Wie Technologien die Kontrolle von Kostenrisiken erleichtern

Fokussierung auf Risiken im Ausgabenmanagement

Effiziente Workflows schaffen eine zuverlässige Datenquelle, die Führungskräfte gezielt für strategische Entscheidungen nutzen können.

• Erstens: Statt Tests wie bisher in verschiedenen Organisationen für verschiedene Kontrollen isoliert durchzuführen, sollte nun jede Transaktion nur einmal und nicht mehrfach geprüft werden, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
• Zweitens beruhten die bisherigen Tests auf Stichproben – einige wurden nur einmal im Jahr durchgeführt. Microsoft war bewusst, dass eine kontinuierliche Überwachung der bessere Ansatz wäre. Dadurch können Ressourcen effizient genutzt werden, um einen Echtzeit-Überblick über die Transaktionen zu erhalten.
  
• Drittens wollte das Unternehmen zu einem unternehmensweiten Ausgabenmanagement übergehen und die wichtigsten Aspekte seiner Programme zusammenführen, um eine einzige Informationsquelle zu schaffen und die Einhaltung von Richtlinien auf globaler Ebene zu fördern.
  

Es wurde schnell klar, dass dieser neue Ansatz erhebliche Vorteile für das Geschäft mit sich bringen würde. Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht Microsoft einen ständigen Einblick in alle Probleme, die bei Transaktionen auftreten, und erleichtert gleichzeitig den Prozess der Fehlerbehebung. „Richtig umgesetzte Compliance ist eine moderne Erfahrung, die kontinuierlich funktioniert und es Mitarbeitenden und Unternehmen ermöglicht, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Microsoft und EY teilen diese Überzeugung. Sie verbindet eine Partnerschaft bei der Bereitstellung von Compliance durch die neueste Technologie ", sagt Luke Fewel, General Manager, Finance Operations, Microsoft.

Eine Lösung mit EY Virtual als zentrales Element…

Durch die bereits langjährige enge Zusammenarbeit und dank des umfassenden Verständnisses der Compliance-Prozesse bei Microsoft konnte EY Verbesserungen schnell implementieren und so Prozesse maßgeblich verbessern.

EY Virtual ist eine auf Microservices-basierende Monitoring-Plattform, die EY auf der Microsoft Azure Data Factory entwickelt hat und die bereits bei mehr als 140 Kunden weltweit kontinuierlich im Einsatz ist. EY Virtual ist das Kernstück der Microsoft-Lösung. Unterstützt durch modernster Analytik, KI und maschinelles Lernen ist EY Virtual in der Lage, riesige Datenmengen aufzunehmen, Anomalien darin zu erkennen und zu markieren – was dazu beiträgt, Risiken in den verschiedensten Compliance- und Cyberbereichen zu erkennen und anzugehen. „Bei uns fallen monatlich viele Transaktionen an – und EY Virtual nimmt sie alle auf, prüft sie anhand von Risikoauslösern und ‑signalen und liefert uns sehr schnell eine Datenauswahl von 600 anomalen Transaktionen. Die Fähigkeit von EY Virtual, in kurzer Zeit eine genaue Datenauswahl zu treffen, macht das SRMM-Programm erst möglich“, sagt Holly Younggren, Group Global Process Manager, Microsoft.

Durch die Arbeit mit EY Virtual bei zahlreichen Kunden hat EY einen App-Store mit mehr als 100 analysefähigen Apps entwickelt, die in verschiedenen Aspekten der Compliance helfen. Eine dieser Apps – Spend Analytics – konzentriert sich auf die Verwaltung von Risiken im Zusammenhang mit Ausgaben und ist damit ideal für die Bedürfnisse von Microsoft geeignet.

Das EY-Team passt die Spend-Analytics-App durch fundierte Branchen- und technische Kenntnisse an, um alle Ausgaben von Microsoft weltweit zu überwachen.

… hebt das Risikomanagement auf ein neues Level

Durch den Einsatz von EY Virtual und Spend Analytics konnte Microsoft den Quantensprung von unkontrollierten zu risikobasierten Stichproben schaffen, die mit der Geschäftsstrategie in Einklang stehen. Das Unternehmen kann nun seine Ausgaben auf jedem Gebiet und in jeder Geschäftseinheit in Echtzeit überprüfen und anhand aller relevanten Kontrollen risikobasiert bewerten. Unregelmäßigkeiten und risikoreiche Transaktionen werden sofort entdeckt und einer detaillierten Compliance-Prüfung unterzogen. EY kümmert sich dabei um den gesamten Prozess: von der Integration der Lösung bis hin zu End-to-End-Managed-Services.

Es handelt sich um eine neue Art des Risikomanagements für die heutige Welt: modernisiert, neu konzipiert und skalierbar. Eine Lösung, die erweiterbar und anpassungsfähig ist, sodass sie von vielen weiteren Geschäftsbereichen von Microsoft sowie von anderen Unternehmen in allen Branchen genutzt werden kann. „EY Virtual hat es uns ermöglicht, von Zufallsstichproben zu strategischen, risikobasierten Stichproben überzugehen. Nun können wir uns fokussieren und unsere wertvolle Zeit auf die Überprüfung der risikoreichsten Bereiche konzentrieren, in denen wir wirklich sicherstellen wollen, dass unsere Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren“, sagt Holly Younggren, Group Global Process Manager, Micosoft.

Wichtige Differenzierung in jeder Phase

Ein genauerer Blick auf die EY-Virtual-basierte Lösung offenbart mehrere bahnbrechende Eigenschaften. Im Frontend, bei der Anbindung an die wichtigsten Datenquellen von Microsoft, hat EY alle manuellen Eingaben entfernt und den gesamten Dateneingabeprozess auf der Grundlage der Microsoft-eigenen IT-Standards automatisiert – einschließlich der Bewältigung aller damit verbundenen Datenschutz- und Sicherheitsfragen.

Fortschrittliche Technologien und Fachwissen verbinden

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal ist, dass das Screening von EY Virtual nicht nur statistische, regelbasierte Analysen verwendet, sondern auch fortschrittliche KI- und maschinelle Lernalgorithmen, die in 15 Jahren Erfahrung entwickelt wurden und über Azure umgesetzt werden. Das maschinelle Lernen ermöglicht es, das Monitoring kontinuierlich zu verbessern und immer einen Schritt voraus zu sein.

Die Azure-KI-gestützte Lösung von EY Virtual prüft sämtliche Rechnungen im gesamten Unternehmen und identifiziert risikoreiche Unregelmäßigkeiten. Diese werden direkt in eine EY-Workflow-Lösung, EY Controls, weitergeleitet, die auf Microsoft Dynamics 365 aufbaut. Unter der Nutzung von Power Automate sowie andere Power-Plattform-Technologien, wird die Verarbeitung durch unsere Teams weltweit ermöglicht. Die Ergebnisse werden mithilfe des Microsoft-Datenvisualisierungstools Power BI an Microsoft zurückgemeldet

Eine intelligente Lösung, die noch intelligenter wird

Schließlich werden die Ergebnisse an EY Virtual zurückgespielt, wo diese zur Verfeinerung und Verbesserung des Compliance-Screenings verwendet werden.

Hier ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, die durchschnittlichen Ausgaben bei Anbieter A betragen 50.000 US-Dollar pro Monat, mit bestimmten Spitzen am Ende eines jeden Quartals. All diese Ausgaben werden unter dem GL-Code „Marketing“ verbucht. Wenn eine neue Transaktion über 200.000 Dollar zufällig unter dem GL-Code „Sonstiges“ verbucht wird, zieht der Algorithmus diese Transaktion heraus und legt sie in einem „Topf“ mit hohem Risiko ab. Erweist sich die Transaktion als Unregelmäßigkeit, wird sich das System beim nächsten Vorkommen daran erinnern.

Weltweit, dauerhaft und in Echtzeit

Kurz: All das leistet EY Virtual für Microsoft – weltweit, dauerhaft und in Echtzeit. Die Ergebnisse sprechen für sich. Microsoft ist heute in der Lage, seine globalen Ausgaben in einem Bruchteil der Zeit zu bewerten und kann so sein Risikomanagement drastisch ausweiten – bei gleichzeitiger Konsolidierung der bestehenden, isolierten Compliance-Programme in einen einzigen integrierten Prozess. Jährlich werden hier mehr als 10.000 Arbeitsstunden im gesamten Unternehmen eingespart.

Und die bisherigen Vorteile sind erst der Anfang. Die Spend-Analytics-App, die das SRMM-Programm antreibt, ist nur eine aus einem Katalog von Apps für verschiedene Compliance-Risiken und Arbeitsabläufe in der virtuellen Bibliothek von EY, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft-Plattformunter Beweis stellt.

Die Fähigkeiten von EY Virtual entwickeln sich weiter

Die Vorteile, die EY Virtual Microsoft bietet, werden weiter ausgebaut. Aber auch die Lösungen entwickeln sich in anderer Hinsicht weiter. Seit vielen Jahren arbeiten EY und Microsoft zusammen, um neue digitale Lösungen und Plattformen zu entwickeln. Eine Allianz, die vor kurzem mit 15 Milliarden US-Dollar als potenzieller Wachstumsmarkt bezuschusst wurde, wie die CEOs der beiden Unternehmen betonen.

Im Rahmen dieser Allianz arbeiten die Teams der EY Microsoft Services Group nun zusammen, um EY Virtual weiterzuentwickeln und zu verbessern. Ziel ist es, die Fähigkeit von EY Virtual, sowohl im Hinblick auf die Bedürfnisse von Microsoft als auch die der gemeinsamen Kunden beider Unternehmen weltweit, zu erhöhen.

Wegweisend

Seit der Einführung von EY Virtual und Spend Analytics bei Microsoft Ende 2020 hat sich das Risikomanagement im Ausgabenbereich von Microsoft stark verändert. Microsoft ist mittlerweile in der Lage, selbst seine risikoreichsten Transaktionen weltweit mit größter Präzision zu erfassen – und das schneller und effektiver als je zuvor.

Dies ist ein Wettbewerbsvorteil, den sich andere Unternehmen auch wünschen. Bei vielen Mitbewerbern ist es tatsächlich immer noch Standard, Ausgabenrisiken lediglich durch die Überprüfung einer kleinen Stichprobe von Transaktionen zu steuern.

Die Botschaft ist klar. In einer schnelllebigen Welt sind Risiken nur schwer zu überblicken. Daher ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, Spitzentechnologien einzusetzen, um sein Risikomanagement zu modernisieren und zu erweitern. Gemeinsam gehen EY und Microsoft mit gutem Beispiel voran. „Was wir mit EY machen, ist eine wahre Erfolgsgeschichte. Ziel des Programms ist es, das Bewusstsein für die Richtlinien des Ausgabenmanagements zu schärfen und zu sehen, wo wir unsere Kontrollen verschärfen können. Dieses Ziel haben wir definitiv erreicht und wir sind sehr zufrieden, was die Tools, die Zusammenarbeit und die Partnerschaft betrifft. Microsoft hat immer sehr hohe Erwartungen – und EY erfüllt diese in jeglicher Hinsicht und übertrifft sie in einigen Fällen sogar“, sagt Holly Younggren, Group Global Process Manager, Micosoft.