Smart Closing & Reporting

Transaktionale Prozesse und Prozessstandardisierung

In vielen Bereichen werden bereits Automatisierungslösungen wie RPA eingesetzt. Häufig werden allerdings nur einzelne Tätigkeiten oder (unvollständige) Teilprozesse, aber nicht ein gesamter Prozess „End to End“ betrachtet. Dies hat zur Folge, dass die Erfolge solcher Automatisierungsprojekte regelmäßig hinter den Erwartungen zurückbleiben.

In der Befragung von EY aus dem Jahr 2021¹ wurde festgestellt, dass insgesamt für keinen Teilprozess der Kernprozesse P2P und O2C der ermittelte Automatisierungsgrad über 50 Prozent liegt. Des Weiteren liegt der Einsatz „moderner“ Technologien wie Process Mining und RPA bei diesen Prozessen unter 10 Prozent. Insgesamt sehen über alle Branchen hinweg mehr als 50 Prozent der befragten Unternehmen den Automatisierungsgrad im Rechnungswesen auf einem „mittleren“ Niveau, während immer noch 31 Prozent das Niveau als „sehr niedrig“ oder „gering“ einschätzen. Dementsprechend streben mehr als 40 Prozent einen höheren Automatisierungsgrad in der Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchhaltung an.

Erhebung des aktuellen Status

Reifegradanalyse, Benchmarking und Auswirkungsanalyse: Ist-Prozess vs. Soll-Prozess

Um den Grad der Prozessreife in der Finanzfunktion zu bewerten, ist zunächst eine Reifegradbewertung erforderlich, die den „Ist-Prozess“ beurteilt.

Verschiedene Faktoren und Prozessschritte der Finanzfunktion werden bewertet, indem man ihnen einen von fünf Reifegraden (von „grundlegend“ bis „führend“) zuordnet. Daraus wird eine abschließende Bewertung abgeleitet. Im Rahmen der Reifegradbewertung werden bestimmte KPIs für das spätere Benchmarking ermittelt.

Die gewonnenen Erkenntnisse sind die Basis für ein gezieltes Benchmarking anhand der richtigen Peergroup (es können zu berücksichtigende Faktoren wie beispielsweise Länder, Unternehmensgröße, Branche usw. unterschieden werden). Allgemein bedeutet Benchmarking den Vergleich von Geschäftsprozessen und Leistungskennzahlen eines Unternehmens mit denjenigen eines anderen Unternehmens, etwa in den Bereichen Kosten, Effizienz, Durchlaufzeit und des für die Durchführung eines Prozesses notwendigen Personals. Die Vergleiche erfolgen durch Berechnung spezifischer Leistungskennzahlen wie „Kosten pro Prozess“, „Zeit zur Durchführung eines Prozesses“ oder „Mitarbeiter:innen für die Durchführung eines Prozesses“.

Easy Process Assessment (EPA) und Process Mining

Unternehmen streben nach Standardisierung und Integration im Abschlusserstellungsprozess. Easy Process Assessment (EPA) ist eine schnelle Analyse von Geschäftsprozessen zur schnellen Erkenntnis und Bewertung kritischer Prozesse und schließt die Lücke zwischen traditionellem Business Process Management und Process Mining.

Es handelt sich um eine Technologie zur Darstellung der Systemnutzung in mehreren Dimensionen und Sichtweisen, um die Prozesskonformität zu analysieren und ein einfaches Verständnis des Geschäftsprozesses zu ermöglichen. Von grundlegender Bedeutung für die Analyse sind die SAP-Standardprozesse.

Die Prozesse können auch anhand von Process Mining beleuchtet werden, was tiefgreifende Analysen und eine einfache Bewertung des Ist-Prozesses ermöglicht. Es ist eine moderne Technik, die entwickelt wurde, um IT-integrierte Prozesse zu rekonstruieren und basierend auf den generierten Daten zu bewerten.

Durch die Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben generieren Mitarbeiter Informationen darüber, wie die Kernaktivitäten ausgeführt werden. Indem sie digitale Fußabdrücke hinterlassen, werden die Kernaktivitäten eines Unternehmens in den IT-Systemen aufgezeichnet. Der Ist-Geschäftsprozess wird mithilfe von Rohdaten rekonstruiert und in einer Business-Intelligence-Lösung visualisiert. Process Mining ermöglicht es den Anwendern, Prozesse aus einer End-to-End-Perspektive zu analysieren und einzelne Prozess-KPIs darzustellen.

Was kann durch den Einsatz von Process Mining erreicht werden?

• Prozesstransparenz: Transparenz aller Prozessvarianten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, um die unterschiedlichen Varianten des Soll-Prozesses darzustellen
• Produktivität: Messung der tätigkeitsbezogenen Durchlaufzeiten zur Identifizierung möglicher Engpässe
• Kostensenkung: Aufzeigen von Kosteneinsparpotenzialen, z. B. durch Vergleich der Prozesskosten (z. B. Durchlaufzeiten, Gesamtkosten etc.) mit externen Daten
• Prozess-Compliance: Maßnahmen und KPIs in Bezug auf interne Kontrollen
• Effizienz und Geschwindigkeit: Identifizierung der schnellsten Prozesswege und Überarbeitung jedes einzelnen Prozessschritts
• Kontinuierliche Verbesserung: Monitoring und Vergleich der unterschiedlichen Prozessmodelle über die verschiedenen Zeiträume, z. B. um Risiken im Zusammenhang mit internen Kontrollen zu verringern oder um Betrugsfälle innerhalb des zugrunde liegenden Prozesses aufzudecken

Innovative Technologien für den Finanzbereich rund um den Jahres- und Konzernabschlusserstellungsprozess

45 Prozent der Teilnehmer der Umfrage von EY betrachteten den Prozess der „Vorbereitung des Reporting Package“ immer noch eher manuell als automatisiert. Bei den automatisierten Arbeitsabläufen, Berichten und KPIs überwiegt (mit mehr als 75 Prozent) nach wie vor die manuelle Vorgehensweise. Ein Konsolidierungstool wird nur von 35 Prozent der Unternehmen in sehr hohem oder hohem Maße verwendet, während in 22 Prozent aller Fälle noch eine rein manuelle Lösung (z. B. MS Excel) im Einsatz ist.[1]

Abschlusskalender – Echtzeitperspektive auf den Status des Jahres- und Konzernabschlusserstellungsprozess

Um die Vorteile der Digitalisierung in vollem Umfang zu nutzen und Kosten zu optimieren, ist es nicht nur sinnvoll, Plattformen und Lösungen in den Abschlusserstellungsprozess zu integrieren, sondern auch eine ganzheitliche Sicht auf den Prozess zu erhalten. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, den Workflow der vor- und nachgelagerten Prozesse effektiv zu orchestrieren.

Während des Abschlusserstellungsprozesses werden verschiedene Aufgaben durchgeführt und Berichte erstellt, die im Allgemeinen für die Darstellung der aktuellen Geschäftslage erforderlich sind. Abschlusskalender werden monatlich, vierteljährlich und/oder jährlich erstellt und geben den Finanzbuchhalter:innen eine bestimmte Anzahl von Tagen Zeit, um die ihnen zugewiesenen Abschlussarbeiten durchzuführen. Die Angabe von Zeitrahmen ist wichtig, da Abhängigkeiten innerhalb der Abteilung und der Arbeitsaufgaben bestehen; beispielsweise kann das Anlagevermögen nicht ohne Abschreibungslauf abgeschlossen werden und Anlagen im Bau müssen vor dem Abschreibungslauf aktiviert werden.

Um diese Aktivitäten zu strukturieren, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten zu definieren und den Fortschritt während des Abschlusserstellungsprozesses zu verfolgen, müssen der Abschlusskalender oder ähnliche Methoden zur Verfolgung des Status des Abschlusserstellungsprozesses vorhanden sein. Die Dokumentation ist wichtig, damit das Unternehmen den Abschluss so schnell wie möglich erstellen kann. Laut aktueller Umfrage von EY erfolgen diese Arbeiten hauptsächlich manuell, was zu erheblichen Verzögerungen im Prozess führt, wodurch wertvolle Zeit für wertschöpfende Aufgaben teilweise verloren geht.^[1]

Viele Unternehmen verwenden MS-Excel-Tabellen, um ihre Aktivitäten zu verfolgen und ihre Leistung manuell zu überprüfen. Da die Mitarbeiter:innen oft gleichzeitig an verschiedenen Orten an einer Datei arbeiten oder diese per E-Mail austauschen, kommt es häufig zu Konflikten oder Überschneidungen. Grundsätzlich ist dieser Ansatz fehleranfällig, außerdem fehlt die Echtzeitfähigkeit und damit die Transparenz auf Unternehmensebene. Das Management und das Rechnungswesen können den aktuellen Stand der Abschlussarbeiten nicht plattformübergreifend nachvollziehen, sodass weitere Arbeiten nur mit zeitlicher Verzögerung begonnen werden können (oder nachgeholt werden müssen) und wertvolle Zeit im Abschlusserstellungsprozess verloren geht.

Es gibt verschiedene Lösungen, um die beschriebenen Herausforderungen zu lösen und die Unternehmen bei der Orchestrierung des Abschlusserstellungsprozesses zu unterstützen. Mehrere Anbieter haben diese Herausforderungen erkannt und effektive Lösungen entwickelt. Dabei wird zwischen ERP-unabhängigen und ERP-basierten Lösungen unterschieden.

ERP-unabhängige Lösungen sind umfassende Plattformen, die von den zuständigen Mitarbeiter:innen (global) betrieben werden. In diesem Fall können die unterschiedlichen Aktivitäten für den Abschlusserstellungsprozess parallel bearbeitet werden.

ERP-basierte Lösungen werden direkt an der Schnittstelle des ERP-Systems betrieben, woraus andere Funktionalitäten resultieren. Die Anbindung an das System sorgt für einen reibungslosen und korrekten Ablauf der Aktivitäten. Es können direkte Verknüpfungen zur entsprechenden Maske im System hergestellt und direkte Automatisierungen hinterlegt werden. Dynamische Workflows werden auf Basis der Informationen aus dem Abschlusserstellungskalender erstellt und dienen dazu, den Prozess mit einem Minimum an menschlicher Unterstützung durchzuführen. Darüber hinaus werden intelligente Kontrollen hinterlegt, um die Korrektheit des Inhalts auf der Grundlage gespeicherter Geschäftsregeln vor der automatischen Weiterverarbeitung zum nächsten Schritt zu gewährleisten. Ziel ist es, umfassende Geschäftsregeln zu entwickeln und Aufgabenabläufe so zu orchestrieren, dass die Geschäftsleitung und das Rechnungswesen einen klaren und zeitnahen Überblick über den Stand des Abschlusserstellungsprozesses haben. ERP-basierte Lösungen sind jedoch auf das ERP-System beschränkt, auf das sie angewendet werden, und können nicht systemübergreifend genutzt werden. Daher hat eine Kombination aus ERP-basierten Lösungen und nicht ERP-basierten Lösungen oft den größten Nutzen für Unternehmen.

Financial Closing Solutions (FCS)

Integrierte Financial Closing Solutions (FCS) bieten eine zuverlässige Lösung zur Automatisierung von Jahres- und Konzernabschlusserstellungsprozessen. FCS sind umfassende Automatisierungsplattformen, auf denen unterschiedliche Daten aus verschiedenen Systemen verarbeitet werden können. Die Daten werden auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammengeführt, wodurch sie gebündelt werden, sodass der Benutzer nicht zwischen mehreren Systemen wechseln muss. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten zu korrelieren, z. B. die Verwendung von Nebenbüchern und Bankinformationen zur Durchführung automatisierter Abstimmungen. Die Verwendung der ERP-Hauptbuchinformationen ermöglicht beispielsweise automatisierte Abweichungsanalysen.

Dies führt in der Folge zu einer agilen Buchhaltung, in der Soft Close und Hard Close, ein maximaler Automatisierungsgrad, konsistente Prozesse und globale Sichtbarkeit kritische Faktoren für die Beteiligten darstellen.

Die cloudbasierten Lösungen (wie z. B. BlackLine) bieten die Möglichkeit, zentrale Prozesse des Rechnungswesens wie Abstimmungen, Aufgabenzuweisungen, Journalbuchungen und Analysen auf einer zentralen Plattform auch in sehr heterogenen Systemlandschaften zu verarbeiten. Diese Verarbeitung ersetzt die komplexe und fehleranfällige Arbeit in verschiedenen Tabellenkalkulationen oder Systemen auf unterschiedlichen Servern und ermöglicht es den Finanzabteilungen, eine umfassende Transparenz des Abschlusserstellungsprozesses und Vertrauen in Echtzeitdaten aufzubauen. Die unternehmensweite Unterstützung des gesamten Abschlusserstellungsprozesses ermöglicht zudem eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Audit Trail.

Insbesondere im Abschlusserstellungsprozess eignen sich etliche Arbeitsschritte für RPA-Anwendungen. Sobald RPA zum ersten Mal implementiert worden ist, ist der Bot in der Lage, wie ein Mensch zu arbeiten, wenn auch mit dem Vorteil, dass menschliche Fehler vermieden werden.

Um die Funktionalitäten der bestehenden Lösungen zu erweitern, bieten immer mehr Anbieter die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) an. Dadurch können die Systeme selbstständig lernen und auf Veränderungen reagieren. Dies führt insbesondere zu Vorteilen in der Journalbuchung und damit in der Transaktionsverarbeitung.

Reporting Package

Ziel ist es, die Verringerung der Komplexität des Rechnungswesens durch die automatisierte Erstellung von Reporting Packages zu erzielen. Reporting Packages werden von allen Tochtergesellschaften erstellt und an die Muttergesellschaft gemeldet. Sie enthalten die einzelnen Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen, weitere Anhangangaben sowie Informationen, die einen Überblick über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Tochtergesellschaften geben. Der Umfang der Dokumentation kann für jede Gruppe unterschiedlich sein.

Organisationen verlassen sich auf standardisierte Formen der Reporting Packages, um die Konsistenz zu gewährleisten, während die Gestaltung und die Art der Übermittlung von Konzern zu Konzern variieren. Der angewandte Rechnungslegungsstandard definiert den Detaillierungsgrad und die Struktur der Konzernberichterstattung. Außerdem stammen die benötigten Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Systemen, z. B. den ERP-Systemen oder Excel-Berechnungen.

KPI-Dashboard

Die intuitive Echtzeitmessung zur Unterstützung der Entscheidungsfindung ist in vielen Bereichen einer Organisation ein Standardverfahren, um den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad wichtiger Ziele oder kritischer Erfolgsfaktoren mithilfe von KPIs zu messen. Um einen zuverlässigen Entscheidungsfindungsprozess zu implementieren, sind einige Voraussetzungen erforderlich:

• Einblicke in Echtzeitdaten, um durchgängige Entscheidungen schneller, einfacher und genauer treffen zu können
• eine einzige Plattform, die alle Datenquellen verarbeiten kann, um die Datenqualität zu verbessern
• vollständige Transparenz zwischen den KPIs auf jeder Organisationsebene, um die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen zu verbessern, indem separate Analysetools, Planungstools und Tabellenkalkulationen abgeschafft werden
• Visualisierungen, die das Analysieren, Planen und Simulieren mit nur wenigen Klicks ermöglichen

Der Vorteil der Implementierung von KPIs im Rechnungswesen ist die Möglichkeit, schnell auf Abweichungen und Fehlentwicklungen reagieren zu können. Die für die Erstellung des Jahres- oder Konzernabschlusses relevanten Zielgrößen wie z. B. Zeit, Qualität und Kosten lassen sich leicht mit konkreten Kennzahlen messen. Voraussetzung dafür ist, dass die definierten KPIs schnell und aus tatsächlichen Messwerten ermittelt werden, sodass Fehler schnellstmöglich beseitigt werden können.

Eine der eingesetzten Technologien ist beispielsweise Microsoft Power BI zur Visualisierung der Daten in einem intuitiven Dashboard. Dies gewährleistet eine hohe Datenqualität für das Echtzeit-Reporting sowie die Möglichkeit, Berichte für verschiedene Zielgruppen zur Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Effizienzgewinne in Accounting und Reporting

Neue europäische Anforderungen wie ESEF haben gezeigt, dass der Informations- und Zeitaufwand für die Erstellung der externen Finanzberichterstattung gestiegen ist.

Im Folgenden werden wir verschiedene Methoden vorstellen, die zur Erzielung von Effizienzgewinnen in der Rechnungslegung dienen, wie beispielsweise die Anwendung von Hard-Close-Verfahren, Methoden zur Straffung der externen Berichterstattung und die Verwendung von Disclosure-Management-Tools zur Automatisierung von Geschäftsberichten, der Offenlegung und der ESEF-Anforderungen.

Hard-Close-Verfahren

Neben der Optimierung von Prozessen und dem Einsatz von Abschlusserstellungstools sind die frühere Durchführung von Abschlussaufgaben oder die Einbeziehung der Hard-Close-Methodik in den Abschlusserstellungsprozess weitere Möglichkeiten zur Optimierung des Jahres- und Konzernabschlusses. Die Anwendung der Hard-Close-Methodik stützt sich auf zwei Kernelemente:

• systematische Durchführung der Aufgaben zu einem früheren Zeitpunkt (Vorbereitung des Jahres- und Konzernabschlusses)
• Verwendung stabiler und valider Schätzverfahren

Insgesamt kann man unter „Hard Close“ den Abschluss der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zu einem früheren Zeitpunkt (z. B. 30. November) mit den Zahlen zum Jahresende (z. B. 31. Dezember) verstehen. Die zwischen dem tatsächlichen Abschlussdatum und dem Jahresenddatum entstehenden oder sich ändernden Zahlen werden durch Vorausberechnung ermittelt oder basieren auf einer qualifizierten Schätzung.

Streamlined Reporting

Kurz, prägnant und regelkonform – es gibt kein anderes Thema, über das sich die Ersteller von Finanzberichten fast zu hundert Prozent einig sind: Umfang, Detaillierungsgrad und Komplexität des Anhangs zum IFRS-Abschluss und des Lageberichts haben eine Dimension erreicht, die oft als „information overload“ bezeichnet wird. Darüber hinaus sind die Unternehmen angehalten, ihre Berichterstattung laufend auf der Grundlage neuer Anforderungen von Regulatoren aus der ganzen Welt anzupassen.

Mit der Anwendung der Wesentlichkeit und einer Konzentration auf die genauen Bedürfnisse der Shareholder sollten nur wesentliche und relevante Informationen offengelegt werden. Durch die Vermeidung „übermäßiger“ Informationen wird eine klare, konsistente Kommunikation mit den Finanzmärkten generiert.

Effizientes Disclosure-Management

Erhöhte Offenlegungsanforderungen, z. B. aufgrund von Änderungen der Rechnungslegungsvorschriften, technischen Neuerungen oder erhöhten externen und internen Anforderungen, führen zu höherem Arbeitsaufwand und höheren (IT-)Kosten. Die aktuellen Herausforderungen der externen und internen Berichtsanforderungen betreffen beispielsweise die von der Europäischen Kommission am 21.04.2021 veröffentlichte Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).

Die Optimierung der Berichterstattung und die Reduzierung der Offenlegungsanforderungen sind ein erster Schritt, um diesen wachsenden Anforderungen zu begegnen. Während des Jahres- und Konzernabschlusserstellungsprozesses sind intensive Arbeiten erforderlich, um die Erstellung der externen Angaben zu ermöglichen. Somit ist ein Schritt zur konsequenten Reduzierung des Aufwands für die Abschlusserstellungsprozess erforderlich.