Cómo puede la nómina generar valor en una organización

Riesgo de trabajo híbrido

Según los resultados de la encuesta, el principal desafío para la función de nómina es evaluar las políticas híbridas, flexibles o "nuevas formas de trabajar" y su impacto en la retención de nómina multijurisdiccional. El año pasado demostró que, cuando es necesario, y con las herramientas y la tecnología adecuadas, muchos trabajos y roles pueden funcionar con éxito desde cualquier lugar. Ahora, muchas organizaciones están considerando cómo aprovechar la experiencia de la pandemia para introducir y mantener una mayor flexibilidad a largo plazo para su fuerza laboral. Un modelo de trabajo híbrido puede ofrecer esta flexibilidad combinando el trabajo en la oficina y el trabajo a distancia, a la vez que ofrece una experiencia fluida al empleado y al cliente, independientemente de la ubicación física.

Los encuestados también citan que mantenerse al día con los cambios en el cumplimiento regulatorio es su segundo desafío de cumplimiento más alto. Tal vez sorprendentemente, el 37 % de las organizaciones no tienen un plan de acción para abordar los empleados de trabajo híbridos o flexibles, que trabajan en una jurisdicción diferente.

No tener un plan formal puede ser una estrategia deliberada. Al permitir que los empleados autodeclaren su ubicación a través de herramientas de autoservicio para empleados (ESS, por sus siglas en inglés) y hojas de asistencia, las empresas evitan tener que realizar el esfuerzo considerable de rastrear y confirmar proactivamente las ubicaciones de trabajo. Pero esto también podría crear problemas y aumentar el riesgo en los próximos años, ya que es probable que el trabajo remoto esté aquí en el futuro previsible. Las organizaciones esperan que el 29 % de los empleados sigan trabajando a distancia y el 48 % en algún tipo de modelo híbrido. Curiosamente, en la EY 2021 Work Reimagined Employee Survey, el 54 % de los empleados dijo que están preparados para renunciar, si no se les da la flexibilidad que desean.

Atracción y retención de talento

La escasez de talento y mano de obra es otro factor externo que ejerce una inmensa presión sobre la nómina y recursos humanos en las organizaciones de todo el mundo. Múltiples puntos de datos durante el año pasado muestran que los empleadores a nivel global se enfrentan a la mayor escasez de talento en años, lo que lleva a lo que muchos llaman "La gran renuncia". Esto genera desafíos para la función de nómina y tiene implicaciones significativas para una estrategia de recursos humanos más amplia, incluyendo:

Piscina de talentos

Identificación y reclutamiento de talento para la función de nómina. Es común que los empleados de la función de nómina estén en estos roles durante varios años. Las salidas se llevan con ellas un conocimiento institucional significativo y son más difíciles de reemplazar.

Escasez de mano de obra

Muchos mercados y sectores globales continúan lidiando con los efectos de la aguda escasez de talento. Esto también se aplica a la función de nómina. Las organizaciones deberían considerar agregar la función de nómina a las oportunidades de rotación para hacer crecer una fuente interna de talento.

Capacitación

Sobre la base de la colocación estratégica de la nómina dentro de la organización (es decir, informes a las funciones de recursos humanos o finanzas), es importante desarrollar programas de perfeccionamiento y recualificación que den soporte a una transición fluida para que los empleados pasen a la nómina de otras funciones.

La gran renuncia

Este cambio global de talento ejerce una enorme presión sobre la nómina para procesar un mayor volumen de transacciones entre despidos y nuevas contrataciones. Si la nómina ya tiene escasez de personal, este mayor volumen puede afectar negativamente a la nómina. Además, las consecuencias de los cambios de talento se sienten dentro de la propia función de nómina.

La atracción y retención de talento siempre ha sido un problema para la nómina, pero ahora se siente de manera más aguda, con la pandemia y otras tendencias del mercado laboral que crean mayores desafíos para que las organizaciones puedan asegurar el talento que necesitan. Nuestra encuesta muestra que la prioridad número uno de recursos humanos para el próximo año es la atracción y retención de talento.

¿Por dónde empezamos?

¿Cómo pueden las funciones de nómina y recursos humanos construir una estrategia que limite el riesgo y aumente el cumplimiento mientras atrae el talento adecuado para sus objetivos estratégicos?

• Comprender la huella, el panorama tecnológico y el riesgo de su operación de nómina existente.
• Crear una estrategia integral de nómina en torno a los objetivos estratégicos a largo plazo de su organización, que considere políticas de trabajo remotas o híbridas y limite el riesgo corporativo.
• Asociarse con recursos humanos para crear programas que se centren en la mejora de las habilidades y la recapacitación de su fuerza laboral existente y construir flexibilidad para aumentar la atracción y la retención.
• Considerar inversiones adicionales en tecnología de nómina para optimizar la nómina, el seguimiento de las ubicaciones de trabajo de los empleados, las interfaces mejoradas y el panel de control de nómina, como el EY Payroll Intelligence Center para monitorear el desempeño y el cumplimiento de la nómina.

Este año, los datos de fuentes deficientes y mantenerse al día con los desafíos de cumplimiento regulatorio se clasifican como los dos principales desafíos a los que se enfrentan las funciones de nómina a nivel global. Por lo general, ambos desafíos se deben a sistemas dispares que no hablan adecuadamente entre sí, o debido a matices en los procesos globales.

Datos de origen deficiente

La dificultad de los datos downstream deficientes es particularmente aguda si las funciones de nómina y recursos humanos no están bien conectadas, lo que destaca la necesidad de una mejor alineación entre nómina y de donde se obtienen sus datos. Ahora, más que nunca, las organizaciones necesitan la capacidad de acceder a los datos de nómina de manera eficiente y precisa a medida que los equipos siguen trabajando a distancia o en modelos de trabajo híbridos.

Los datos de origen deficiente son un desafío continuo y reconocido para la función de nómina. Entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para mitigar su riesgo y aumentar la calidad de sus datos?

• Asociarse con la función de recursos humanos para rediseñar un proceso de responsabilidad de datos para garantizar que se reduzca el impacto de los datos incorrectos. Definir quién es el propietario de los datos y asignar la responsabilidad de resolver errores o lagunas en los datos.
• Utilizar la tecnología actual para realizar un seguimiento, resolver y procesar los datos y los problemas de cumplimiento que se derivan de la nómina.
• Determinar la estrategia de comunicación con los empleados afectados por errores de nómina. ¿Cuáles son las consecuencias de los empleados? ¿Cómo se resolvió el problema? ¿Y cómo ayudará la organización al empleado a responder al error?
• Requerir un informe adecuado de la ubicación del trabajo. COVID-19 ha obligado a los empleados a trabajar lejos de su ubicación de trabajo habitual y las organizaciones no siempre saben dónde se encuentran sus empleados. Si las organizaciones requieren informes de ubicación adecuados, esto reducirá el riesgo.
• Asegurarse de que los empleados entiendan la planilla de tiempo de la organización y los procesos de informes para informar correctamente su propia información. Si los datos no se informan correctamente, es posible que la organización no cumpla con los requisitos. La responsabilidad está en que el empleado autorreporte los datos con precisión.

Cumplimiento y cambios regulatorios

El segundo desafío para los profesionales de la nómina es mantenerse al día con los cambios en el cumplimiento y la normativa. A medida que aumenta el número de jurisdicciones donde una organización procesa la nómina, también aumenta el volumen de desafíos de cumplimiento. ¿Qué pueden hacer los profesionales de nómina para desarrollar una estrategia global y reducir el riesgo?

• Construir relaciones con su proveedor de nómina, o asesores, como EY, para ayudar a rastrear los cambios legislativos que influyen en la función de nómina.
  
• Aprovechar la tecnología, como la IA o la robótica, para realizar un seguimiento de la ubicación de trabajo de sus empleados.
• Crear un proceso que sea colaborativo y funcione junto con los equipos de nómina, recursos humanos y finanzas para mejorar el flujo de datos.
• Comprender los cambios en el cumplimiento y cómo se ven afectados por políticas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés).
• Reducir la rotación, reclutar nuevos talentos e incentivar a los profesionales de la nómina. Como se vio en el Capítulo 1, mejorar la atracción y retención de talento será un desafío para los profesionales de recursos humanos en el futuro previsible.

¿Por dónde empezamos?

¿Cómo puede la función de nómina abordar los desafíos de datos y cumplimiento?

• Crear un plan para el abastecimiento y el intercambio de datos dentro de sus funciones de nómina, recursos humanos y finanzas. Considerar qué mejoras a corto y largo plazo se pueden hacer para aumentar la precisión de la nómina.
• Alinear los objetivos de nómina con la estrategia de recursos humanos y de la organización más amplia para lograr el máximo impacto.
• Acceder a cuál es el modelo óptimo de prestación de servicios para que su organización entregue la nómina (incluidos, por ejemplo, tercerización, contratación interna, contratación conjunta, servicios compartidos, etc. o cualquier combinación de estas opciones de modelo de prestación de servicios).
• Implementar paneles de control intuitivos para monitorear análisis de nómina, resultados, métricas y tendencias.

¿Cuál es la combinación correcta de capacidad de procesamiento interno, experiencia externa, el número óptimo de proveedores y qué modelo es el mejor para cada país o región? Estas decisiones dependen de varios factores, incluida la capacidad de servicio compartido existente, el tamaño de la población de empleados del país, el presupuesto, la efectividad del modelo de gobernanza del proveedor, la expansión global y el alcance global de la organización.

La mayoría de los encuestados nos dicen que están utilizando centros de servicios compartidos para entregar aspectos de la nómina a su fuerza laboral. De hecho, el 69 % de las organizaciones dicen que utilizan servicios compartidos de alguna forma tanto para la entrega de recursos humanos como de nómina en 2021, lo que representa un aumento del 57 % en 2019.

¿Cuánto debemos subcontratar o co-contratar?

Un número cada vez mayor de organizaciones están subcontratando hasta cierto punto, pero hay desafíos claros con ello, incluyendo la gestión de múltiples proveedores, la gobernanza de los proveedores y los tiempos de respuesta de los proveedores cuando ocurren problemas. De acuerdo con nuestra investigación, el 64 % de los encuestados principalmente co-contratan o subcontratan principalmente las operaciones de nómina. Desde 2019, ha habido una disminución de 9 puntos porcentuales en los encuestados que eligen principalmente prestar servicio a sus operaciones de nómina internamente.

El deseo de subcontratar ilustra los desafíos que enfrentan las organizaciones a la hora de entregar la nómina internamente. Esto se ilustra aún más por el hecho de que solo el 22 % de los encuestados está de acuerdo en que traer de vuelta los servicios de nómina subcontratados anteriormente de manera interna traería beneficios significativos a su organización. Cuando se decida subcontratar y determinar el número correcto de proveedores para su organización, tener en cuenta lo siguiente:

• El procesamiento de la nómina debe ser muy limpio (con excepciones limitadas) para garantizar un resultado de calidad. Como saben los profesionales de la nómina, los proveedores externos no limpian los datos deficientes y esto puede causar problemas con el procesamiento de la nómina.
  
• La combinación de tamaño de organización, estandarización de procesos, alcance global y la cantidad de proveedores puede afectar la forma en que procesa la nómina.
• Los procesos, como la recopilación de datos de pago variable y el autoservicio de los empleados, están clasificados como administrados internamente por más del 80 % de las organizaciones. Por otro lado, el ámbito de las presentaciones legales, el procesamiento posterior a la nómina y el procesamiento de la nómina son los procesos que más se subcontratan. Las organizaciones deben evaluar sus fortalezas y debilidades internas y determinar qué procesos son mejores para la subcontratación.

Subcontratar no siempre es fácil

Solo el 42 % de los encuestados dice que llevar a cabo negocios con su proveedor de nómina es fácil. Además, cuando se les preguntó cómo calificarían a su proveedor de nómina en múltiples áreas, muy pocos participantes de la encuesta seleccionaron "Excelente" en cualquier área; los porcentajes que seleccionaron "Regular" o "Deficiente" a menudo superaron a los que seleccionaron "Excelente" o "Muy bueno". Si su organización está en el 58 % que tiene desafíos con la subcontratación, hay soluciones que puede aplicar ahora mismo para mejorar su situación.

Si bien en algunos casos puede tener sentido cambiar el panorama de los proveedores de una organización, existen oportunidades para evaluar los sistemas actuales y los socios para mejorar las operaciones. Las iniciativas que son muy beneficiosas incluyen evaluaciones de tecnologías para determinar la funcionalidad que no se ha configurado correctamente o dónde se pueden agregar módulos adicionales. Las empresas pueden establecer o mejorar el rigor de los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) con los proveedores de nómina; actualizar los procesos que incluyen redundancias de pasos y eliminar roles y responsabilidades; e identificar umbrales y controles adecuados para las aprobaciones.

¿Cuál es el número correcto de proveedores de nómina?

Muchas organizaciones preguntan a EY cuál es el número correcto de proveedores de nómina para su organización. Aunque no existe un enfoque único para todos, los datos de la encuesta nos dan un panorama excelente de lo que tiene y no tiene éxito. Una idea clave es que los encuestados han indicado constantemente, desde el inicio de la encuesta en 2013, que un proveedor no puede manejar todas sus necesidades. Aún así, las empresas creen que cierta consolidación en la cantidad de proveedores utilizados sería beneficiosa.

Existe una correlación entre el número de países en los que opera una organización y los proveedores de nómina recomendados

De la encuesta de este año, el número promedio de proveedores de nómina es cinco. Como era de esperar, las organizaciones globales más grandes con una huella global más grande usan más proveedores y existe una fuerte correlación entre la cantidad de países y la cantidad de proveedores para las operaciones de una organización.

El uso de múltiples proveedores puede crear desafíos

Nuestros datos muestran que las organizaciones que utilizan seis o más proveedores de nómina tienen más del doble de probabilidades de citar dificultades en la gestión y la generación de informes globales. Estas organizaciones también son significativamente más propensas a citar específicamente los problemas con los datos como un desafío clave.

Como se señala en nuestra sección sobre el cumplimiento y los desafíos relacionados con los datos, hay un puñado de acciones que un profesional de la nómina puede tomar para desarrollar una estrategia global y reducir el riesgo, como:

• Construir relaciones con el proveedor de subcontratación, o asesores, como EY, y mantenlos cerca.
  
• Aprovechar la tecnología, como IA o robótica para optimizar el procesamiento de nómina.
• Crear un proceso que sea colaborativo y funcione junto con nómina, recursos humanos y finanzas para mejorar la conectividad entre los datos de recursos humanos, la nómina y finanzas.
• Comprender los cambios de cumplimiento y cómo se ven afectados por políticas como GDPR. Reducir la rotación, reclutar nuevos talentos e incentivar a los profesionales de la nómina. Como se vio en el Capítulo 1, mejorar la atracción y retención de talento será un desafío para los profesionales de recursos humanos en el futuro previsible.

Con estos desafíos en mente, las organizaciones dicen que les gustaría usar menos proveedores y consolidar. En general, el 55 % cree que cierta consolidación sería beneficiosa y que a las organizaciones, en promedio, les gustaría usar cuatro proveedores dentro de dos años. Sin embargo, a pesar del deseo de consolidación, las organizaciones no creen que un proveedor sea la solución para su organización. En particular, solo el 38 % está de acuerdo en que un proveedor puede satisfacer todas sus necesidades y objetivos estratégicos.

Selección de proveedor de nómina

La satisfacción de los proveedores sigue siendo un desafío para los proveedores de subcontratación, lo que anima a las organizaciones a repensar la forma en que ven sus relaciones de subcontratación. Este enfoque empuja el deseo de alterar los modelos operativos u obtener más de sus proveedores actuales. Las organizaciones frecuentemente están cambiando de proveedor o llevando a cabo aspectos de sus operaciones de nómina internamente para mejorar la experiencia del cliente final. Los proveedores están ofreciendo soluciones más consolidadas a nivel global y fáciles de usar para mejorar la calidad del servicio e impulsar la innovación dentro del mercado.

¿Por dónde empezamos?

¿Cómo pueden las organizaciones determinar el mejor modelo operativo de nómina global, incluida la cantidad de proveedores, qué procesos subcontratar y cumplir con nuestros objetivos estratégicos? ¿Cómo se seleccionan?

• Revisar a los proveedores de nómina y la capacidad interna para determinar la combinación óptima para cumplir con sus objetivos a corto y largo plazo.
• Crear un caso de negocios para respaldar la transición a un modelo diferente. Este caso de negocios debe incluir tanto datos cuantitativos (es decir, ahorro de costos) como datos cualitativos (por ejemplo, experiencia mejorada de los empleados).
• Para abordar los desafíos nuevos y antiguos que enfrentan, las organizaciones buscan una variedad de modelos operativos de nómina diferentes y tienen que asociarse con proveedores y vendedores externos.