Wiele osób odpowiedzialnych za przygotowanie comiesięcznych lub corocznych deklaracji podatkowych spotyka się z koniecznością wykonania wielogodzinnej pracy manualnej z tym związanej. Najczęściej wynika to z:
- nieczytelnych raportów z systemu księgowego, co generuje konieczność spędzenia wielu godzin na wprowadzaniu ręcznych zmian w Excelu;
- przechowywania danych będących podstawą kalkulacji wyłącznie w mailach, co oznacza konieczność ich ręcznego odszukania w przypadku kontroli;
- konieczności ręcznego korygowania JPK np. poprzez identyfikację podmiotów z błędnym numerem NIP bądź podmiotów wykreślonych z listy czynnych podatników VAT.
Czy w czasach kiedy wszechobecna technologia upraszcza nam życie w tak wielu obszarach funkcja podatkowa musi trwać przy tych archaicznych metodach?
Czy technologia jest elementem strategii podatkowej?
Wiele podmiotów w Polsce, po raz pierwszy w historii, pracuje właśnie nad przygotowaniem strategii podatkowej. Strategia podatkowa musi być opublikowana już w tym roku i musi ona zawierać między innymi opis procesów i procedur stosowanych w spółce lub grupie kapitałowej w zakresie działania funkcji podatkowej. Ważnym elementem strategii podatkowej jest opis systemów komputerowych wykorzystywanych w procesie kalkulacji podatków. Mając na uwadze powyższe, przygotowanie przedmiotowej strategii staje się pretekstem do rozpoczęcia dyskusji o tym jak nowa technologia może wspierać funkcję podatkową w codziennym działaniu przedsiębiorstwa.
Pierwsze kroki
Aby w pełni wykorzystać sprzyjające warunki, dyskusję tą warto ustrukturyzować poprzez wyróżnienie dwóch obszarów:
- kalkulacji i przygotowywania deklaracji podatkowych
- weryfikacji poprawności rozliczeń i zachowania należytej staranności
W każdym obszarze można rozważyć:
- „wariant minimum”, czyli technologię, która jest standardem w dojrzałych funkcjach podatkowych, oraz
- „wariant rozszerzony”, czyli wykorzystanie technologii do znacznego zwiększenia jakości i efektywności.
W zakresie pierwszego obszaru tj. kalkulacji i przygotowywania deklaracji podatkowych, podstawą w każdej organizacji powinny być wygodne mechanizmy pozwalające na elastyczne generowanie deklaracji podatkowych – w szczególności plików JPK.
Warto tutaj wspomnieć, że o ile w 2017 roku powszechne było ręczne „sklejanie” lub poprawianie plików JPK_VAT oraz plików JPK na żądanie, o tyle w 2021 roku standardem stają się narzędzia pozwalające na:
- automatyczne generowanie plików z wielu źródeł,
- efektywną i bezpieczną edycję,
- wygodną wysyłkę,
- archiwizację wysłanych plików oraz otrzymanych UPO.
To samo dotyczy plików JPK na żądanie, formularzy MDR, elektronicznych sprawozdań finansowych czy prowadzenia ewidencji akcyzowej.
Kilka kroków dalej
Cześć przedsiębiorców idzie krok lub nawet kilka kroków dalej wykorzystując technologię w znacznie szerszym zakresie. Coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców stają się tzw. „silniki podatkowe” pozwalające na szeroko rozumianą automatyzację kalkulacji podatków: CIT, PIT i VAT, a nawet podatku od nieruchomości. Poza znacznie szybszym procesem samej kalkulacji pozwalają one na bieżący podgląd pozycji podatkowej spółki w trakcie roku oraz unikniecie błędów manualnych. Ich kluczową zaletą jest także uodpornienie funkcji podatkowej na rotację pracowników.
Alternatywą dla silników podatkowych są modyfikacje systemów księgowych pozwalające na częściową lub całościową automatyzację rozliczeń podatkowych oraz wsparcie funkcji raportowej. Doświadczenia wskazują, że narzędzia tego typu szybko stają się niezbędne dla każdego specjalisty podatkowego pozwalając z jednej strony zautomatyzować proces i zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń, z drugiej zaś przedstawić w czytelny sposób dane mające wpływ na finanse każdej spółki.
Trudno w dzisiejszych czasach myśleć o efektywnej weryfikacji poprawności rozliczeń i dochowaniu należytej staranności bez użycia technologii. Podstawowe narzędzia w tym zakresie pozwalają m.in. na masową i automatyczną weryfikację rejestracji podatkowej kontrahentów, rejestracji ich rachunków bankowych na białej liście MF, a nawet samej merytorycznej poprawności plików JPK. Bez tego typu rozwiązań trudno wyobrazić sobie dzisiaj bieżące i bezpieczne dla przedsiębiorstwa działanie funkcji podatkowej.
Automatyzacja strategii podatkowej
Omawiając temat strategii podatkowej nie można zapomnieć także o problemach z jakimi borykają się duże organizacje np. rozproszenie danych. W tym przypadku istotnym aktywem stają się także narzędzia typu workflow usprawniające procesy podatkowe i dające pełną kontrolę nad ich przebiegiem. W takim narzędziu, każdy proces zostaje podzielony na kroki alokowane do odpowiednich osób. Do każdego kroku możliwe jest przypisanie kwestionariuszy, biblioteki dokumentów, a także osób akceptujących. Pozwala to na centralne i przejrzyste monitorowanie realizacji rozliczeń podatkowych, w nawet najbardziej skomplikowanych organizacjach. Usprawnia też pracę specjalistom podatkowym poprzez uporządkowanie i ustrukturyzowanie procesów. Coraz większą popularność zdobywają także usługi analizy danych podatkowych pozwalające na pozwalające na wykonanie rozszerzony testów poprawności kalkulacji podatkowych (np. kompletności faktur w rejestrze VAT, poprawności nadawania kodów VAT, poprawności stosowania zwolnień i obniżonych stawek podatku czy identyfikację niestandardowych transakcji).
W trakcie przygotowania strategii podatkowej powinno się wziąć pod uwagę wszystkie powyższe możliwości dotyczące automatyzacji oraz spojrzeć jak proces ten wpisuje się w proces digitalizacji przedsiębiorstwa. Dlatego też to dobry moment, żeby spojrzeć krytycznie na sposób, w jaki działa nasza funkcja podatkowa i zastanowić się czy nie brakuje w niej pewnych podstawowych elementów. Warto także zaplanować jej rozwój w perspektywie najbliższych lat. Podczas gdy organy podatkowe coraz mocniej się digitalizują podatnicy nie powinni i nie mogą pozostać z tyłu.
