Política de privacidad – Sitio de contratación Yello

1.   Introducción

Este Aviso de privacidad tiene como objetivo describir las prácticas que sigue EY en relación con Yello (la "Herramienta") y respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se tratan y conservan en la Herramienta. Este aviso de privacidad debe leerse en conjunto con la Declaración de privacidad de ey.com, y, en caso de cualquier conflicto con la Declaración de privacidad de ey.com, prevalecerán los términos de esta política.  Lea atentamente este Aviso de privacidad. 

Tenga en cuenta que parte del contenido de esta política de privacidad no le es aplicable si es que solicita un puesto de trabajo en alguna de las entidades de EY en la Unión Europea que estén sujetas al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). El contenido correspondiente está marcado con un asterisco (*).

2.   ¿Quién administra la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las sociedades pertenecientes a Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad legal independiente, la cual puede determinar los propósitos y los medios para el procesamiento de datos (por ejemplo, actuar como responsable del tratamiento o en una capacidad similar). La entidad que actúa como responsable del tratamiento (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se tratarán y conservarán sus datos personales es la entidad de EY que publicó el puesto que está solicitando, o bien, la entidad de EY con la que está relacionado de cualquier otra manera.

Puede encontrar una lista de las sociedades y afiliadas locales de EY  en la Declaración de privacidad de ey.com.

El responsable del tratamiento antes mencionado comparte los datos personales de la Herramienta con una o más sociedades pertenecientes de EYG (consulte la sección 6 "¿Quién podría acceder a sus datos personales?" que figura más adelante).

La Herramienta está alojada en los servidores de Amazon Web Services en Irlanda y Fráncfort.

3. ¿Cómo procesa la Herramienta los datos personales?

La Herramienta apoya a EY en sus actividades de reclutamiento. La Herramienta tiene dos funcionalidades: (i) actuar como herramienta de reclutamiento para la presentación de aplicaciones de vacantes; y (ii) actuar como un grupo de solicitantes para puestos de trabajo.

Si es candidato o solicitante, o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, los datos personales que se procesan en la Herramienta son usados para los siguientes propósitos:

• Crear cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
• Presentar solicitudes de aplicaciones a vacantes;
• Realizar entrevistas digitales;
• Procesar, evaluar y administrar aplicaciones a vacantes;
• Gestionar el desarrollo y la comunicación de los candidatos (por ejemplo, correos electrónicos de marketing con respecto a los candidatos/solicitantes que han optado por formar parte del grupo de talentos);
• Programar entrevistas; y
• Proporcionar información después de las entrevistas.

*En el caso de los datos no sensibles, el procesamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiera la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

• Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y reclutamiento; y
• Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, el reclutamiento, la selección y la contratación.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

En el alcance de GDPR, los datos se procesan con base a una relación pre-contractual.

En la medida en la que procesemos sus datos personales sensibles, esta actividad  será realizada para cumplir con la obligación legal a la que está sujeto el controlador respectivo, o sobre la base de su consentimiento explícito. La divulgación de sus datos personas a EY es voluntaria; sin embargo, si no proporciona todos o parte de sus datos personales es posible que no se pueda cumplir con algunos de los propósitos del procesamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Por favor, envíe un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: global.data.protection@ey.com

Si es un usuario interno de EY de la Herramienta, sus datos personales son utilizados de la siguiente manera:

• Crear cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Crear requisiciones de vacantes y eventos;
• Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
• Realizar entrevistas digitales;
• Evaluar solicitudes de empleo;
• Gestionar la comunicación y el desarrollo de los candidatos; y
• Seleccionar candidatos exitosos para contratación;
• Programar entrevistas;
• Proporcionar información después de las entrevistas; e
• Identificar entrevistadores. 

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiera la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

• Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y reclutamiento; y
• Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, el reclutamiento, la selección y la contratación.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

Si es un representante del campus, sus datos personales que se trata en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• Crear cuenta;
• Iniciar sesión en la Herramienta;
• Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus; y
• Puede tratarse durante la selección de candidatos seleccionados para el reclutamiento.

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiera la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

• Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
• Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados. Por favor, envíe un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: global.data.protection@ey.com

4.   ¿Qué tipo de datos personales se procesan en la Herramienta?

Si es candidato o solicitante, o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, y si EY lo permite legalmente, según la ley aplicable, la Herramienta podría procesar las siguientes categorías de datos personales:

• Información del perfil del candidato (nombre, datos de contacto, información educativa, currículum vitae, idiomas hablados, preferencias geográficas, ubicación, trabajo solicitado / trabajo ofrecido, información sobre diversidad, fotografía);
• Información del solicitante para una vacante de empleo específica, información de la entrevista (incluso a través de entrevistas en vídeo/rabadas), información de evaluación, información relacionada con los requisitos reglamentarios u operativos específicos del país;
• *Datos personales sensibles (origen racial y étnico, datos de salud, orientación sexual);
•  Identificadores gubernamentales como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad); y
• Los datos relacionados (para el puesto relevante) con condenas penales se recopilarán, pero solo en forma de "sí" o "no". No se tratará más información sobre condenas penales.

Estos datos puede venir de las siguientes fuentes:

• Por los candidatos/aplicantes mismos vía su registro en Yello;
• Socios de EY, empleados o contratistas (como referidos);
• SuccessFactors / Employee Central;
• SF Recruiting; y
• Los datos de evaluación se obtendrán de otras herramientas de EY como CappFinity, Saville, Pymetrics y HireVue.

Si es un usuario de EY de la Herramienta, ésta trata estas categorías de datos personales:

• Datos de contacto del usuario (nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección)
• Datos de la organización (ubicación, entidad legal de EY, departamento)
• Detalles de inicio de sesión único

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

• Socios de EY, empleados o contratistas y usted mismo;
• SuccessFactors / Employee Central; y
• SF Recruiting.

Si es un representante del campus, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

• Nombre, dirección de correo electrónico, cargo, número de teléfono, facultad/departamento universitario.

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

• Usted mismo; y
• Sitios web de facultades/universidades o la propia facultad/universidad.

5.   Datos personales sensibles

De acuerdo con la definición del GDPR, los datos personales sensibles son aquellos que revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, su afiliación sindical, sus datos genéticos, sus datos biométricos, sus datos sobre salud o sobre su vida u orientación sexual.

En la medida en que EY lo permita legalmente, según la ley aplicable, la Herramienta puede procesar los siguientes datos personales sensibles:

• Origen racial y étnico;
• Datos de salud;
• Orientación sexual;
• Identificadores gubernamentales como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad; y
• Datos relacionados con condenas penales (tenga en cuenta que solo se registra un "sí" o "no" a través de la Herramienta en relación con condenas penales; no se registra más información o detalles de esas condenas).

6. ¿Quién puede acceder a sus datos personales?

Las siguientes personas o equipos pueden acceder a sus datos personales desde la Herramienta:

• Empleados, socios y contratistas de EY
• Gerentes de contratación de EY
• Reclutadores
• Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de reclutamiento
• Superusuario de abastecimiento
• Global System Support
• Global Reporting
• Candidatos/solicitantes
• Personal de soporte de Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Equipo de soporte de TI de IBM

Nuestra política es utilizar solo proveedores de servicios externos que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de datos, y que cumplan con los requisitos legales aplicables para transferir datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

Los derechos de acceso que figuran arriba podrían implicar la transferencia de datos personales entre varias jurisdicciones (incluidas las jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se detallan en https://www.ey.com/en_gl/locations). EY procesará sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la ley y los reglamentos profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las normas corporativas vinculantes de EY.

En la medida en que los datos personales se hayan vuelto anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean identificables razonablemente, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de privacidad.

Para los datos recogidos en el Espacio Económico Europeo (EEE) o que se relacionan con personas en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia apropiado según sea necesario para cumplir la ley aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a RECSOLU, Inc., DBA Yello, y de la Herramienta a TCS e IBM, están regidos por acuerdos entre EY y los proveedores de estos servicios que incluyen cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

Puede contactarse con nosotros a través del siguiente correo electrónico global.data.protection@ey.com si desea información adicional sobre la forma en la legitimamos la transferencia de sus datos personales a países fuera del EEE.

7. Retención de datos

Nuestra política es conservar los datos personales solo durante el tiempo que sean necesarios para los fines descritos en la sección "¿Cómo procesa la Herramienta los datos personales"? Los períodos de retención varían en diferentes jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención profesional y reglamentarios locales.

Para cumplir nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener información durante períodos de tiempo significativos.

A continuación, se detallan las políticas o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta:

• Si es un candidato, solicitante o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, sus datos se conservarán de acuerdo con las políticas de retención locales de registros de EY. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos). Si tiene alguna pregunta sobre nuestras prácticas de retención de datos, contáctenos a través del siguiente correo electrónico: global.data.protection@ey.com
• Si es un usuario de EY de la herramienta, sus datos se mantendrán de acuerdo con la Política de registro de EY IT, la Política global de retención de registros de EY y el Programa de retención de países (CRS) relevante. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos).

Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán.

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y la seguridad de la información que obtiene en el curso de su negocio. El acceso a dicha información es limitado y existen políticas y procedimientos diseñados para salvaguardar la información contra pérdida, uso y divulgación indebidos. Información adicional sobre nuestro enfoque hacia la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro folleto Protegiendo sus datos personales.

9. Control de sus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (salvo a terceros externos que figuran en la sección 6 más arriba), a menos que tengamos su permiso o que la ley nos exija hacerlo.  

10. Sus derechos en relación con sus datos personales

Según la jurisdicción aplicable, puede tener ciertos derechos en relación con sus datos personales, incluidos los siguientes:

• solicitar detalles de los datos personales sobre usted que EY procesa y acceder a los mismos;
• solicitar que se corrijan sus datos personales, por ejemplo, si están incompletos o son incorrectos;
• restringir u oponerse al tratamiento de datos personales o solicitar que se supriman sus datos personales;
• recibir una copia de los datos personales que ha suministrado a EY en un formato estructurado, de uso común y legible en máquina que pueda volver a utilizar para sus propios fines (“portabilidad de datos”);
• en los casos en que haya dado su consentimiento para que se procesen sus datos personales, el derecho a retirar su consentimiento;
• el derecho a reclamar ante una autoridad de protección de datos (consulte la sección “Reclamaciones”).

Si tiene alguna pregunta sobre cómo EY procesa sus datos personales o sobre sus derechos relacionados con sus datos personales, envíe un correo electrónico a la siguiente dirección global.data.protection@ey.com.

11. Reclamaciones

Si tiene alguna inquietud relacionada con una supuesta violación de la a ley de privacidad o cualquier otra regulación, puede comunicarse con la oficina del responsable jurídico de EY (General Counsel's Office) o con un responsable global de privacidad (Global Privacy Leader) de EY, sito EN 6 More London Place, Londres, SE1 2DA (Reino Unido) o a través de correo electrónico a global.data.protection@ey.com o a través de su representante habitual de EY. Un responsable de privacidad de EY se encargará de investigar su reclamación y le proporcionará información sobre cómo se manejará y resolverá.

Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su reclamación, puede tener derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede tener derecho a remitir el asunto a un tribunal de jurisdicción competente. 

Ciertas sociedades pertenecientes a EY en países fuera de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido han designado representantes en la UE y el Reino Unido, respectivamente, para que actúe en su nombre si realizan actividades de tratamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y/o el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD RU). Más información y los datos de contacto de estos representantes están disponible a continuación:

Representante de protección de datos de la UE | EY

Representante de protección de datos del Reino Unido (ey.com)

12. Contacto

Si tiene alguna duda o inquietud adicionales, comuníquese con su representante habitual de EY o bien envíe un correo electrónico a global.data.protection@ey.com.