Datenschutzerklärung für Veranstaltungen

Datenschutzerklärung für EY-Veranstaltungen

1. Einführung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Prozesse, die EY bei der Teilnahme an einer Veranstaltung verwendet, insbesondere hinsichtlich des Schutzes der personenbezogenen Daten der Personen, welche bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet und gespeichert werden.

2. Wer führt die Veranstaltung durch?

“EY” bezieht sich auf eine oder mehrere Mitglieder des Ernst & Young Global Limited Netzwerks (“EYG”). Jede Gesellschaft stellt für sich eine selbständige rechtliche Einheit dar, die für sich als Verantwortlicher nach ihrem eigenen Recht agieren kann.

Die Veranstaltung wird von der Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt, welche Verantwortlicher für die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist.

Die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen dieser Veranstaltung zur Verfügung stellen, können durch die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit einer oder mehreren Mitgliedern des EYG weltweit geteilt werden (siehe hierzu auch unten “Wer kann meine Daten einsehen?”).

Sollten Sie Fragen haben, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen EY Ansprechpartner.

3. Warum benötigen wir Ihre Informationen?

Ziel der Verarbeitung ist die Durchführung der Veranstaltung. 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Veranstaltung wie folgt verarbeitet und verwendet:

• Ihre Kontaktdaten zur Anmeldung an der Veranstaltung
• Sofern mit einer Übernachtung verbunden, Ihre An- und Abreisedaten, eventuelle Vorlieben und ggbfs. Zahlungsinformationen
• Sofern ein Catering besteht eventuell Daten über Unverträglichkeiten und/oder Allergien sowie Essenswahlen, soweit erforderlich  
• Eventuell Daten über Behinderungen und andere körperliche Einschränkungen, um die Teilnahme so angenehm wie möglich zu gestalten und eventuelle notwendige Maßnahmen zu organisieren.

Um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Veranstaltung zu legitimieren, vertraut EY auf die folgenden rechtmäßigen Verarbeitungsgrundlagen:

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung. Diese kann jederzeit widerrufen werden.

Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen beifügen, z. B. von Ihrem Ehegatten oder Ihrer Begleitperson, willigen Sie ein, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, das Einverständnis dieser dritten Personen gemäß des jeweils anwendbaren Rechts einzuholen.

Die Angabe persönlicher Informationen ist freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Teilnahme ggf. nicht möglich ist, wenn Sie nur unvollständige oder gar keine Informationen bereitstellen.

4. Welche Arten von personenbezogenen Daten werden während der Veranstaltung verarbeitet?  

Die zu Ihrer Einladung oder Anmeldung zu der Veranstaltung erforderlichen Daten werden unserer zentralen Datenbank für das Customer-Relationship-Management („EY CRM System“) entnommen oder aber, sofern Sie noch in keiner Kundenbeziehung zu EY stehen, von Ihnen selbst bereitgestellt.

Alle weiteren zur Durchführung der Veranstaltung ggf. erforderlichen Daten werden durch Sie selbst bereitgestellt, wenn Sie sich für die Teilnahme an der Veranstaltung entscheiden.

Für die Durchführung der Veranstaltung können insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Informationen zum Beschäftigungsverhältnis (rechtliche Gesellschaft, Stellenbezeichnung)
• Daten zur Ermöglichung der Übernachtung
• Daten für die Teilnahme an Workshops
• Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten für die Bewirtung
• Angaben zur An- und Abreise
• Veranstaltungsbilder
• Daten über Teilnahme an der Veranstaltung als solche

5. Sensible personenbezogene Daten

Sensible personenbezogene Daten können unter anderem die folgenden Informationen enthalten: Ethnische Herkunft, politische Ansichten, religiöse oder philosophische Glaubensrichtungen, Mitgliedschaften in Gewerkschaften, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Informationen zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

Um die Veranstaltung zu Ihrer Zufriedenheit durchführen zu können, fragen wir ggf. Gesundheitsdaten (bspw. Daten über Behinderungen, Daten über Allergien und Unverträglichkeiten) bei Ihnen ab. Die Angabe dieser sensiblen personenbezogenen Daten ist optional. Wir werden diese Daten nur mit Ihrem Einverständnis für die Durchführung der Veranstaltung verarbeiten.

6. Wer kann Ihre Daten einsehen?

Ihre persönlichen Daten können zur Durchführung der Veranstaltung von den folgenden Personen/Teams eingesehen werden:

• EY Mitarbeiter, die mit der Organisation und der Durchführung der Veranstaltung vertraut sind. Soweit es für den genannten Zweck erforderlich ist, findet eine Zusammenarbeit mit weiteren Gesellschaften des EY-Netzwerks statt.
• Hotel, Vortragende, Fahrdienste, Caterer und weitere Dritte, die für die Durchführung der Veranstaltung benötigt werden.
• Interne und externe IT-Dienstleister, die im Rahmen der technischen Unterstützung für die Organisation und der Durchführung der Veranstaltung herangezogen werden.

Die oben beschriebenen Zugriffsrechte kann den Transfer von personenbezogenen Daten in andere Länder beinhalten (einschließlich Länder außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (die EY Standorte können unter dem folgenden Link eingesehen werden: www.ey.com).

EY wird Ihre personenbezogenen Daten in Einklang mit den jeweils anwendbaren Gesetzen und berufsrechtlichen Regelungen der Länder verarbeiten, aus welchen Sie sich anmelden. Der Transfer von personenbezogenen Daten innerhalb des EY Netzwerks wird durch die EY Binding Corporate Rules geregelt.

Transfers von personenbezogenen Daten an Dritte, außerhalb des EY Netzwerkes, werden von EY nur unter Einhaltung der nach Art. 44 ff. DSGVO festgelegten Bedingungen durchgeführt.

7. Datenspeicherung

Die Regelungen und/oder Prozesse für die Speicherung von persönlichen Daten sind wie folgt:

• Daten werden nur im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung erhoben und nicht länger als ein Jahr gespeichert nachdem die Veranstaltung beendet ist, sofern wir nicht gesetzlich zur weiteren Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind.
• Nach dem Ablauf der Frist zur Speicherung der Daten (anhand der jeweils geltenden Regelungen und/oder Prozessen) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

8. Sicherheit

EY ist bemüht, den Schutz Ihrer persönlichen Daten sicherzustellen. Um unbefugten Zugriff zu verhindern, hat EY entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, welche die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.

Alle EY Mitarbeiter und etwaige Dritte, die EY für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beauftragt, sind verpflichtet, Ihre Daten streng vertraulich zu behandeln.

9. Kontrolle über Ihre persönlichen Daten

EY wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an diejenigen, die in Abschnitt 6 oben erwähnt sind), sofern Sie uns hierzu nicht Ihre Einwilligung geben oder wir durch Gesetz zur Weitergabe verpflichtet sind.

Sie haben einen rechtlichen Anspruch darauf zu erfragen, welche persönlichen Daten EY von Ihnen gespeichert hat.

Wenn Sie eine Bestätigung wünschen, ob oder inwieweit Ihre persönlichen Daten für die Veranstaltung verarbeitet werden, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen EY Ansprechpartner.

10. Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs

EY bietet Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten korrekt und aktuell sind. Sofern Sie eine Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs wünschen oder Ihre Einwilligung zur Erhebung oder Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widerrufen wollen, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen EY Ansprechpartner.

11. Beschwerden

Sofern Sie einen Datenschutzverstoß durch EY befürchten, können Sie den EY Datenschutz-beauftragten kontaktieren (Datenschutzbeauftragter, c/o Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Rothenbaumchaussee 78, 20148 Hamburg; per E-Mail: datenschutz@de.ey.com) oder über Ihren üblichen EY Ansprechpartner kontaktieren. Ein EY Datenschutzbeauftragter wird sich dann Ihrer Beschwerde annehmen und Ihnen Informationen darüber mitteilen, wie die Beschwerde bearbeitet wird.

Sofern Sie mit der Art der Bearbeitung Ihrer Beschwerde nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, die örtlichen Datenschutzbehörden in Ihrem Staat zu kontaktieren. Ebenfalls steht Ihnen der ordentliche Rechtsweg offen. 

12. Kontaktieren Sie uns

Sollten Sie Fragen oder Bedenken bzgl. des Inhalts dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie bitte Ihren üblichen EY Ansprechpartner.

Weitere Information zur Datenverarbeitung, die nicht der Einwilligung wie oben beschrieben unterliegen:

Aufnahmen auf der Veranstaltung

Regelmäßig werden unsere Veranstaltungen von  Fotografen oder Filmteams begleitet, die Bilder oder Videoaufnahmen („Aufnahmen“) von der Veranstaltung anfertigen. Die Anfertigung und Veröffentlichung der Veranstaltungsaufnahmen erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer bebilderten Berichterstattung, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO). Die Aufnahmen werden zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit angefertigt und auf unserer Website, unseren Social Media Kanälen (u.a. LinkedIn und Xing) oder auf der Veranstaltungswebsite veröffentlicht.

Informationen an das CRM System

Die Information über Ihre Teilnahme wird im CRM-System gespeichert. Diese Speicherung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer transparenten Führung der Veranstaltungshistorie, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).