Arbejdsgivere skal allerede nu igangsætte implementering af de nye krav til tidsregistrering, herunder dokumenter og politikker, for at være klar juli.
Den lovpligtige registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid rykker ind på danske arbejdspladser til sommer. Dette er følgen af et lovforslag, som blev endeligt vedtaget den 23. januar 2024 med ikraftræden den 1. juli 2024.
Den 23. januar 2024 blev det oprindelige lovforslag fra 8. november 2023 vedtaget i uændret form, da der ikke blev stillet ændringsforslag. Lovforslaget er en følge af den såkaldte Deutsche Bank sag fra EU-domstolen fra 2019, som pålagde samtlige medlemsstater at indføre lovgivning om pligt til for alle arbejdsgivere at registrere medarbejderes daglige arbejdstid med henblik på overholdelse af gældende hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid, pauser mv.
Der er dog blevet medtaget to meget vigtige supplerende præciseringer og supplerende svar til lovforslaget, da beskæftigelsesministeren skriftligt har bekræftiget, at 1) medarbejderne kan nøjes med at registere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid og 2) lovforslaget kræver kun registrering af medarbejdernes samlede daglige arbejdstid uden at der skal specificeres i hvilket tidsrum, at arbejdet er udført. Dette er to meget væsentlige lempelser af registreringskravene, som bl.a. betyder, at arbejdsgivere eksempelvis kan præudfylde medarbejdernes samlede daglige arbejdstid på forhånd, og medarbejderne kun skal registrere godkendelsen heraf og såfremt der er ændringer til den præudfyldte samlede daglige arbejdstid.
De nye lovkrav indebærer dog på trods af lempelserne ganske store administrative og systemtekniske opgaver for langt de fleste virksomheder, så EY anbefaler, at alle arbejdsgivere allerede går i gang nu med at implementere de nye regler.
Krav om registrering af daglig arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system
Loven kræver, at arbejdsgiverne indfører et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der gør det muligt at registrere den enkelte medarbejders daglige arbejdstid.
Herudover fremgår det af lovforslaget, at medarbejderen under hele ansættelsesforholdet skal have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, ligesom arbejdsgiveren skal sørge for at opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Præcis hvordan der skal tidsregistreres, bestemmer de nye regler ikke. Der er således ifølge bemærkningerne til lovforslaget metodefrihed for arbejdsgiverne med henblik på opfyldelse af registreringskravet – dog skal systemet leve op til kravene om at være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Det betyder, at visse tidsregistreringssystemer formentlig allerede i dag lever op til kravene, mens andre systemer skal ændres eller tilpasses.
Undtagelse for ”selvtiltrettelæggere”
Tidsregistreringskravet vil som udgangspunkt gælde alle medarbejdere.
Der er dog i lovforslaget særskilt undtaget de såkaldte ”selvtilrettelæggere” . Disse medarbejdere er undtaget fra kravet om tidsregistrering, den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer, pausereglerne samt natarbejdereglerne.
Medarbejderen er i følge lovforslaget ”selvtilrettelægger” når der er tale om:
Medarbejdere, der selv kan tilrettelægge (hele) arbejdstiden, eller medarbejdere, hvis arbejdstid på grund af særlige forhold i deres job ikke kan måles fuldstændigt eller forudbestemmes på forhånd, og
- har en ledelsesfunktion, eller
- kan træffe selvstændige beslutninger
Lovforslaget nævner som eksempler medarbejdere i det højere ledelseslag, visse akademikere, senioradvokater og andre, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet.
Der skal således en hel del til, før medarbejderen kan siges at være selvtilrettelægger.
Der skal foretages en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder – det er ikke tilstrækkeligt, at arbejdsgiverne inddeler medarbejderne i kategorier og herudfra bestemmer, at hele grupper/kategorier er selvtilrettelæggere.
Ansættelsesbeviser skal ændres
Det skal fremgå af ansættelsesbeviset eller et tillæg hertil, at medarbejderen er selvtilrettelægger, og som følge heraf er undtaget fra tidsregistreringsreglerne samt reglerne i arbejdstidslovens bestemmelser om pauser, maksimal ugentlig arbejdstid samt natarbejde. Fremgår dette ikke af ansættelsesbeviset, er medarbejderen omfattet af reglerne ligesom alle andre.
Endelig anbefaler vi, at det i samtlige ansættelsesbeviser – bortset fra selvtilrettelæggerne - indskærpes, at medarbejderne har pligt til at registrere den daglige arbejdstid i overensstemmelse med virksomhedens politik om arbejdstidsregistrering, samt at manglende overholdelse heraf kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Særligt om hviletidsreglerne og hjemmearbejde
Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at arbejdsmiljølovgivningens hviletidsregler om 11-timers daglig hvile og et ugentligt fridøgn stadig skal overholdes af arbejdsgiverne (medmindre medarbejderen er undtaget fra disse regler, se nedenfor), også selvom det ikke er et krav efter arbejdstidsloven, at der skal ske registrering af, hvornår på dagen, arbejdet er udført. Man kan således som arbejdsgiver have meget svært ved at dokumentere, at hviletidsreglerne er overholdt, hvis der ikke forelægger regisrering af de eksakte tidspunkter for udførsel af arbejdet.
Det er dog muligt at være undtaget fra hviletidsreglerne i det hele taget. Dette kan ske gennem kollektive overenskomster i et vist omfang samt særregler vedr. særlige erhverv m.v. Derudover kan følgende medarbejdere være undtaget, såfremt de opfylder en af følgende betingelser:
”Personer i overordnede stillinger, som udelukkende eller hovedsagelig udfører arbejde af ledende art og ikke er forpligtet til arbejdstidsmæssigt at følge dem, de skal lede, eller følge en forud fastlagt arbejdsturnus”
Eller:
”Personer som arbejder delvist hjemmefra og som selv kan tilrettelægge sin arbejdstid.”
Hvis der er tale om selvtilrettelæggere i arbejdstidslovens forstand, se ovenfor, så kan der ofte også være tale om, at man kan undtages hviletidsreglerne i arbejdsmiljølovgivningen. Der er dog ikke tale om helt ensartede betingelser og begreber, derfor forventes der en ensretning af arbejdsmiljølovgivningen og arbejdstidsloven.
Der skal udarbejdes en politik om arbejdstidsregistrering
Men trods metodefrihed vil der fremover blive pålagt arbejdsgiverne en betydelig administrativ byrde, da kravene om et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system i sig selv indebærer massive krav til arbejdsgiverne. Arbejdsgiverne skal således udarbejde en udførlig politik om arbejdstidsregistrering, som informerer medarbejderne klart og tydeligt, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Hvad er sanktionerne, såfremt medarbejderne ikke registrerer sin arbejdstid mv. Det skal yderligere fremgå, at arbejdsgiveren foretager overvågning og kontrol af de registrerede data for at sikre dokumentation af overholdelse af reglerne, at data er korrekte samt sikrer, at medarbejderne ikke kommer i farezonen for at overskride den maksimale ugentlige arbejdstid, pausereglerne eller reglerne om den ugentlige og daglige hviletid. Arbejdsgiverne skal således kunne dokumentere, at der iværksættes de fornødne tiltag for, at medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven.
Husk GDPR – ellers kan det blive dyrt
Endelig er det helt afgørende, at arbejdsgiverne sørger for at implementere de nye regler i organisationens GDPR-processer, fortegnelser og dokumenter mv. Medarbejderne skal forud informeres om arbejdsgiverens registrering af arbejdstiden, der skal udstedes nye privatlivsmeddelser (privacy notice) til medarbejderne om den nye registrering, GDPR-fortegnelsen (den såkaldte art. 30-fortegnelse) skal opdateres, databehandleraftaler skal opdateres eller udarbejdes, dataprivacy by design skal sikres, risikovurderinger skal udarbejdes samt arbejdsgiveren skal dokumentere, at de almindelige principper for lovlig behandling af personoplysninger er opfyldt (lovligt grundlag, dataminimering, sletteprocedurer, indsigt og tilgang til data mv.)
Sanktioner
Sanktionerne for manglende overholdelse af de nye regler er godtgørelse, bøder og påbud. Således kan medarbejderne tildeles en individuel godtgørelse, såfremt reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer ikke er overholdt. Retspraksis har indtil nu typisk udmålt denne godtgørelse til mellem 25-50.000 DKK og mere, såfremt der er særlige graverende omstændigheder. Såfremt hviletidsreglerne i arbejdsmiljøloven ikke overholdes, vil arbejdstilsynet kunne pålægge bøder og udstede påbud til arbejdsgiverne.
Endelig vil overtrædelse af GDPR-reguleringen kunne betyde bøder op til 4 % af virksomhedens globale årlige omsætning.
Endelig må det, som følge af de nye regler om registrering af den daglige arbejdstid, forventes, at medarbejdere, fagforeninger, arbejdstilsynet og andre myndigheder vil have langt lettere ved at kunne løfte bevisbyrden for, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser og hviletidsreglerne ikke er overholdt. Såfremt arbejdsgiverne ikke har overholdt reglerne om registrering af den daglige arbejdstid, tillægges det efter lovforslaget processuel skadesvirkning, hvilket må forventes at ramme arbejdsgiverne hårdt.
Arbejdsgivere skal i gang nu!
Da de nye regler træder i kraft den 1. juli 2024, er det afgørende, at arbejdsgiverne allerede nu igangsætter implementeringen af de nye krav til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid, da der som ovenfor beskrevet venter arbejdsgiverne en massiv opgave.
Hjælp til at komme på plads med hele pakken
EY kan hjælpe med at sikre, at jeres arbejdstidsregistreringssystem lever op til kravene i de nye regler samt bistå med en juridisk udarbejdelse af de nødvendige arbejdstidspolitikker, ansættelsesbeviser, information af medarbejdere, GDPR-procedurer og dokumenter m.v.
Kontakt:
Julie Gerdes, Partner, Head of Labor- and Employment Law, tlf. 2529 3403
Alia Abusinni, Senior Manager, EY Law, tlf. 6087 9460
