Ein Novum der Richtlinie im Vergleich zu bisher bekannten Vorschriften ist der priorisierte Schutz von Whistleblower:innen vor Repressalien, das heißt vor negativen Konsequenzen einer Meldung.
Die Kernpunkte der Whistleblower-Richtlinie
1. Wer ist betroffen und ab wann sind die neuen Regelungen anzuwenden?
- Die Richtlinie verpflichtet den österreichischen Gesetzgeber, bis 17. Dezember 2021 ein Gesetz zu erlassen, das allen Richtlinienvorgaben entspricht.
- Das neue Gesetz wird alle privatwirtschaftlichen Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten sowie juristische Personen des öffentlichen Sektors verpflichten, funktionsfähige interne Meldekanäle einzurichten und eingehende Meldungen angemessen zu bearbeiten. Für jene Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Beschäftigte haben, erlaubt die Richtlinie eine Nachfrist zur Umsetzung bis 17. Dezember 2023. Diese Nachfrist muss jedoch vom österreichischen Gesetzgeber nicht zwingend genutzt werden, da die Richtlinie lediglich Mindeststandards vorsieht, aber strengere Regelungen auf nationaler Ebene („Gold Plating“) nicht verbietet.
- Das heißt, alle österreichischen Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen voraussichtlich schon ab 17. Dezember 2021 über die geforderten internen Meldekanäle und Bearbeitungsmechanismen verfügen. Für Unternehmen mit einer Beschäftigtenanzahl zwischen 50 und 249 kann eine Nachfrist bis 17. Dezember 2023 eingeräumt werden. Ob dem tatsächlich so sein wird, ist jedoch noch nicht klar. Daher sollten sich alle Unternehmen ab 50 Beschäftigen fortlaufend darüber informiert halten, wie das österreichische Gesetz aussehen wird und ob es eine Nachfrist für die genannte Unternehmensgruppe vorsieht oder der allgemeine Stichtag 17. Dezember 2021 zur Anwendung kommt.
2. Ausgestaltung der internen Kanäle
Die Form des internen Meldekanals ist grundsätzlich frei wählbar, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Mögliche Formen sind etwa ein E-Mail-Postfach oder eine webbasierte Plattform, wobei wir stets zu letztgenannter Option raten, da dadurch das Vertraulichkeitsgebot der Richtlinie sicherer erfüllt werden kann. Auch wenn die Richtlinie keine Anonymität von Whistleblower:innen vorschreibt bzw. die Entscheidung darüber dem nationalen Gesetzgeber überlässt, müssen interne Meldekanäle nämlich so konzipiert werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des bzw. der Hinweisgeber:in und in der Meldung genannter Dritter gewahrt bleibt. Diese Vertraulichkeitsklausel kann zum Beispiel verletzt werden, wenn ein:e IT-Systemadministrator:in Zugriff auf ein Whistleblowing-E-Mail-Postfach hat.
Neben der Ausgestaltung des Kanals selbst definieren die neuen rechtlichen Vorgaben außerdem, wie im Fall von eingehenden Meldungen reagiert werden muss. So müssen nach Eingang einer Meldung geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden, über die der bzw. die Whistleblower:in außerdem innerhalb festgelegter Fristen informiert werden muss.
Da die Vorgaben viele Unternehmen vor eine herausfordernde Aufgabe stellen, hat der EU-Gesetzgeber ihnen die Möglichkeit eingeräumt, eine:n Dritte:n mit der Implementierung und/oder Betreuung des Meldekanals zu betrauen. Dabei nennt die Richtlinie explizit Berater:innen und Prüfer:innen als geeignete Dienstleister:innen.
Mit dem EY-Whistleblowing-Tool haben wir einen vollfunktionalen Meldekanal geschaffen, der flexibel an die Bedürfnisse und das visuelle Design eines Unternehmens anpassbar ist
3. Schutz vor Repressalien
Ein Novum der Richtlinie im Vergleich zu bisher bekannten Vorschriften ist der priorisierte Schutz von Whistleblower:innen vor Repressalien, das heißt vor negativen Konsequenzen einer Meldung. Whistleblower:innen sollen so vor arbeitsrechtlichen Folgen wie einer Suspendierung oder Kündigung sowie vor Diskriminierung, Mobbing, Versagung von Beförderungen und anderen benachteiligenden Maßnahmen, die als Reaktion auf eine Meldung gesetzt werden, geschützt werden.
4. Möglichkeit zur Meldung an eine externe Stelle
Neben den angesprochenen internen Kanälen fordert die Richtlinie außerdem die Möglichkeit für Whistleblower, Verstöße und Missstände auch auf anderem Weg, das heißt extern, zu melden. Dazu muss von staatlicher Seite eine behördliche Stelle errichtet werden, an die sich Whistleblower:innen wenden können. Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden auf das Vorhandensein dieses externen Kanals deutlich hinweisen. Wichtig ist dabei, dass Beschäftigte im Fall einer Hinweismeldung die freie Wahl haben, über den internen oder den externen Kanal zu melden. Es liegt daher im Interesse von Unternehmen, einen leicht zugänglichen internen Kanal zu schaffen, der vollumfängliches Vertrauen bei den Mitarbeitenden schafft, damit diese die interne Meldung gegenüber der externen bevorzugen. Dadurch kann die Meldung diskret bearbeitet und das Problem direkt an der Quelle behoben werden, ohne dritte Parteien zu involvieren.
Warum Unternehmen über die Mindestanforderungen hinausgehen sollten
Potenziellen Whistleblower:innen steht es frei, ob sie ihre Meldung intern im Unternehmen absetzen oder sich direkt an eine externe Stelle wenden. Eine interne Abarbeitung eines Hinweises bietet dabei für das Unternehmen signifikante Vorteile gegenüber einer möglichen externen Untersuchung des gemeldeten Vorfalls. Denn so kann die Meldung zeitnah und ohne bürokratische Erschwernisse aufgeklärt werden. Die Reputation des Unternehmens wird dabei ebenso geschützt wie das Bedürfnis von Whistleblower:innen nach einer raschen und sauberen Aufklärung. Um aber entsprechende Anreize für Beschäftigte oder andere unternehmensnahe Personen zu setzen, Meldungen intern abzugeben, müssen diese natürlich ausreichendes Vertrauen in das Unternehmen haben. Im Rahmen der EY-Umfrage zum Thema Whistleblowing haben Beschäftigte angegeben, dass unter anderem folgende Faktoren sie darin ermutigen würden, einen potenziellen Verstoß zu melden: die Sicherheit, keine negativen Konsequenzen aufgrund der Meldung zu erleiden, Anonymität, die Bearbeitung der Meldung durch eine unabhängige Person und Bekräftigung durch die Unternehmensleitung, dass Meldungen erwünscht sind.
Diese Tendenzen zeigen, dass es Whistleblower:innen einerseits auf Schutz und andererseits auf eine ernsthafte Bearbeitung der Meldung ankommt. In der Praxis sind das Einrichten und das Betreiben eines sicheren und verlässlichen Whistleblowing-Systems jedoch leichter gesagt als getan. Mit unserer EY-eigenen Whistleblowing-Systemlösung bieten wir Ihnen eine kostengünstige Möglichkeit in hoher Qualität an.
Unser Angebot – das EY-Whistleblowing-System
Das Whistleblowing-System von EY erlaubt eine übersichtliche Bearbeitung eingehender Meldungen und ermöglicht gleichzeitig die vertrauliche Behandlung von Daten, wie sie von der Richtlinie gefordert wird. Mit dem EY-Whistleblowing-Tool haben wir einen vollfunktionalen Meldekanal geschaffen, der flexibel an die Bedürfnisse und das visuelle Design eines Unternehmens anpassbar ist.
Weitere Vorteile des Systems:
- Anonymität für Whistleblower:innen, die zwar nicht von der Richtlinie gefordert ist, aber dazu bestärkt, intern statt extern zu melden
- übersichtliche Nutzung für Whistleblower:innen und Compliance Officer:innen per Desktop-Browser oder Smartphone
- fortlaufende Kommunikationsmöglichkeit mit Whistleblower:innen über zugewiesene Token-Codes für den Zweck möglicher Nachfragen und zur Erfüllung der EU-rechtlichen Informationspflichten
- automatische Dokumentation aller Prozessschritte während der Bearbeitung („Audit Trail“), die gegebenenfalls zu Beweiszwecken vorgelegt werden kann
- Verfügbarkeit in verschiedensten Sprachen für länder- und sprachenübergreifende Nutzung
Ergänzend zu unserer Systemlösung bieten wir außerdem zusätzliche Leistungen an, die auf unserer langjährigen Erfahrung mit Compliance-Management-Systemen und den dazugehörigen Whistleblowing-Kanälen basiert. Diese Zusatzleistungen bestehen einerseits aus Best-Practice-Unterlagen, die individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden können; andererseits stehen wir Ihnen gerne mit unserer Expertise beratend zur Verfügung, um eine rechtskonforme Bearbeitung von Meldungen von Ihrer Seite zu gewährleisten und auftretende Fragestellungen unkompliziert zu beantworten. Gerne informieren wir interessierte Unternehmen bei einem persönlichen Termin über unsere konkreten Leistungen.
Fazit
Die Whistleblowing-Richtlinie der EU stellt Unternehmen vor die fordernde Aufgabe, geeignete Meldekanäle einzurichten und zu betreuen. Diese Verpflichtung sollte jedoch auch als Chance genutzt werden. Potenzielle Whistleblower:innen durch eine gelebte Whistleblowing-Kultur darin zu bestärken, Meldungen abzugeben, hat nämlich nicht nur einen moralischen Wert, sondern bietet durch zeitnahe Schadensbegrenzung und Reputationsschutz auch wirtschaftliche Vorteile für Unternehmen. Mit dem EY-Whistleblowing-System und unserer Expertise stehen wir Ihnen gerne zur Seite, damit Sie diese Vorteile nutzen können.
