Prohlášení o ochraně osobních údajů

Shromažďujeme a používáme rovněž osobní údaje klientů, kteří nás pověřili poskytováním odborných služeb, avšak pouze v případě, že pro to máme relevantní důvody související s těmito službami. Podrobnější informace o jednotlivých službách jsou uvedeny zde.

V souvislosti s poskytováním odborných služeb zpracováváme rovněž osobní údaje fyzických osob, které nejsou našimi přímými klienty (jedná se např. o zaměstnance, zákazníky nebo dodavatele našich klientů). Podrobnější informace jsou uvedeny v části „Osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme v souvislosti s poskytováním služeb klientům“.
Většinu osobních údajů, které shromažďujeme a používáme pro účely poskytování služeb, nám dobrovolně zpřístupňují naši klienti (případně je získáme od třetích stran na žádost našich klientů). Pokud jste tedy klientem EY, bude vám obvykle známo, jaké osobní údaje shromažďujeme a používáme. Jedná se např. o následující informace:

• Základní údaje, např. vaše jméno, název společnosti, v níž pracujete, vaše funkce a váš vztah k příslušné osobě;  
• Kontaktní informace, např. vaše poštovní adresa, e-mailová adresa a telefonní čísla;
• Finanční informace, např. platební údaje;
• Jiné vaše osobní údaje nebo osobní údaje třetích stran, které nám poskytnete pro účely našich služeb.

Vámi poskytnuté informace používáme pro následující účely:

• Pro účely služeb, které vám poskytujeme;
• Pro účely správy a řízení našeho smluvního vztahu;
• Pro účetní a daňové účely; 
• Pro marketingové účely a pro účely business development;
• Pro účely plnění našich zákonných a regulačních povinností;
• Pro účely stanovení, výkonu a ochrany zákonných práv;
• Pro dokumentační a statistické účely.

Našim klientům poskytujeme širokou škálu odborných služeb, a proto i námi zpracovávané osobní údaje jsou nejrůznějšího typu. Níže uvádíme příklady osobních údajů podle našich čtyř odborných divizí:

Kromě toho zpracováváme identifikační a podkladové informace v rámci procesu akceptace nového klienta/zakázky a v rámci finančních, administrativních a marketingových procesů, a to pro účely kontrol, jejichž předmětem je nezávislost auditu, boj proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, střet zájmů, pro účely reputačních a finančních kontrol a pro účely plnění dalších zákonných nebo regulačních požadavků.

Jedná se například o následující kontroly:

• Ověření identity: ověření jména a adresy;
• Zjištění skutečného majitele obchodní společnosti nebo jiné právnické osoby;
• Kontroly střetu zájmů, jejichž cílem je vyhnout se při poskytování služeb střetu zájmů s jiným klientem;
• Kontroly v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• Kontroly politicky exponovaných osob: jedná se o osoby s významnými funkcemi v rámci moci výkonné, v soudnictví, v centrálních bankách, na velvyslanectvích, v ozbrojených silách a státních podnicích, včetně jejich rodinných příslušníků a jiných blízkých osob;
• Kontroly negativní publicity v médiích;
• Kontroly sankcí;
• Kontroly nezávislosti.

Tyto kontroly se provádějí z právních, regulačních nebo obchodních důvodů, a to opakovaně v průběhu realizace zakázky. V jejich rámci jsme povinni zpracovávat i zvláštní kategorie osobních údajů (například ověřit, zda nejste politicky exponovanou osobou, nebo zjistit další informace dle požadavků předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti). Je důležité, abyste nám poskytli veškeré potřebné informace a dokumenty, protože to má vliv na naši schopnost poskytovat vám služby.

Právní důvody zpracování osobních údajů klientů:

Plnění smlouvy

• Plnění zákonných nebo regulačních povinností;
• Náš oprávněný zájem na tom, abychom vám poskytovali komplexní, konzistentních a kvalitní služby a zajistili bezodkladnou úhradu naší odměny a veškerých dalších nákladů a poplatků za naše služby;
• Náš oprávněný zájem na odhalení střetu zájmů či sporu vyplývajícího z právních předpisů o nezávislosti;
• Náš oprávněný zájem na ochraně EY před neúmyslným stykem s výnosy z trestné činnosti nebo před neúmyslným napomáháním při jakýchkoli jiných nezákonných či podvodných činnostech (například terorismu).

V systému řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management, CRM) vedeme kontaktní údaje bývalých, stávajících a potenciálních klientů a osob, které jsou jejich zaměstnanci nebo které s nimi spolupracují, a další kontaktní údaje týkající se např. našich alumni, konzultantů, pracovníků regulačních orgánů nebo novinářů. Systém CRM slouží EY pro podporu marketingové činnosti.  Osobám vedeným v tomto systému jsou zasílány informační zpravodaje, marketingové materiály a rovněž nabídky školení nebo pozvánky k průzkumům a dalším akcím.

V systému CRM vedeme tyto typy osobních údajů:

• Jméno, funkce, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo a číslo faxu, v některých případech též jazyk a pohlaví;
• Název zaměstnavatele nebo organizace, se kterou daná osoba spolupracuje/spolupracovala;
• Marketingové preference;
• Odpovědi na pozvánky a potvrzení účasti a aktivita na pořádaných akcích.

EY cíleně neshromažďuje žádné citlivé údaje, s výjimkou případů, kdy nám je sami v souvislosti s účastí na našich akcích poskytnete (například zvláštní požadavky na stravu, z nichž vyplývá vaše náboženské vyznání nebo alergie na potraviny).

Jestliže si již nepřejete dostávat žádné publikace EY, vaše kontaktní informace budou vedeny v seznamu zrušených odběratelů.

Právní důvody zpracování kontaktních údajů:

• Výslovný souhlas osoby, která nám poskytla kontaktní informace;
• Náš oprávněný zájem na tom, abychom mohli efektivně řídit naše vztahy s obchodními partnery a poskytovat informace o EY, našich službách a akcích, které poskytujeme.

Externím uživatelům poskytujeme přístup k různým aplikacím (jako je např. Klientský portál EY a platforma My EY). K těmto aplikacím se váží samostatná prohlášení o ochraně osobních údajů, z nichž vyplývá, proč a jakým způsobem jsou příslušné údaje shromažďovány a zpracovávány. Uživatelům doporučujeme, aby si znění konkrétních prohlášení o ochraně osobních údajů v daných aplikacích důkladně prostudovali.

EY využívá celou řadu nástrojů k zajištění bezpečnosti své IT infrastruktury, včetně prvků elektronické pošty. Příklady těchto nástrojů zahrnují:

• Systémy prověřující příchozí e-maily určené příjemcům ve společnosti EY na výskyt podezřelých příloh a adres URL s cílem zabránit útokům škodlivého softwaru;
• Nástroje detekce hrozeb koncových bodů sloužící k odhalování škodlivých útoků;
• Nástroje blokující určitý obsah nebo webové stránky.

Pokud zasíláte e-mail příjemci v EY, uvedené nástroje vaši zprávu z důvodu zajištění bezpečnosti firemní IT infrastruktury zkontrolují, což může vést k tomu, že obsah zprávy bude postoupen pověřeným pracovníkům EY, kteří nejsou zamýšlenými příjemci zprávy.

Právní důvody zpracování osobních údajů účastníků e-mailové komunikace s EY:

• Náš oprávněný zájem na ochraně IT infrastruktury společnosti před neoprávněným přístupem nebo únikem dat;
• Náš oprávněný zájem na analýze e-mailového provozu.

Ve spojitosti s volnými pracovními příležitostmi v EY shromažďujeme informace o uchazečích o zaměstnání. Shromažďované informace, způsob jejich použití a načasování jejich sběru se liší v závislosti na jednotlivých zemích. Obecně platí, že údaje, které o uchazečích o zaměstnání shromažďujeme, zahrnují životopisy, identifikační dokumenty, akademické záznamy, pracovní historii, informace o zaměstnání a reference.

Na základě uvedených osobních údajů přiřazujeme dovednosti, zkušenosti a vzdělání uchazečů ke konkrétním neobsazeným pozicím v EY. Relevantní informace jsou předávány příslušným manažerům a pracovníkům odpovědným za náborový proces, kteří rozhodnou o případném pozvání uchazeče k pohovoru. Je-li uchazeč k pohovoru (nebo ekvivalentní) fázi procesu přizván, shromažďujeme následně dodatečné informace, mimo jiné poznámky k pohovorům, výsledky hodnocení, zpětnou vazbu a podrobnosti nabídky.

V souvislosti s náborovými činnostmi, včetně zpracování přihlášek a nástupních formalit, shromažďujeme rovněž zvláštní kategorie údajů od uchazečů, u nichž nám to ukládá pracovní právo. Tyto informace jsou relevantní z hlediska budoucího pracovního prostředí dotyčných osob v EY či poskytování zaměstnaneckých výhod; s výslovným souhlasem jednotlivce shromažďujeme předmětné údaje i tehdy, je-li jejich shromažďování povoleno zákonem. Pakliže to platné právní předpisy umožňují, shromažďujeme například informace o zdravotním postižení jednotlivce, abychom mohli analyzovat různorodost naší pracovní síly. Informace o zdravotním postižení jednotlivce slouží po jeho přijetí také k zajištění vhodného pracovního prostředí. Dále ověřujeme trestní bezúhonnost určitých uchazečů, abychom vyhodnotili jejich způsobilost pracovat v EY, resp. pro klienty společnosti EY. Pro účely monitorování pracovní různorodosti žádáme uchazeče v některých zemích rovněž o specifické informace týkající se jejich rasy, etnické příslušnosti a sexuální orientace. Ačkoliv je poskytnutí takových informací zcela dobrovolné, může se stát, že pokud uchazeč informace dobrovolně neposkytne, budeme v souladu se zákonem nuceni provést vlastní posouzení příslušných kritérií.

K nástrojům a webovým stránkám určeným k náboru zaměstnanců se váží samostatná prohlášení o ochraně osobních údajů, z nichž vyplývá, proč a jakým způsobem jsou příslušné údaje shromažďovány a zpracovávány. Uživatelům těchto nástrojů a webových stránek doporučujeme, aby si příslušná znění konkrétních prohlášení o ochraně osobních údajů důkladně prostudovali.

V závislosti na zemi, v níž se o zaměstnání uchazeč hlásí, shromažďujeme osobní údaje z následujících zdrojů:

• Přímo od uchazeče o zaměstnání – např. informace uvedené při žádosti o místo přímo prostřednictvím sekce kariéra na webových stránkách EY (dodatečné informace o zpracování osobních údajů v rámci celofiremního systému řízení náborového procesu viz prohlášení o ochraně osobních údajů dostupné v daném systému);
• Od personálních agentur – např. v případě, kdy nás kontaktuje personální agentura disponující údaji o uchazeči, aby jej navrhla jako potenciálního kandidáta;
• Z veřejně dostupných internetových zdrojů – např. má-li uchazeč o zaměstnání zveřejněn svůj profesní profil on-line (mj. na webu současného zaměstnavatele nebo profesní komunity typu LinkedIn);
• Na základě doporučení – např. od bývalého zaměstnance či zaměstnavatele, případně jiného doporučujícího subjektu uvedeného uchazečem;
• Z výsledků kontrol způsobilosti uchazeče.

Právní důvody zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání:

• Výslovný souhlas uchazeče;
• Náš oprávněný zájem na upoutání zájmu, nalezení a získávání talentovaných odborníků;
• Náš oprávněný zájem na zpracování a správě žádostí o zaměstnání v EY, včetně prověřování a výběru kandidátů;
• Náš oprávněný zájem na zaměstnávání úspěšných uchazečů a ověřování relevantních informací před jejich nástupem do zaměstnání;
• Náš oprávněný zájem na správě našich kariérních webových stránek (včetně provádění statistických analýz);
• Plnění zákonných nebo regulačních povinností (při provádění kontrol ověřujících způsobilost uchazečů k práci).

Zpracováváme osobní údaje týkající se našich dodavatelů (včetně poddodavatelů a osob, které s poskytovateli služeb a smluvními dodavateli spolupracují) za účelem řízení vzájemných smluvních vztahů a přijímání služeb od dodavatelů.

Osobní údaje, které zpracováváme, se obecně omezují na kontaktní údaje (jméno, název zaměstnavatele, telefon, e-mail a ostatní kontaktní údaje) a finanční informace (ve vztahu k platbám).

Údaje o dodavatelích navíc využíváme ke kontrole, zda v souvislosti s případným využíváním jejich služeb nedochází z pohledu společnosti ke střetu zájmů či omezení auditní nezávislosti. Předtím, než nového dodavatele přijmeme, provádíme také ověření nezávislosti auditora a ostatní kontroly vyžadované právními a správními předpisy, zaměřené mimo jiné na negativní ohlas v médiích, úplatkářství a korupci či prověřování finanční trestné činnosti.

Právní důvody zpracování osobních údajů o dodavatelích:

• Plnění smlouvy;
• Plnění zákonných nebo regulačních povinností;
• Náš oprávněný zájem na správě plateb, poplatků a provizí, jakož i inkasování plateb a vymáhání pohledávek EY;
• Náš oprávněný zájem na odhalení střetu zájmů či sporu vyplývajícího z právních předpisů o nezávislosti;
• Náš oprávněný zájem na ochraně EY před neúmyslným stykem s výnosy z trestné činnosti nebo napomáháním při jakýchkoli jiných nezákonných či podvodných činnostech (například terorismu).