Datenschutzerklärung – „Yello“ Recruiting Portal

1. Vorbemerkungen

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die von EY im Zusammenhang mit dem Software-Tool Yello (nachfolgend auch:  „Tool“) angewendeten Verfahren in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre aller Personen, deren personenbezogene Daten in dem Tool verarbeitet und gespeichert werden. Diese Datenschutzerklärung sollte zusammen mit der ey.com Datenschutzerklärung gelesen werden. Im Falle eines Widerspruchs mit der ey.com Datenschutzerklärung sind die Bedingungen der vorliegenden Datenschutzerklärung maßgeblich. Bitte lies diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch. 

2. Wer verwaltet das Tool?

„EY” bezieht sich auf ein oder mehrere Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited („EYG”), von denen jedes eine eigene juristische Person ist und die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung festlegen kann (d. h., es fungiert als Datenverantwortlicher). Das Unternehmen, das durch die Bereitstellung dieses Tools, in dem deine personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden, als Datenverantwortlicher fungiert, ist das EY-Unternehmen, das die Stelle ausschreibt, auf die du dich bewirbst, oder das EY-Unternehmen, bei dem du eine anderweitige Tätigkeit ausübst.

Eine Liste der lokalen EY-Mitgliedsunternehmen und ihrer verbundenen Unternehmen ist in der ey.com Datenschutzerklärung abrufbar. Die personenbezogenen Daten in dem Tool gibt der zuvor genannte Datenverantwortliche an ein oder mehrere Mitgliedsunternehmen von EYG weiter (siehe hierzu Abschnitt 6 „Wer hat Zugriff auf deine personenbezogenen Daten?“ weiter unten).

Das Tool wird auf Servern von Amazon Web Services in Irland und Deutschland gehostet.

3. Wie werden die personenbezogenen Daten im Tool verarbeitet?

Das Tool unterstützt EY bei seinen Recruitingaktivitäten und hat zwei Funktionen: es (i) dient als Recruiting-Tool, über das Bewerbungen eingereicht werden können, und (ii) stellt einen Bewerber:innen-Pool für die Besetzung offener Stellen zur Verfügung.

Wenn du ein(e) Kandidat:in oder Bewerber:in bist oder in einer anderen Funktion das Tool nutzt, werden deine personenbezogenen Daten, die im Tool verarbeitet werden, für einen oder mehrere der folgenden Zwecke verwendet:

• Erstellung eines Kontos
• Anmeldung bei Yello
• Versendung von Einladungen zu und Koordination von Campus Events
• Einreichung von Bewerbungen
• Durchführung von Online-Vorstellungsgesprächen
• Bearbeitung, Beurteilung und Verwaltung von Bewerbungen
• Kommunikation mit Kandidat:innen und Kontaktpflege (z. B. Marketing-E-Mails an Kandidat:innen/Bewerber:innen, die ihre Daten für den Bewerber:innen-Pool zur Verfügung gestellt haben)
• Stellenangebote
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen und
• Vornahme von Aktualisierungen nach Vorstellungsgesprächen.

Wir stützen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten (je nach Phase des Recruiting-Prozesses) im Rahmen dieses Tools auf eine der folgenden Rechtsgrundlagen:

Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgt die Verarbeitung der Daten auf Grundlage eines vorvertraglichen Verhältnisses, deiner Einwilligung, von rechtlichen Verpflichtungen und/oder einem berechtigtem Interesse.

Soweit wir deine sensiblen personenbezogenen Daten verarbeiten, erfolgt dies nur zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der jeweilige Datenverantwortliche unterliegt, oder – wenn du die Angaben freiwillig gemacht hast – auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung. Wenn du uns allerdings deine personenbezogenen Daten nicht oder unvollständig übermittelst, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, einige der Verarbeitungszwecke zu erfüllen. Du hast das Recht, deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte wende dich an global.data.protection@ey.com.

Wenn du ein(e) interne(r) EY-Benutzer:in des Tools bist, werden deine personenbezogenen Daten, die im Tool verarbeitet werden, wie folgt verwendet:

• Erstellung eines Kontos
• Anmeldung bei Yello
• Anlegen von Stellenausschreibungen und Events
• Versendung von Einladungen zu und Koordination von Campus Events
• Durchführung von Online-Vorstellungsgesprächen
• Beurteilung von Bewerbungen
• Kommunikation mit Kandidat:innen und Beziehungspflege
• Auswahl der erfolgreichen Kandidat:innen für die Einstellung
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• Vornahme von Aktualisierungen nach Vorstellungsgesprächen und
• Zuweisen von Interviewer:innen für Vorstellungsgespräche.

Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist für die Zwecke der berechtigten Interessen des Datenverantwortlichen oder Dritter notwendig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern, überwiegen. Das (die) konkrete(n) berechtigte(n) Interesse(n) ist/sind:

-          Personalmanagement, einschließlich Leistungsbeurteilung und Recruiting, sowie

-          Erfolg der Recruitingaktivitäten von EY, einschließlich Akquise, Recruiting, Auswahl und Einstellung.

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten auf der Grundlage des vorgenannten berechtigten Interesses bzw. der vorgenannten berechtigten Interessen Widerspruch einzulegen. Bitte wende dich an global.data.protection@ey.com.

Wenn du ein(e) Vertreter:in einer Hochschule bist, werden deine personenbezogenen Daten, die im Tool verarbeitet werden, wie folgt verwendet:

• Erstellung eines Kontos
• Anmeldung beim Tool
• Versendung von Einladungen zu und Koordination von Campus Events und
• Auswahl von erfolgreichen Kandidat:innen zur Einstellung.

4. Welche Arten von Cookies verwenden wir?

Die Website verwendet Cookies, die vier Funktionen erfüllen; diese sind nachstehend klassifiziert:

• Erforderliche / unbedingt erforderliche Cookies, die für das Funktionieren dieser Website erforderlich sind.
• Cookies für eine einzige Sitzung (Single Session Cookies): Diese ermöglichen es der Website und den Apps, deine Aktivitäten zu verfolgen, während du von Seite zu Seite navigierst, um sicherzustellen, dass du nicht nach den gleichen Informationen gefragt wirst, die du zuvor während deines Besuchs auf der Website und in den Apps angegeben hast. Wir können solche Cookies verwenden, um das Nutzerverhalten zu analysieren, z. B. welche Seiten während der Sitzung besucht wurden, und um dein allgemeines Nutzererlebnis zu verbessern, z. B. damit wir relevantere Inhalte ermitteln und anzeigen können.
• Permanente Cookies: Diese Cookies ermöglichen es uns, Informationen wie die Anzahl der Besucher der Website und der Apps sowie die besuchten Seiten (insgesamt) zu sammeln, um das Nutzerverhalten zu analysieren. Diese Informationen werden in anonymisierter Form gesammelt und mit ähnlichen Informationen von anderen Nutzern zusammengeführt, damit wir Berichte erstellen können, um das Nutzererlebnis durch die Anzeige individuellerer und relevanterer Inhalte weiterzuentwickeln und zu optimieren.
• Drittanbieter- und Analyse-Cookies: Die Website verwendet verschiedene Software-Tools wie Google Analytics, die es uns ermöglichen, die Interaktion der Nutzer mit der Website und Apps zu untersuchen und anschließend zu verbessern. Dies kann die Verwendung von Cookies umfassen, um anonymisierte Informationen zu sammeln, unter anderem über die Anzahl der Besucher der Website und der Apps, darüber, von wo aus sie auf die Website gelangt sind, über die Seiten, die sie besuchen, und die Zeit, die sie auf der Website und in den Apps verbracht haben. Diese Informationen können dazu verwendet werden, um Statistiken zu erstellen und die Website und die Apps sowie die angebotenen Dienstleistungen zu verbessern.
• Die Datenschutzerklärung von Google findest du unter http://www.google.com/policies/privacy/.

Eine Auflistung der von Yello verwendeten Cookies findest du auf: https://cookiepedia.co.uk/cookies-and-privacy-policy.

5. Welche Art von personenbezogenen Daten wird im Tool verarbeitet?

Wenn du ein(e) Kandidat:in oder Bewerber:in bist oder in einer anderen Funktion das Tool nutzt und sofern dies durch EY nach geltendem Recht gesetzlich zulässig ist, kann das Tool folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Stammdaten von Kandidat:innen (Name, Kontaktdaten, Angaben zur Bildung, Lebenslauf/CV, Sprachkenntnisse, geografische Präferenzen, Ort, beworbene Stelle / angebotene Stelle
• Diversitätsbezogene Angaben, Foto
• Bewerber:innendaten für eine bestimmte Stellenausschreibung, Informationen aus Vorstellungsgesprächen (*einschließlich über Online-Vorstellungsgespräche/aufgezeichnete Gespräche), Beurteilungsergebnisse, Informationen über länderspezifische gesetzliche oder betriebliche Anforderungen
• ggf. sensible personenbezogene Daten gemäß Artikel 9 DSGVO
• staatliche Identifikatsdaten und ggf. Reisedokumente
• ggfs. Abfrage zu Angaben zu einschlägigen Vorstrafen.

Wir erheben deine personenbezogenen Daten auf verschiedene Art und Weise:

•          Du machst die Angaben. Einige personenbezogene Daten erhalten wir direkt von dir. Beispiele hierfür sind Informationen in deinen Nachrichten an uns und Informationen, die du in ein Web-Kontaktformular oder ein Online-Portal eingibst.

•          Wir erhalten die Angaben intern. Es ist möglich, dass wir deine personenbezogenen Daten aus anderen EY-Systemen beziehen. Ein Beispiel für Kunden sind die Daten, die in unser CRM-System aufgenommen werden. Diese Daten können aus folgenden Quellen stammen:

-          von Kandidat:innen/Bewerber:innen selbst über die Registrierung in Yello

-          von Partner:innen, Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen von EY (als Empfehlung)

-          von SuccessFactors (SF)/Employee Central

-          von SF Recruiting und

-          von EY-Tools wie CappFinity, Saville, Pymetrics und HireVue.

Wenn du ein(e) Vertreter:in einer Hochschule bist, verarbeitet das Tool folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Titel, Telefonnummer, Fachbereich der Hochschule/Universität Diese Daten werden wie folgt bereitgestellt:
• von dir selbst und
• über Webseiten der Hochschule/Universität oder über die Hochschule/Universität selbst.

6. Wer hat Zugriff auf deine personenbezogenen Daten?

Folgende Personen/Teams haben in dem Tool Zugriff auf deine personenbezogenen Daten:

• Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Auftragnehmer:innen von EY
• EY Hiring Manager:innen
• Recruiter:innen
• Recruiting Talent Shared Services und Recruiting-Koordinator:innen
• Sourcing Super User
• Globaler Systemsupport
• Global Reporting
• Yello Support-Mitarbeiter:innen (RECSOLU Inc.)
• Tata Consulting Services
• IBM IT Support Team

Wir arbeiten grundsätzlich nur mit solchen externen Dienstleistern zusammen, die ein angemessenes Maß an Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten und die die geltenden gesetzlichen Vorschriften für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Landes, in dem diese Daten ursprünglich erfasst wurden, befolgen.

Die oben beschriebenen Zugriffsrechte können die Übermittlung von personenbezogenen Daten in verschiedenen Ländern (darunter Länder außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist, umfassen (die Standorte der EY-Büros sind auf der Internetseite https://www.ey.com/de_de/locations aufgeführt). EY verarbeitet deine personenbezogenen Daten im Tool nach Maßgabe der in deinem Land geltenden Gesetze und berufsständischen Vorschriften. Die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des EY-Netzwerks unterliegt den verbindlichen internen Datenschutzvorschriften von EY.

Für im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfasste Daten oder Daten, die sich auf betroffene Personen innerhalb des EWR beziehen, schreibt EY die Anwendung eines geeigneten Verfahrens zur Datenübermittlung vor, um den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Die Übermittlung personenbezogener Daten an RECSOLU, Inc., (unter dem Namen „Yello“ tätig) sowie aus dem Tool an Tata Consulting Services  und IBM wird durch zwischen EY und diesen Dienstleistern geschlossene Vereinbarungen geregelt, die von der Europäischen Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln beinhalten.

Du kannst uns über global.data.protection@ey.com kontaktieren, wenn du zusätzliche Informationen über die Art und Weise haben möchtest, wie wir die Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR legitimieren.

7. Datenspeicherung und -aufbewahrung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die im Abschnitt „Wie werden die personenbezogenen Daten im Tool verarbeitet?“ beschriebenen Zwecke notwendig ist. Die Aufbewahrungsfristen sind von Land zu Land und je nach Rechtsgrundlage derVerarbeitung (z.B. bis zum Widerruf der Einwlligung) unterschiedlich und werden gemäß den lokalen gesetzlichen und berufsständischen Aufbewahrungspflichten festgelegt. Bewerbungsunterlagen unterliegen in Deutschland einer Speicherfrist von 6 Monaten.

Die Vorgaben für die Speicherung von personenbezogenen Daten in dem Tool sind folgende:

• Wenn du ein(e) Kandidat:in oder Bewerber:in bist oder in einer anderen Funktion das Tool nutzt, erfolgt die Aufbewahrung deiner Daten in Übereinstimmung mit der entsprechenden lokalen EY-Richtlinie zur Datenaufbewahrung. Nach Ablauf der Datenaufbewahrungsfrist werden deine personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert (in diesem Fall handelt es sich bei deinen Daten nicht mehr um personenbezogene Daten und du kannst anhand dieser anonymisierten Daten nicht mehr identifiziert werden). Solltest du Fragen zu unseren Vorgehensweisen in Bezug auf Datenspeicherung und -aufbewahrung haben, kontaktiere uns bitte über global.data.protection@ey.com.

• Wenn du ein(e) EY-Benutzer:in des Tools bist, erfolgt die Aufbewahrung deiner Daten in Übereinstimmung mit der globalen EY-Richtlinie zur Datenspeicherung und -aufbewahrung (EY Records Retention Global Policy) und den entsprechenden länderspezifischen Datenspeicherungsfristen (Country Retention Schedule (CRS)). Nach Ablauf der Datenaufbewahrungsfrist oder im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden deine personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert (in diesem Fall handelt es sich bei deinen Daten nicht mehr um personenbezogene Daten und du kannst anhand dieser anonymisierten Daten nicht mehr identifiziert werden).

8. Sicherheit

EY schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten, die im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erfasst werden. Der Zugriff auf diese Daten ist beschränkt, und es wurden Richtlinien und Verfahren implementiert, die dazu dienen, die Daten gegen Verlust, missbräuchliche Nutzung und unbefugte Offenlegung zu schützen. Nähere Informationen zu unserem Datenschutz- und Informationssicherheitskonzept findest du in unserer Broschüre „Protecting your data“.

9. Weitergabe deiner personenbezogenen Daten

EY gibt deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte (mit Ausnahme der in Abschnitt 6 oben genannten) weiter, es sei denn, du hast uns deine Erlaubnis dazu erteilt oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

10. Deine Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten

Je nach Land werden dir ggf. bestimmte Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten eingeräumt, wie z. B. folgende:

• Du hast das Recht, Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die EY von dir verarbeitet, und das Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten, die EY von dir verarbeitet
• Du kannst die Korrektur deiner personenbezogenen Daten verlangen, z. B. wenn diese unvollständig oder inkorrekt sind.
• Du kannst verlangen, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, du kannst Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen oder du kannst die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen.
• Du hast das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die du EY zur Verfügung gestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, die du für deine eigenen Zwecke wiederverwenden kannst (sogenannte Portabilität der Daten).
• Sofern du in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingewilligt hast, hast du das Recht, deine Einwilligung zu widerrufen.
• Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen (siehe Abschnitt „Beschwerden“).

Wenn du Fragen dazu hast, wie EY deine personenbezogenen Daten verarbeitet, oder zu deinen Rechten in Bezug auf deine personenbezogenen Daten, sende bitte eine E-Mail an global.data.protection@ey.com.

11. Beschwerden

Wenn du Bedenken wegen eines mutmaßlichen Verstoßes gegen das Datenschutzrecht oder ein anderes Gesetz hast, kannst du den Global Privacy Leader von EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Vereinigtes Königreich, kontaktieren, eine E-Mail an global.data.protection@ey.com senden oder dich an deine(n) reguläre(n) Ansprechpartner:in bei EY wenden. Ein Privacy Leader von EY wird dir zugeteilt, um deiner Beschwerde nachzugehen und dich über das weitere Vorgehen zu informieren.

Du hast zudem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde deines Landes einzureichen.

12. Kontaktiere uns

Solltest du weitere Fragen oder Anliegen haben, wende dich bitte an deine(n) reguläre(n) Ansprechpartner:in bei EY oder sende eine E-Mail an global.data.protection@ey.com.