lieb, EYEIA Tax Policy and Controversy Leader.

Die aanpak moet geborgd worden door consistente wereldwijd overeengekomen procedures en worden ondersteund door robuuste fiscale technologie die niet alleen lopende geschillen identificeert en beheert, maar ook voorspelt waar en op welke punten toekomstige belastingcontroles of rechtszaken kunnen plaatsvinden. En aangezien 74% van de respondenten zegt dat de digitalisering van processen bij het totale fiscale risico voor de fiscale functie heeft verhoogd, zullen bedrijven en hun tax managers hard moeten werken - en flink moeten investeren - om bij te blijven.

Respondenten die een Tax Control Framework (TCF) hebben, meldden grote voordelen: 75% zegt een substantieel of volledig overzicht te hebben van alle fiscale geschillen wereldwijd, 10 procentpunten meer dan degenen zonder een TCF. Uit de reacties van de respondenten met een TCF blijkt dat zij bijna twee keer vaker proactief stappen zetten die bedoeld zijn om de fiscale risico's te verminderen voordat een aangifte wordt ingediend (zoals het uitvoeren van data-analyse) dan de respondenten zonder TCF. Tot slot blijkt tevens uit de reacties van de respondenten met een TCF dat zij van mening zijn dat hun C-suite zich meer dan twee keer zo vaak volledig bewust is van de risico's, zoals BEPS 2.0 en de implicaties daarvan. En aangezien investeringen in de fiscale afdeling altijd nodig zijn, kan dat nuttig zijn.

Uitbreiding van een huidige strategie (met inbegrip van een strategie waarin een TCF centraal staat) met meer best practices ten aanzien van het beheer van fiscale risico's en geschillen, zal tax managers beter in staat stellen de tax controversy department of the future op te zetten. De bedrijven die het meest proactief en toekomstgericht te werk gaan, zullen begrijpen dat zij moeten veranderen en zullen manieren vinden om dat te doen.

Bedrijven die al bezig zijn met het opzetten van de tax controversy department of the future, moeten zich concentreren op drie belangrijke aandachtsgebieden:

1. Fiscale risicobeoordeling
2. Fiscaal risicomanagement
3. Beheer van fiscale controles, geschillen en rechtszaken
   

Een effectieve aanpak van wereldwijde fiscale risico's en geschillen begint met een uitgebreide beoordeling van alle fiscale risico's waaraan het bedrijf blootstaat. Dit stelt tax managers in staat om de juiste prioriteiten stellen voor lopende geschillen, en te bepalen in welke volgorde deze moeten worden opgelost tijdens de fiscaal risicomanagementfase.

Het beoordelen van de fiscale risico’s heeft als voornaamste doel om alles in het werk te stellen om fiscale geschillen te voorkomen. Dit wordt gerealiseerd via top-down governance, systemen en processen die de inspanningen op het gebied van monitoring, compliance en preventie van geschillen. Uiteraard is dit een continu en zich steeds verder ontwikkelend proces. Een momentopname van de huidige status is slechts nuttig tot het moment dat de situatie verandert, en de situatie verandert vaak en snel.

De respondenten hebben niet alleen aangegeven hoe zij te werk gaan bij het doorlopend beoordelen van fiscale risico's, maar ook welke fiscale risico's zij vandaag de dag signaleren. Hun antwoorden zijn grofweg te verdelen in drie categorieën:

1. Risico’s die reeds in eerdere onderzoeken zijn geuit, waarbij verrekenprijzen opnieuw het grootste fiscale risico vormen.
2. Uitdagingen die verband houden met de fiscale gevolgen van de COVID-19-pandemie.
3. Kwesties die voortvloeien uit de projecten van de OESO in verband met haar actieplan inzake grondslaguitholling en winstverschuiving (Base Erosion and Profit Shifting, BEPS).

Transfer pricing is in alle eerdere onderzoeken van EY naar fiscale risico's en geschillen aangewezen als de grootste bron van fiscale risico's, en ook in deze enquête is dit weer het geval. “Dat is geen verrassing, gezien de opschudding in de supply chain als gevolg van wereldwijde handelsgeschillen en de ingrijpende veranderingen in het wereldwijde wettelijke kader die voortvloeien uit de BEPS-herziening van de OESO-richtlijnen voor verrekenprijzen,” zegt Ronald van den Brekel, EY Global TP Market and Innovation Leader. “Naast deze veranderingen zullen tax managers zich ook moeten buigen over mogelijk toekomstig onderzoek naar de verrekenprijsaspecten van volatiliteit in de winst en veranderende benchmarks ten opzichte van onafhankelijke partijen - zaken die zonder twijfel scheef zijn getrokken door de COVID-19-pandemie.”

Hoe de COVID-19-pandemie nieuwe fiscale risico's veroorzaakt

Sinds het begin van de pandemie hebben de belastingautoriteiten zich in hoge mate ingezet voor steun- en stimuleringsmaatregelen. De steun kwam niet alleen tot uiting in programma's ter ondersteuning van de werkgelegenheid, contante betalingen en leningen, maar ook in maatregelen voor administratieve verlichting. Daarbij valt te denken aan uitstel van de termijnen voor het indienen van belastingaangiften, uitstel van de betaling van bepaalde belastingen en, relevant voor het fiscaal risicomanagement, opschorting van belastingcontroles, en rechtszaken. Naar verwachting zullen de meeste belastingadministraties eind 2021 weer volop belastingcontroles gaan uitvoeren. De respondenten maken zich echter zorgen over verschillende fiscale kwesties die verband houden met de pandemie, en in verschillende jurisdicties worden dergelijke kwesties al aan belastingcontroles onderworpen.

Fiscale risico's binnen het bedrijf

Niet alle fiscale risico's zijn afkomstig van buiten het bedrijf. Betere communicatie binnen het bedrijf kan voor tax managers een goede manier zijn om ervoor te zorgen dat hun afdeling op de hoogte blijft van de bedrijfsstrategie, nieuwe investeringen, en alle besluiten die van invloed zouden kunnen zijn op de belastingen die het bedrijf moet betalen. Dergelijke communicatie kan “horizontaal” plaatsvinden met andere bedrijfsonderdelen en commerciële en ondersteunende afdelingen of “verticaal” plaatsvinden met de c-suite, de raad van bestuur en de auditcommissie. Het goede nieuws is dat de meeste respondenten te kennen geven dat hun c-suite de afgelopen drie jaar een beter inzicht in en meer belangstelling voor fiscale risico's heeft gekregen.

Hoewel het tijdrovend kan zijn (en er mogelijk de hulp van een dienstverlener moet worden ingeroepen), kan het ontwikkelen van een programma dat belastingcontroles op bepaalde transacties, structuren of posities simuleert voor tax managers een van de beste manieren zijn om controles en bezwaarprocedures aan een stresstest te onderwerpen. Toch wordt dit momenteel slechts door 28% van de respondenten gedaan, en slechts 37% van de respondenten test routinematig de eigen belastingaangiftes aan de hand van data-analyse. Dit cijfer zal waarschijnlijk stijgen naarmate meer tax managers professionals in dienst nemen met nieuwe vaardigheden op het gebied van data-analyse, machine learning en kunstmatige intelligentie - allemaal vakgebieden die deel uitmaken van de bredere transformatie van de aanpak van belastingen. Maar er kan nu al veel worden gedaan om vroegtijdige waarschuwingssignalen te verbeteren.

Het belang van fiscale technologie voor de beoordeling van risico's kan niet genoeg worden benadrukt. Geavanceerde technologie biedt nu wereldwijd toegankelijke platforms waarmee fiscaal en financieel personeel overal ter wereld hun contactmomenten met de belastingdienst kan registreren - dat wil zeggen alles van verzoeken om inlichtingen en informatie tot belastingcontroles, de status van procedures voor onderling overleg (MAP) en het laatste nieuws over lopende rechtszaken. In een alomvattend systeem kunnen alle soorten contacten worden bijgehouden, waarmee het mogelijk wordt de op te lossen geschillen te prioriteren en waarmee de efficiëntie en doeltreffendheid van reacties aan de belastingautoriteiten worden vergroot.

Effectief fiscaal risico management is de tweede fase in het opzetten van de tax controversy department of the future. Hiermee wordt een raamwerk ingevoerd om de impact van fiscale geschillen te prioriteren en te beperken, rekening houdend met mogelijke overloopeffecten in verschillende belastingjaren of -regio's. Best practices op dit gebied zijn consistent maar flexibel. Ze worden wereldwijd uitgerold, ondersteund door senior executives en onderschreven door alle deelnemers.

Bij fiscaal risico management wordt vaak samengewerkt met externe dienstverleners en belastingautoriteiten, en dit onderstreept nog eens het belang van goede communicatie en relaties hiermee. Technologie speelt ook hier een cruciale rol, omdat dit het platform biedt waarop fiscale posities kunnen worden opgeslagen en geanalyseerd.

Het belang van documentatie

Toonaangevende praktijken op dit gebied wijzen erop dat er een scala aan instrumenten moet worden gebruikt om te reageren op de in toenemende mate forensischer, veelzijdiger (d.w.z. dat er wordt gekeken naar gegevens van belastingbetalers uit meer dan één land) en concern brede belastingcontroles. Dergelijke controlebenaderingen leiden ertoe dat steeds meer bedrijven proactief uitgebreide dossiers van fiscale documentatie aanleggen en bijhouden ter ondersteuning van belangrijke transacties, structuren of fiscale standpunten.

Dergelijke dossiers, die door 53% van de respondenten worden bijgehouden, omvatten doorgaans achtergronddocumenten, adviezen, notities van gesprekken ten behoeve van de functionele analyse, notulen van vergaderingen en telefoongesprekken, en e-mails - stuk voor stuk zaken waarnaar belastingcontroleurs in de toekomst steeds vaker zullen vragen.

Wanneer er een nieuw verzoek om inlichtingen of gegevens wordt ontvangen van een belastingdienst, is het van cruciaal belang dat de fiscale afdeling over een procedure beschikt om dit verzoek duidelijk en snel te classificeren, de omvang van het risico ervan te bepalen en vaste procedures toe te passen die passen bij de aard van het verzoek van de belastingdienst. 47% van de respondenten volgt momenteel een dergelijke aanpak. Ook hierbij kan de technologie ondersteuning bieden.

Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat dergelijke programma's relatief weinig worden gebruikt: slechts 40% van de respondenten zegt een duidelijk omschreven strategie te hebben die is gericht op een proactieve en coöperatieve met de belastingautoriteiten. Een lager percentage respondenten - 35% - geeft te kennen een duidelijk omschreven, proactieve en van voldoende middelen voorziene strategie te volgen om APA's af te sluiten. Bij de verwachtingen voor de komende drie jaar is de volgorde vergelijkbaar, hoewel bilaterale en multilaterale APA's wel gewenste doelen zijn voor de respondenten. Dit weerspiegelt de tendens naar meer multilateralisme op belastinggebied. Deze cijfers zullen moeten stijgen als bedrijven willen komen tot een succesvolle aanpak van de potentiële fiscale risico's die voortvloeien uit een nieuwe reeks wijzigingen in de grensoverschrijdende belastingregels.

Beheer van belastingcontroles is gericht op het snel en doeltreffend oplossen van geschillen en omvat belastingcontroles, bezwaar- en beroepsprocedures, bemiddeling, arbitrage, toepassing van procedures zoals de procedure voor onderling overleg (MAP) en, als laatste optie voor veel bedrijven, een rechtszaak.

Effectief beheer van fiscale geschillen houdt in dat de verschillende stappen van een fiscale controle, geschil of rechtszaak op een consistente manier worden afgehandeld. Dit helpt op zijn beurt om ervoor te zorgen dat de belangen van het bedrijf worden beschermd op de meest kostenefficiënte manier. Met als resultaat dat teams meer tijd hebben om zich te richten op activiteiten die toegevoegde waarde genereren.

Een dergelijke aanpak kan nuttig zijn voor het hele spectrum aan geschillen en kan een uitgebreide reeks aan processtappen omvatten, waaronder de voorbereidingen voor de controle, het verstrekken van informatie, de formulering van standpunten, de onderhandeling over het geschil, de beslechting van het geschil en de uit te voeren taken na afloop van het geschil. Een best practice op dit gebied is ook om eenduidig te bepalen wie verantwoordelijk is voor elke afzonderlijke stap die wordt gezet en wie moet worden geraadpleegd of geïnformeerd. En hoewel elk fiscaal geschil uniek is, geeft 57% van de respondenten te kennen momenteel gebruik te maken van grotendeels consistente processtappen.

Ook speelt fiscale technologie een belangrijke rol bij het afhandelen van belastingcontroles. Met de juiste instrumenten kunnen fiscale afdelingen elke stap van een belastingcontrole of rechtszaak in een centraal platform vastleggen, zodat de leidinggevenden binnen de fiscale functie zicht hebben op zowel de status van de openstaande belastingcontroles wereldwijd alsmede de totale omvang van de daarmee gepaard gaande financiële risico's. Ook is het inmiddels best practice dat gegevens over schikkingen moeten worden bewaard, zodat een betere indicatie kan worden verkregen van de mogelijke kosten van eventuele geschillen over hetzelfde onderwerp in de toekomst.

Instrumenten voor geschillenbeslechting

Instrumenten en programma's voor geschillenbeslechting - een snel groeiend vakgebied - spelen een sleutelrol bij het beheer van fiscale geschillen.

“Omdat zij zich bewust zijn van de tijd die rechtszaken over fiscale kwesties in beslag nemen en de impact die onopgeloste dubbele belasting kan hebben op grote investeringen, blijven de OESO en de verschillende landen veel tijd en moeite steken in verbetering van de procedure voor onderling overleg”, zegt Joel Cooper, Transfer Pricing Controversy Leader van het EY Global Tax Desk Network. Cooper voegt daaraan toe dat er wat betreft de procedure voor onderling overleg (Mutual Agreement Procedure, of: MAP) weliswaar nog steeds sprake is van uitdagingen, vooral in het geval van complexe, geïntegreerde waardeketens, “maar dat er bij de mondiale belastinggemeenschap een duidelijk gevoel van hoop heerst dat de procedure voor onderling overleg mettertijd zal verbeteren.” Slechts 35% van de respondenten geeft echter te kennen actief gebruik te maken van de procedure voor onderling overleg. Bij de grootste bedrijven neemt dit percentage toe tot 39%.

Er zullen altijd obstakels blijven bestaan voor het effectief afhandelen van geschillen, en het ligt meer voor de hand dat dergelijke obstakels van buiten het bedrijf afkomstig zijn, aldus de respondenten. De belangrijkste genoemde obstakels zijn de complexiteit van grensoverschrijdende belastingwetgeving (24%), de negatieve houding van sommige belastingautoriteiten ten opzichte van multinationale ondernemingen (19%) en een gebrek aan bereidheid in sommige jurisdicties om compromissen te sluiten (16%). Slechts weinig respondenten maken melding van interne obstakels, en dit is een duidelijke indicatie dat het bouwen aan een groter vertrouwen tussen belastingbetalers en belastingautoriteiten moet worden voortgezet.

Het aanhangig maken van een rechtszaak is meestal - maar niet altijd - een laatste stap in het proces rondom beheer van belastingcontroles. In sommige jurisdicties kan het voeren van een rechtszaak soms een noodzaak zijn, en moet de mogelijkheid om een rechtszaak aan te spannen altijd worden overwogen als optie in het fiscale risicomanagement en de tax controversy strategie. 40% van de respondenten geeft zelfs te kennen een duidelijk protocol te volgen om te bepalen of en wanneer een individueel geschil voor de rechter kan worden gebracht.

Tot slot zou een bedrijf er goed aan doen om bij de beslechting van een geschil in een bepaalde jurisdictie rekening te houden met eventuele overloopeffecten over meerdere jaren en naar andere jurisdicties, en deze effecten zo veel mogelijk te beperken. Op die manier wordt de kans verkleind dat elders nieuwe geschillen ontstaan. 59% van de respondenten volgt een dergelijke werkwijze echter niet.

Volgens de respondenten van het onderzoek is het twee keer zo waarschijnlijk dat zij lopende geschillen centraal zullen afhandelen in plaats van regionaal (34% versus 17%). Centralisatie komt bij de grootste bedrijven uit het onderzoek zelfs nog vaker voor, waarvan 51% de belangrijkste geschillen op het hoofdkantoor afhandelt. Dit kan een weerslag zijn van het feit dat regionale fiscale afdelingen (die mogelijk over minder advocaten of specialisten met diepgaande technische kennis beschikken) weliswaar een belangrijke rol spelen bij het identificeren en rapporteren van nieuwe geschillen, maar dat de zaken met de meest complexe omstandigheden, de grootste financiële risico's of met de noodzaak een rechtszaak aanhangig te maken, afdoende moeten worden bemand en afgehandeld.

Centralisatie kan ook inhouden dat het aantal externe dienstverleners wordt geconsolideerd, waardoor de efficiëntie, beheersing en zichtbaarheid worden verbeterd. De meeste respondenten (47%) gaven te kennen dat zij gebruikmaken van één tot vier professionele dienstverleners voor het beheer van alle geschillen wereldwijd, terwijl slechts 14% aangaf gebruik te maken van 11 of meer dienstverleners.

Betere communicatie en relaties met andere bedrijfsonderdelen en externe belanghebbenden (zoals de bevoegde autoriteiten) ondersteunen eveneens de transformatie. Intern omvat dit de C-suite, de strategieafdeling of de commerciële teams, zodat wordt geborgd dat belangrijke informatie wordt meegenomen in de processen rondom het opstellen van aangiftes, de fiscale advisering en het beoordelen van de risico's op het gebied van tax controversy.

Twee derde van de respondenten (66%) zegt dat fiscale risico's en tax controversy de afgelopen drie jaar belangrijker zijn geworden voor hun bedrijf. En als de 53% van alle respondenten die voor de komende drie jaar een strengere belastinghandhaving voorzien gelijk heeft, zou dit aantal nog kunnen stijgen. In de media- en amusementssector (57%), olie- en gassector (59%), en de sectoren telecommunicatie en biowetenschappen (beide 68%) verwacht zelfs een nog hoger percentage van de respondenten dat de belastinghandhaving strenger zal worden.

Een aantal elementen van hoe de handhaving er in de toekomst uit zal zien, lijken zich al aan te dienen. In de eerste plaats zouden de belastingautoriteiten wel eens meer kunnen weten over de wereldwijde belastingaangelegenheden van een bedrijf dan de belastingbetaler zelf. In de tweede plaats zal van bedrijven verwacht worden dat zij veel diepgaander bewijsmateriaal - soms tot op forensisch niveau - verstrekken om hun aangiften en standpunten te onderbouwen. En in de derde plaats zal er sprake zijn van meer multilateralisme op fiscaal gebied, zowel qua handhaving als wat betreft mogelijkheden voor geschillenbeslechting.

De aard van de fiscale risico's kan en zal in de loop van de tijd veranderen. Maar ongeacht of in de toekomst de focus meer zal liggen op financiële transacties (genoemd door 43% van de respondenten), het weigeren van bepaalde aftrekposten of het niet toestaan van betalingen aan bepaalde rechtsgebieden, zullen de bedrijven die een wereldwijde en strategische aanpak hebben voor het beheren van fiscale risico's en fiscale geschillen beter voorbereid zijn dan bedrijven die dat niet doen