Warum die Innovationskultur noch einen weiten Weg vor sich hat

Welche Technologie wird ihrem Hype gerecht? Welche Prozesse sind schon automatisiert? Wo stehe ich im Vergleich zu den anderen?

Es ist schon viel zur Digitalisierung der Steuerfunktion geschrieben und gesprochen worden. Doch offenbar kommen nur die wenigsten voran und dann auch nur für einzelne Steuerarten und Prozesse. Dies zeigen die Ergebnisse unseres EY Tax Innovation Survey.

An der Befragung nahmen im Maximum 207 Personen teil. Die Befragung wurde im Januar/Februar 2021 unter den Lesern unseres eNewsletter Tax und des Tax & Law Magazine durchgeführt. Wir bedanken uns bei allen, die mitgemacht haben. Die Teilnehmer des Survey vertreten im Mittel Unternehmen mit einem Konzernumsatz von 2,5 Milliarden Euro und bis zu 10.000 Mitarbeitern weltweit, während in der Steuerabteilung selbst sechs bis zehn Steuerspezialisten tätig sind (Medianangaben).

Dass der Innovationsprozess im Bereich der Umsatz- und Lohnsteuer am weitesten fortgeschritten ist, geht Hand in Hand mit dem Verständnis, dass Innovationen vor allem dafür da sind, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Aktuelle Stellenprofile in diesem Bereich kommen ohne ein tiefgreifendes Prozessverständnis nicht mehr aus.

Verantwortlichkeit für Innovation in der Steuerabteilung findet man entweder auf den Schultern des Leiters der Steuerabteilung oder gleich verteilt über alle Mitarbeiter. Einzelne Arbeitsgruppen oder Innovationsexperten sind – zu Unrecht – klar in der Minderheit.

Im Schnitt erfolgreicher scheinen diejenigen Steuerabteilungen zu sein, bei denen die Impulse (auch) von den Mitarbeitern ausgehen. Wo dagegen „nur“ der Leiter der Steuerabteilung für Innovationen zuständig ist, gibt es offenbar noch Verbesserungspotenziale und der Fortschritt der Digitalisierung in den abgefragten Steuerarten ist noch nicht so weit wie bei denjenigen, bei denen Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Das spricht dafür, Verbesserungen als Auftrag an die gesamte Abteilung zu verstehen. Wie bei allen Veränderungen gilt es auch für die Innovation der Steuerabteilung, aus den „Betroffenen“ „Beteiligte“ zu machen und mitunter den Buy-in der Mitarbeiter sicherzustellen.

Beschäftigt sich eine Steuerabteilung mit Innovationen, geht es ihr vor allem um eine Verbesserung der vorhandenen Arbeitsabläufe. Unsere Befragten sehen als wichtigste Ziele eine Entlastung der Mitarbeiter (Ressourcenmangel) und ein effektiveres Risikomanagement. Eine untergeordnete Rolle wird dagegen in der Transformation zum Data Center gesehen, obwohl hier ein wesentlicher Werttreiber für die Steuerabteilung und das Gesamtunternehmen schlummert.

Nur 16 Prozent

Im Rahmen der EY-Umfrage gab nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten an, dass ihr Unternehmen eine Migration zu SAP S/4HANA plant. 

Jedoch ist offenbar nur bei 16 Prozent dieser Unternehmen die Steuerabteilung aktiv in die Migration einbezogen. Teilweise vernehmen wir sogar, dass Steuerabteilungen gar nichts von dem Migrationsprojekt im Unternehmen wissen. Es bedarf noch viel Aufklärungsarbeit im Unternehmen, um die Steuerabteilung als Mehrwerttreiber zu begreifen und sie in die ihr zustehende Position zu bringen. 

Dabei fühlen sich nur knapp 30 Prozent der Herausforderung, die steuerlichen Chancen und Risiken der SAP-S/4HANA-Migration für die Steuerabteilung abzusehen oder abbilden zu können, weitgehend gewachsen – ein Auftrag an Berater und Steuerabteilung gleichermaßen, diesen Zustand schleunigst zu ändern.

Wolke oder Keller?

Angesichts der immensen Datenfülle stellt sich für jedes Unternehmen die Frage nach günstigem Speicherplatz. Die Cloud bietet viele Vorteile wie höhere Flexibilität, Effizienz, Produktivität und Skalierbarkeit sowie geringere Kosten. Sind die Daten erst einmal in der Cloud, können weitere Technologien auf einfache Weise direkt angebunden werden. Bei welcher Steuerart sind die Prozesse schon am weitesten fortgeschritten? Welche Technologien finden Anwendung?

Die Nutzung der Cloud ist allerdings eine Vertrauensfrage. Im Survey erklärten 37 Prozent unserer Befragten für Daten ausschließlich eigene Server zu nutzen. 26 Prozent greifen auf EU-Cloud-Lösungen zurück und 21 Prozent speichern nur in einer in Deutschland befindlichen Cloud.

Automatisierung, Transformation und künstliche Intelligenz – was vor wenigen Jahren noch Schlagworte waren, ist mittlerweile fest auf der Agenda der Steuerabteilungen. Die Frage ist, welche Technologie ihren Versprechungen gerecht wird. In welche wird bereits substanziell investiert? Welche Steuerarten stehen im Fokus und wie wird Innovation in den Steuerabteilungen umgesetzt?

Vorreiter der Digitalisierung sind transaktionale Steuern wie Umsatz- und Lohnsteuer. Allerdings sind die meisten Steuerabteilungen nach eigener Ansicht auch hier noch lange nicht am Ziel angekommen.

Die goldene Frage „Welche Technologie wird ihrem Hype gerecht?“ ist aus Sicht der Steuerabteilung schwer zu beantworten. Mit Data Lakes und Machine Reasoning kann weniger als die Hälfte unserer Befragten etwas Konkretes anfangen. Am weitesten verbreitet unter den Befragten scheint Robotic Process Automation zu sein. RPA arbeitet stark regelbasiert und bietet sich daher für repetitive Aufgaben im Steuerbereich an. Diese Technologie ist insofern die erste Station auf dem Weg zur intelligenten Automatisierung. 

Positiv besetzt ist auch Machine Learning, das Muster und Gesetzmäßigkeiten in Datensätzen erkennen und daraus Lösungsvorschläge entwickeln kann. In Kombination mit Machine Learning erklimmt RPA die nächste Stufe: Die RPA-Lösungen werden lernfähig.

Eingeführt und wenig nützlich?

Nur rund zwei Drittel der Umfrageteilnehmer haben ein steuerliches Kontrollsystem implementiert. Dabei gleichen sich die Ergebnisse über die gesamte Grundgesamtheit der Befragten hinweg und es sind keine Unterschiede zwischen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von über 500 Millionen Euro und denjenigen festzustellen, die weniger Umsatz angegeben hatten. Dass weiterhin also rund ein Drittel ohne ein solches System die steuerlichen Prozesse durchführt, ist kein gutes Ergebnis. 

Anscheinend wurden aber auch bei denjenigen, die ein solches System implementiert haben, Prozesse nur bei rund einem Drittel gut aufgesetzt, sodass der Nutzen für die Steuerabteilungen geringer ist, als er sein sollte. Anders lässt sich die mittelmäßige bis völlige Unzufriedenheit mit dem System mit den uns vorliegenden Daten nicht erklären. Hier wäre es höchste Zeit, das Gesamtsystem zu überprüfen. Wichtig dabei ist die Berücksichtigung von Informationen zu denjenigen Unternehmen, die mit ihrem Tax CMS überdurchschnittlich zufrieden sind, und die Überlegung, was diese anders gemacht haben.

Personalentwicklung

Innovationen gelingen nicht auf Knopfdruck. Erst bedarfsgerechte und individuelle Schulungskonzepte geben den eigenen Mitarbeitern das Skillset an die Hand.

Die Schwierigkeiten mit der Bewertung technischer Möglichkeiten und mit der Anwendung moderner Entwicklungsmethoden korreliert mit noch fehlenden Schulungen in diesen Bereichen. Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass sich ihre Weiterbildungsmaßnahmen bisher nicht auf die angesprochenen Technologien und Designmethoden erstrecken.

Aber wie etablieren Steuerabteilungen bisher ihre Innovationsprozesse? Woher kommen die Ideen? Die größte Gruppe mit knapp der Hälfte aller Befragten gab an, dass Innovationen durch Ideen der Mitarbeiter entstehen. Hier wiegen fehlende Weiterbildungsangebote umso schwerer.

Hinzu kommt, dass es oft keine Anreize für innovative Ideen gibt und Innovationen als Nebenprodukt der täglichen Arbeit erreicht werden sollen.

Innovationen im Steuerbereich laufen quasi nebenher. Das ist insofern interessant, als es dem Versuch gleicht, eine unter Hochdruck laufende Maschine im Betriebsmodus umzubauen. In Bezug auf die Implementierung neuer Technologien muss die Steuerabteilung kein First Mover sein, aber der Anspruch einer modernen Steuerabteilung sollte sein, zu den Early Adopters zu gehören. Das gilt umso mehr, weil der Fiskus in aller Welt digital aufrüstet. Zum Vergleich: Der Bund plant in diesem Jahr für das Projekt KONSENS zur Digitalisierung der Finanzverwaltung in Deutschland ein IT-Budget in Höhe von 189 Millionen Euro ein. Dieses Budget wird jährlich aufgestockt.

Co-Autor: Nico Schönberg