Hoe bevorder je als werkgever het mentale welzijn van je werknemers

Gijs Coppens: “Als je een schip wilt bouwen, moet je mensen laten verlangen naar de zee”.

EY Entrepreneur Of The Year in de emerging categorie Gijs Coppens van OpenUp richt zich op vroegtijdige hulp bij mentale problemen, en draagt hiermee bij aan een vermindering van ziekteverzuim voor bedrijven. Hij is net terug van de uitblinkerslunch bij het koninklijk echtpaar. Een bijzondere ervaring, vertelt hij, het winnen van de award heeft hem al zoveel nieuwe inzichten gebracht die hem helpen bij zijn missie om het mentale welzijn op de Europese markt te versterken. Maarten Lintsen, HR-directeur bij EY, gaat het gesprek aan met Gijs over dit belangrijke thema.

Mentale welzijn

Hoe draagt OpenUp bij aan het mentale welzijn op de werkvloer en hoe beïnvloedt dit het verzuim en de betrokkenheid van medewerkers?

Gijs: “Momenteel hebben ongeveer 300.000 werknemers toegang tot OpenUp, voornamelijk in Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Ongeveer een kwart ervan neemt daadwerkelijk contact met ons op. We beïnvloeden hen door passende informatie te verstrekken, betekenisvolle gesprekken te voeren of interessante groepsessies te organiseren. Van de mensen die contact opnemen geeft 95 tot 98 procent aan er baat bij te hebben.”

Beste versie van jezelf

In welke context onderkent EY het belang van mentale welzijn en hoe wordt dat binnen de organisatie gestimuleerd?

Maarten: “De HR-strategie bij EY focust sterk op de reis die een medewerker maakt. EY is tegenwoordig een soort opleidingsinstituut na de universiteit waardoor het proces van leren steeds verder gaat. De reis van de medewerker is ons belangrijkste onderwerp en we hebben er de naam ‘Exceptional You’ aangegeven - een reis om de beste versie van jezelf te worden. Deze reis bestaat uit drie delen: het aantrekken, ontwikkelen en betrokken houden van mensen. In die reis kom je steeds meer uitdagingen tegen: zeker jonge mensen die starten met werken willen we helpen het juiste pad te vinden. Mentale welzijn is onderdeel van die reis.”

Gijs: “Ik vind de reis een hele mooie metafoor, het is een ontdekkingstocht. Hoe je de reis ervaart en de hulp die je krijgt, bepaalt hoe je je voelt, wat centraal staat in onze welzijnsstrategie.”

Maarten: “Exact. Als je vorm wilt geven aan de ambitie om de beste versie van jezelf te zijn, dan ontkom je niet aan het thema wellbeing. Het is de sleutel tot excelleren in wat je ook maar wilt bereiken.”

Gijs: “Inderdaad, het is belangrijk om mensen soms uit hun comfortzone te halen, om te zien waar hun potentieel ligt en hoeveel zij kunnen ontwikkelen. Er zullen zeker momenten zijn die ingewikkeld zijn, waar leerervaringen naar boven komen en je door bepaalde fasen heen moet. Je wilt er zijn voor de mensen tijdens deze momenten.”

Mentale uitdagingen

Kunnen jullie allebei een herkenbaar voorbeeld geven van een situatie waarin je aanpak significant heeft bijgedragen aan het mentale welzijn en de prestaties van een medewerker?

Maarten: “Ik merk om mij heen dat iedereen wel mentale uitdagingen tegenkomt, zowel zakelijk als privé. Op het werk komt dit samen. Als je privé niet lekker in je vel zit, kun je zakelijk niet optimaal presteren. Dan is het de vraag waarom we ons als werkgever daarvoor moeten inspannen, want het is een privé kwestie. Maar ik vind het moeilijk om een scheidslijn tussen zakelijk en privé te maken want ook als je thuis bent, wordt er soms werk van je verwacht. Er is eigenlijk geen grens. Als je merkt dat mensen hiermee worstelen, wordt dit een belangrijk onderwerp.”

Gijs: “De werkcontext gaat vaak mee de privésfeer in, denk maar aan telefoontjes en meetings vanuit de slaapkamer of thuiswerkplek. Aan de andere kant, als je thuis problemen hebt in je relatie, zit je met een ander gezicht op het werk dan wanneer alles thuis goed gaat. Dit herken ik zelf ook. Ik merk ook dat er veel druk op mensen ligt. Er is veel informatie die we moeten verwerken, deadlines die we moeten halen en het aantal vergaderingen sinds COVID zijn toegenomen. Wat we bij ons bedrijf zien, is dat vooral jonge mensen, vaak hoger opgeleid, de lat hoog leggen en veel willen bereiken. Het is onze taak om ze te helpen hun reis zo goed mogelijk af te leggen. We maken mentale gezondheid een belangrijk thema en bespreken dit regelmatig met managers. Even bij elkaar inchecken, vragen hoe het gaat en hoe je je voelt. Echt het gesprek aangaan. Je kunt bijvoorbeeld tijdens een wandeling praten over moeilijke onderwerpen, of gewoon een moment creëren om bewust te reflecteren.”

Hoe zorg je ervoor dat hulp zo laagdrempelig mogelijk is?

Gijs: “De relatie met je manager wordt in de literatuur gelijk gesteld met de relatie met je partner thuis, zoveel invloed kan die relatie op je hebben. Zeker in een negatieve relatie heeft dat heel veel impact op je gezondheid. Daarom is het trainen van managers en hen bewust maken van dit effect, één van de beste interventies. Bij OpenUp zoeken we actief naar manieren om dit zo optimaal mogelijk te realiseren, we willen ervoor zorgen dat de managers zich comfortabel voelen met het onderwerp, dat ze weten hoe ze een gesprek erover moeten voeren, kunnen omgaan met moeilijke situaties en stresssignalen bij mensen kunnen herkennen. Maar ook dat ze zichzelf leren kennen als mens en leider, het idee van ‘Ken Uzelf’. Ik houd graag het pleidooi voor het management, omdat het een cruciaal scharnierpunt is binnen de organisatie.”

Maarten: “Zeker in bijvoorbeeld het verzuimbeleid is het contact met de manager cruciaal, omdat dat meestal bepaalt hoe snel je weer aan het werk gaat. Dit is dus veel belangrijker dan het contact met HR of de bedrijfsarts.”

Gijs: “We voeren vaak slechts één gesprek met medewerkers. In het begin vroeg ik me af of er dan wel een match is geweest tussen de psycholoog en de medewerker. Maar vaak zit er iets dwars dat ze niet weten hoe ze het moeten bespreken. Wij helpen bij het voeren van dat gesprek en vaak lost het probleem zich dan snel op. We hebben getalenteerde managers nodig, maar ook medewerkers die sterk genoeg zijn om deze gesprekken aan te gaan. Dit is een talent naast de capaciteiten waarvoor je aangenomen bent - in feite een geheel ander talent dat je moet ontwikkelen naast je functieomschrijving.”

Maarten: “We hebben onlangs een pilot uitgevoerd met de 'Better Me Check-in'. Het idee was om te kijken hoe het nog beter kan met je gaan, juist als er niets mis is. Het was opvallend dat de meeste mensen na het eerste gesprek met de coach aangaven dat ze geen tweede gesprek nodig hadden. Vaak was het namelijk een kwestie van reflectie of het stellen van de juiste vragen waardoor de mensen tot inzichten kwamen en de kwestie konden oplossen.”

Van een zeven naar een negen

Kun je wat meer vertellen over je filosofie om mensen sterker te maken wanneer ze gezond zijn en waarom denk je dat deze aanpak effectiever is dan het focussen op het voorkomen van mentale gezondheidsproblemen?

Maarten: “Onze wellbeing strategie is niet gericht  op de vier procent van de mensen die verzuimen maar juist op de 96% die aan het werk is. Als je ziek bent, dan zit je niet goed in je vel. Daarvoor hebben we goede procedures om ervoor te zorgen dat mensen weer beter worden. Echter, als je gezond bent, betekent dat nog niet dat je gelukkig bent. Wat we echt willen is dat mensen gelukkig zijn, dat ze zich goed voelen en uiteindelijk de prestaties kunnen leveren die ze zelf willen en wij als organisatie van ze verwachten. Als gezondheid de basis is, hoe zorgen we er dan voor dat mensen een extra stap kunnen zetten, betere prestaties kunnen leveren en zich nog beter in hun vel voelen? Dat is het doel van onze welzijnsstrategie. Die is erop gericht om mensen van een zeven naar een negen te brengen. Zo kunnen mensen hun ambities echt waarmaken, ‘ambition powered by wellbeing’ is het motto van onze strategie.” 

En hoe doen jullie dat?

Maarten: “Afgelopen jaar hebben we een aantal interventies geïntroduceerd, waaronder de 'Better Me-check-in'. Daarnaast voerden we de 'Better Us-check-in' uit, omdat we hebben gemerkt dat het werken in een groep en het uitspreken van wat individuen daadwerkelijk nodig hebben - zelfs in heel kleine dingen – ze het ook echt gaan doen. Dit komt doordat ze door hun omgeving worden gestimuleerd en omdat ze het hardop hebben gezegd. We hebben gezien dat je met een aantal kleine interventies ervoor kunt zorgen dat mensen beter in hun vel gaan zitten. In de komende jaren willen we extra stappen zetten op het gebied van welzijn. Een goed voorbeeld hiervan is het OpenUp-initiatief, omdat dit hier enorm aan bijdraagt. Met de gedachte: hoe kunnen we jou versterken? Dat is het woord dat we altijd gebruiken. We willen niets overnemen of faciliteren, maar we willen je versterken.”

Gijs: “Echt super inspirerend. Een van de gedachten die bij mij opkomt, is een bekende quote die ik ooit heb gelezen: “Als je wilt dat mensen een schip bouwen, moet je ze doen verlangen naar de zee.” Voor mij symboliseert dit het verschil tussen simpelweg gezond zijn en het hebben van die drive om van een zeven naar een negen te willen gaan. Ik stel bijvoorbeeld vaak de vraag: Wat zou je ideale omgeving zijn? Of wat zou je heel graag willen bereiken? Door het bedrijfsdoel te verkleinen tot wat belangrijk is voor het individu, activeer je dat verlangen dat verder gaat dan simpelweg gezond zijn. Dit betekenisvolle gesprek faciliteren jullie, zowel één-op-één als in de groep en laat menselijke verlangens naar boven komen. Zo creëer je iets dat verder gaat dan alleen gezondheid.”