Informativa sul trattamento dei dati personali

16 luglio 2024

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation – “GDPR”), resa a coloro che decidono di prendere parte agli eventi organizzati nell’ambito del programma “EY: On the Road” che di terranno, rispettivamente, il 10 settembre 2024 a Monza e il 25 settembre 2024 a Napoli (di seguito, l’“Evento”). La partecipazione all’Evento prevede che siano raccolte dalla Società (come di seguito definita) informazioni che costituiscono dati personali ai sensi del GDPR.

1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
il titolare del trattamento è GLOBAL SHARED SERVICES S.R.L. con sede in Milano (MI), Via Meravigli, 14 codice fiscale e numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di Milano 09556810159 (di seguito, “GSS” o “EY”)

2. Tipologia di dati trattati
Dati Anagrafici e Dati di Contatto
L’iscrizione all’Evento prevede il trattamento da parte della Società delle informazioni quali nome, cognome, indirizzo e-mail, azienda, ruolo, job title, settore, Paese, provincia (di seguito unicamente i “Dati”). Tali dati sono necessari per consentire la partecipazione all’Evento.

3. Finalità e base giuridica del trattamento
I Dati forniti alla Società saranno utilizzati per consentire (i) al partecipante di iscriversi e prendere parte all’Evento; (ii) alla Società di inviare comunicazioni con finalità di marketing (via e-mail); (iii) alla Società di trasmettere ai Partner dell’Evento i Dati dei partecipanti. Tali Partner agiranno in qualità di titolari autonomi e, alla prima occasione utile, saranno tenuti a fornire agli interessati una propria informativa.
I Dati potranno, inoltre, essere conosciuti da dipendenti e collaboratori della Società, nonché da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alle attività della Società e/o che hanno contributi alla realizzazione dell’Evento, che tratteranno i Dati in qualità di responsabili esterni del trattamento ovvero di titolari autonomi (in questo caso, saranno tenuti a fornire una propria informativa). La base giuridica su cui si fondano i trattamenti sub i) e iii) è l’esecuzione di un obbligo contrattuale (ovvero la corretta organizzazione e gestione dell’Evento); la base giuridica su cui si fonda il trattamento sub ii) è il consenso dell’interessato.

4.Destinatari della comunicazione dei Dati
Salvo quanto previsto al paragrafo 3, i Dati non saranno comunicati a terzi, a meno che ciò non sia necessario per l’organizzazione e la gestione dell’Evento, ovvero per adempiere a richieste dell'Autorità Giudiziaria, di Pubblica Sicurezza o di un’altra Autorità Pubblica.

5.Luogo del trattamento dei Dati: non al di fuori dell’UE
Il trattamento dei Dati avrà luogo presso la sopraindicata sede della Società, ovvero presso i server dei responsabili esterni del trattamento. In ogni caso, i Dati saranno conservati presso server e/o archivi fisici siti esclusivamente all’interno dell’Unione Europea. Anche in questo caso, i Dati saranno curati da personale, debitamente nominato incaricato del trattamento, e da tecnici esterni per operazioni di gestione e manutenzione nominati responsabili esterno del trattamento. La Società non effettuerà alcun trattamento o trasferimento dei Dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea.

6. Modalità del trattamento, periodo di conservazione dei Dati e misure di sicurezza
La Società tratterà i Dati con e senza l’ausilio di strumenti elettronici, informatici o automatizzati. Specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, organizzative e tecniche sono state adottate dalla Società per prevenire la perdita dei Dati, usi illeciti o non consentiti dei medesimi e accessi non autorizzati. I Dati non saranno trattatati e conservati dalla Società per un periodo di tempo superiore a quello strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti (v. Paragrafo 3 di questa informativa): in particolare, un periodo che consenta di raccogliere, organizzare,  conservare ordinatamente e trattare i Dati al fine di realizzare l’Evento, e quindi per un periodo pari a quello prescrizionale previsto dalla legge.

7. I diritti dell’interessato. Contatti per l’esercizio dei diritti
I partecipanti all’Evento, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 12-23 del GDPR hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici). Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato dalla Società basato sul consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).
Al fine di esercitare i diritti, è sempre possibile contattare la Società ai seguenti recapiti: email - dpo.italy@it.ey.com / indirizzo: Via Meravigli, 14, Milano