Więcej czasu na sporządzenie sprawozdania finansowego

Wbrew wcześniejszym doniesieniom istnieje realna szansa na przedłużenie terminów na sporządzenie sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2020. Resort finansów poinformował, że planuje je ponownie przesunąć o trzy miesiące dla firm z sektora prywatnego i organizacji non-profit. Termin dla jednostek sektora finansów publicznych ma zostać wydłużony o miesiąc.

Trwająca od roku pandemia koronawirusa wpływa negatywnie na życie wszystkich, w tym również przedsiębiorców. Wiosną 2020 w trakcie pierwszego lockdownu ustawodawca sięgnął po szereg rozwiązań prawnych, które miały złagodzić skutki obostrzeń, zakazów i nakazów oraz zminimalizować straty ponoszone przez firmy. Jednym z takich rozwiązań było przesunięcie różnego rodzaju terminów dla realizacji obowiązków sprawozdawczych czy informacyjnych, w tym m.in. tych dotyczących sprawozdań finansowych.

Czy Ministerstwo Finansów przedłuży termin na sporządzenie sprawozdania finansowego?

Pierwotnie kwestie związane z przesunięciem terminów określało rozporządzenie Ministra Finansów z  31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji. Większość terminów w tym m.in. na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego czy jego zatwierdzenie zostało przedłużona o trzy miesiące.

Wszystko wskazuje na to, że w ostatniej chwili Ministerstwo Finansów zdecydowało się na ich ponowne wydłużenie również w bieżącym roku. Zgodnie z ostatnim komunikatem MF, prace nad rozporządzeniem wydłużającym okres raportowania są na ukończeniu.

Z informacji publikowanych na strona internetowych resortu wynika, że wychodząc naprzeciw postulatom przedsiębiorców oraz księgowych, a także biorąc pod uwagę trudną i dynamiczną sytuację związaną z rozwojem pandemii w Polsce podjęto decyzję o przedłużeniu terminów na sporządzenie sprawozdań finansowych.

Termin dla firm z sektora prywatnego oraz organizacji non-profit ma zostać przedłużony o kolejne trzy miesiące, a jednostek sektora finansów publicznych o miesiąc.

Czasu będzie zatem więcej, ale prac nad sprawozdaniem finansowym za 2020 r. nie należy zostawiać na ostatnią chwilę. Obecna sytuacja pandemiczna i znaczący wzrost zachorowań może poważnie skomplikować proces przygotowania niezbędnej dokumentacji.

Jak sprawnie przygotować sprawozdanie finansowe?

Obecnie wiele firm pracuje w trybie zdalnym co może utrudniać wymianę informacji oraz dokumentów niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego między osobami zaangażowanymi w ten proces. Pandemia i związane z nią rygory mogą również powodować wydłużenie czasu potrzebnego do jego przygotowania. Wymaga to bowiem danych oraz dokumentacji z różnych komórek organizacyjnych firmy.

Nie można zapomnieć także o kwestiach technicznych. Przede wszystkim o konieczności przedstawienia sprawozdania finansowego w odpowiednim układzie i formacie danych (xml). Wymaga to przygotowania odpowiedniego zaplecza informatycznego. Jest to szczególnie istotne, ze względu na fakt, iż nie wszystkie podmioty mogą korzystać z aplikacji udostępnionej przez resort finansów.

Co również istotne, nie każdy system finansowo-księgowy wspiera proces przygotowania e-sprawozdania. Dlatego przedsiębiorcy muszą szukać alternatywnych rozwiązań pozwalających na wygenerowanie wymaganych informacji. 

Bardzo istotną kwestią, o której należy pamiętać przy przygotowaniach do sporządzenia sprawozdania finansowego jest podpis. Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a w przypadku zarządu wszystkich jego członków.

Podsumowanie

Wszystko wskazuje na to, że termin na sporządzenie sprawozdania finansowego dla przedsiębiorców zostanie przesunięty o trzy miesiące. Niemniej w dobie rosnącego zagrożenia koronawirusem, zwiększonej liczby zachorować i związanej z tym pracy zdalnej w większości firm warto dobrze przygotować się do wypełnienia tego obowiązku. Zwłaszcza, że wiąże się on z koniecznością przygotowania dokumentu w odpowiednim formacie elektronicznym oraz zatwierdzenia go e-podpisem.

W sprawnym przeprowadzeniu tego procesu pomóc mogą specjalne narzędzia informatyczne takie jak np. oferowany przez EY okEY Generator eSF. Pozwala ono nie tylko oszczędzić czas i usprawnić całą procedurę związaną z obiegiem dokumentów niezbędnych do przygotowania sprawozdania. Przede wszystkim minimalizuje praktycznie do zera ryzyko popełnienia błędów na poszczególnych etapach prac, w tym zwłaszcza podczas jego sporządzania czy zatwierdzania. Daje to gwarancję, że przedmiotowy dokument będzie poprawnie sporządzony w momencie wysyłania całego pliku do resortu finansów.