Hoe agile werken volwassen wordt

Geschaalde toepassing van agile werkwijzen kent nog wisselende resultaten binnen grote organisaties, maar blijft essentieel voor de toekomst: onder welke voorwaarden werkt het wel?

Dit artikel is gebaseerd op het onderzoek van Miriam Vollgraff Heidweiller, tevens mede-auteur van dit stuk. Zij kwantificeerde onze ervaringen en inzichten vanuit technology consulting in Europa. 

Agile werken is een manier van denken, structureren en ontwikkelen om zo snel en effectief mogelijk in te spelen op interne en externe veranderingen. Het principe van agile werken ontwikkelt zich en we zien nu organisaties die agile werken situationeel inzetten. Op de juiste momenten, onder de juiste voorwaarden. Hoewel veel organisaties voorstander hiervan zijn, blijkt het daadwerkelijke resultaat nog (te) vaak inefficiënt.

Drivers seat

Agile werken betekent structureel flexibel zijn om zo efficiënt mogelijk je doel te bereiken. “Het voordeel van agile werken is dat je in korte, iteratieve stappen constant je einddoel kan heroverwegen en verbeteren voor een optimaal resultaat. Op die manier ben je met alle stakeholders kort cyclisch bezig met het boeken van resultaten zodat je makkelijk kunt bijsturen. Dit staat haaks op de waterval methode waarmee veel bedrijven vanuit het verleden gewend zijn te werken. Hierbij bekijk je van tevoren heel goed wat er moet gebeuren, waar moet het project aan voldoen en vanaf daar ga je kijken wat je daarvoor nodig hebt. Je definieert vooraf het systeem, bouwt het vervolgens en levert het onder de overeengekomen voorwaarden op. Met de agile manier van werken geef je veel autonomie aan kleine, multidisciplinaire groepen in de organisatie, waardoor je op microniveau effectief en efficient bijsturen en schakelen. Je zit veel meer in de drivers seat. Agile werken is eindelijk volwassen, mits onder juiste voorwaarden toegepast.”

Synergie tussen strategie en uitvoering

Om succesvol te opereren en dit te blijven doen, moeten organisaties zowel efficiënt hun bestaande dagelijkse werkzaamheden kunnen verrichten, alsmede inspelen op veranderingen en kansen in hun omgeving. “Agile werken kán de sleutel hiertoe zijn, onder de juiste voorwaarden. Het kan een uitdaging zijn om succes te boeken als je alleen binnen bepaalde projecten of onderdelen van de organisatie agile werkt. Traditionele verwachtingen vanuit grote multinationals (zoals vaste budgetten) zijn namelijk in tegenstrijd met de agile principes – we zien dan ook dat teams vaak agile willen functioneren, maar ze daarmee niet aan de verwachtingen van leadership voldoen. Daarom is het cruciaal dat je op het juiste moment de transformatie aangaat. Goede timing biedt ruimte om binnen een organisatie de nodige stakeholders te betrekken en draagvlak te creëren, om een verandering op de beste manier te implementeren. Het is daarbij cruciaal dat je op strategisch niveau voldoende zicht hebt op de afhankelijkheid tussen technologische toepassingen en talent, om op operationeel niveau te slagen. Recentelijk ontwikkelden we een nieuw dataplatform bij een multinational. We werkten agile, met verschillende lagen per team en veel overleg. Door de continue betrokkenheid van alle stakeholders vanuit de business en ons interne team, creëerden we een algehele visie van het project. Dit zorgde ervoor dat het ons gemakkelijk bleef om strategie en uitvoering met elkaar in verband te brengen.”

Maatwerk

We hebben reeds twee waves van agile werken achter de rug. De eerste was met name tool en proces gedreven, de tweede was meer fundamenteel gedreven: wat zijn de resultaten? 

“In het onderzoek van Miriam komt heel duidelijk naar voren dat je om waarde te creëren integratie binnen de organisatie heel strikt toe moet passen, met duidelijke communicatie en kennisoverdracht. Daarnaast dient de agile manier van werken ook aan te sluiten op het operating model van het bedrijf. Stel per project ook de vraag: ben ik iets aan het bouwen of moet ik ook nog iets operationaliseren? Het is echt maatwerk. Voor sommige projecten is de agile manier van werken perfect, maar voor organisaties die er nog niet voor zijn ingericht, kan dit veel lastiger zijn. In bepaalde gevallen is het zelfs beter om niet de volledige agile route te nemen. Dan werkt het heel goed om op een macroniveau centraal te plannen en vervolgens agile teams op microniveau de ruimte te geven om het werk uit te voeren. Nu zien veel organisaties vaak door de bomen het bos niet meer.” 

Snelheid creëren en koers wijzigen

Hoe kunnen organisaties op een effectieve manier data gedreven worden en wat willen de bedrijven van nu en morgen? Het is belangrijk snel te reageren op de markt in tijden van een wisselend economisch klimaat. “Het datadomein is steeds belangrijker geworden en wordt gebruikt voor financiële rapportages, sustainablity reporting, machine learning en AI-toepassingen. Om op dit gebied doelen te stellen en te realiseren, moet de strategie aansluiten op de operationalisering ervan. Een mooi voorbeeld uit onze praktijk is een retailer waarbij we een succesvolle datatransformatie hebben geleverd met agile methodes. De opdracht was om met relevante data betere inzichten te realiseren in het gedrag van hun klanten: wat beweegt ze, hoe kunnen we het productenaanbod verbeteren, hoe bevorderen we de klantbinding, hoe voeden we de klanten met juiste informatie en hoe bieden we op de persoon gespecificeerde producten en diensten aan? We hebben hen ook geholpen bij het optimaliseren van de supply chain en het slim en efficiënt distribueren van producten in logistiek. Inmiddels denkt en werkt de hele organisatie agile. Je ziet hierdoor dat bijvoorbeeld nieuwe (data) inzichten direct kunnen leiden tot verandering van de koers en sneller besluiten genomen kunnen worden. Hierdoor kan de organisatie snel en effectief reageren op veranderingen in de markt, terwijl dat voorheen veel lastiger was.”

Controle terugnemen

“Om op korte termijn efficiënter agile te werken, zou ik de bestaande routines waaruit het bestaat herevalueren: zitten de betrokkenen op dezelfde golflengte en zijn de doelstellingen en rollen duidelijk? Evalueer de agile methodes die je gebruikt, om te zorgen dat het integratie tussen verschillende teams en workstreams blijft versterken. Maak vooral de business case duidelijk, begin met de doelen die je wilt bereiken. Vanuit de praktijk en onderzoek heb ik gemerkt dat mensen vaak ineffectief werken omdat de verwachtingen niet duidelijk waren. Daarom is het op middel en lange termijn cruciaal om een integrerende kracht te hebben tussen strategie en uitvoering, om ervoor te zorgen dat de nodige stakeholders toegewijd zijn en blijven. Dit houdt een continue feedback loop in stand, waardoor je strategisch effectief kan bijsturen en daarmee de waarde van het agile werken kan behouden.  

Concrete stappen: