Informativa globale sulla privacy - Sito di selezione del personale Yello

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di descrivere le pratiche seguite da EY in relazione a Yello (il "Tool") per quanto riguarda la privacy di tutti gli individui i cui dati personali sono trattati e archiviati nel Tool. La presente Informativa sulla privacy va letta congiuntamente all’informativa sulla privacy di ey.com, e, in caso di conflitto con l’Informativa sulla privacy di ey.com, i termini della presente Informativa sulla privacy prevarranno. Si prega di leggere attentamente la presente Informativa sulla privacy. 

Si tenga presente che alcuni contenuti della presente Informativa sulla privacy non sono applicabili se si sta candidando per una posizione presso una delle entità EY nell'UE che sono soggette al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ("GDPR"). 

2. Chi gestisce il Tool?

Per "EY" si intende una o più entità legali del network di Ernst & Young Global Limited ("EYG"), ognuna delle quali è un'entità legale separata e può determinare le finalità e i mezzi per il trattamento dei dati (ossia, agire come responsabile del trattamento dei dati o in una veste simile). L'entità legale che agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati (o in una veste analoga) fornendo questo Tool sul quale verranno elaborati e conservati i suoi dati personali è l'entità EY che ha pubblicato la posizione per la quale lei si sta candidando, o l'entità EY con la quale avete un qualsiasi tipo di relazione.

L'elenco delle entità legali associate e affiliate EY è disponibile sul sito dell’Informativa sulla privacy di ey.com. I dati personali contenuti nel Tool sono condivisi dal Titolare del trattamento dei dati di cui sopra con una o più società associate a EYG (si veda la Sezione 6 “Chi può accedere ai suoi dati personali?”).

Il Tool è ospitato sui server di Amazon Web Services in Irlanda e a Francoforte.

3. In che modo il Tool tratta i dati personali?

Il Tool supporta EY nella conduzione delle sue attività di reclutamento. Il Tool ha due funzionalità: (i) fungere da strumento di selezione del personale per la presentazione di candidature; e (ii) fungere da bacino di candidati per i ruoli lavorativi.

Se lei è un candidato o una candidata, o utilizza il Tool in un'altra veste, i suoi dati personali trattati nel Tool vengono utilizzati per uno o più dei seguenti scopi:

• Creazione account;
• Accesso a Yello;
• Invito e gestione degli eventi del campus;
• Presentazione delle domande di lavoro;
• Conduzione di colloqui in modalità digitale;
• Trattamento, valutazione e gestione delle domande di lavoro;
• Gestione della fidelizzazione e della comunicazione con i candidati (ad esempio, e-mail di marketing per i candidati che hanno scelto di entrare nel pool di talenti);
• Fare offerte di lavoro;
• Programmare i colloqui; e
• Fornire aggiornamenti dopo i colloqui.

Il trattamento dei suoi dati personali (a seconda del Paese e della fase del processo di reclutamento) nell'ambito di questo Tool si basa su uno dei seguenti motivi legali:

nell'ambito del GDPR, i dati sono trattati sulla base di un rapporto precontrattuale (base giuridica prevalente), del suo consenso, di obblighi di legge e/o di un interesse legittimo.

Nella misura in cui tratteremo i suoi dati personali cd. “sensibili”, ciò avverrà solo per adempiere a un obbligo di legge a cui è soggetto il rispettivo titolare del trattamento, o - se ha fornito volontariamente le informazioni - sulla base del suo esplicito consenso. Tuttavia, se non ci fornisce tutti o parte dei suoi dati personali, potremmo non essere in grado di soddisfare alcune delle finalità del trattamento.

Lei ha il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento. Può contattare: global.data.protection@ey.com.

Se lei è un utente del Tool interno ad EY, i suoi dati personali trattati nel Tool vengono utilizzati come segue:

• Creazione account;
• Accesso a Yello;
• Creazione di richieste di lavoro ed eventi;
• Invito e gestione degli eventi del campus;
• Conduzione di colloqui in modalità digitale;
• Valutazione delle domande di lavoro;
• Gestire la fidelizzazione e la comunicazione con i candidati;
• Selezione dei candidati idonei all'assunzione;
• Programmazione dei colloqui;
• Fornire aggiornamenti dopo i colloqui; e
• Identificazione degli intervistatori.

Il trattamento dei suoi dati personali è necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti dal Titolare del trattamento o da terzi, salvo che su tali interessi prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'Interessato che richiedono la protezione dei dati personali. Gli interessi legittimi specifici sono:

        -        gestione delle risorse umane, comprese le valutazioni delle prestazioni e la selezione del personale; e

        -        buona riuscita delle pratiche di selezione del personale di EY, tra cui sourcing, reclutamento, selezione e assunzione.

Ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi legati alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che la riguardano basato sui suddetti interessi legittimi. Può contattare: global.data.protection@ey.com.

Se è un rappresentante del campus, i suoi dati personali trattati nel Tool vengono utilizzati come segue:

• Creazione account;
• Accesso al Tool;
• Invio di inviti e gestione di eventi del campus; e
• potranno essere trattati durante la selezione dei candidati idonei all'assunzione.

4. Che tipo di dati personali vengono trattati nel Tool?

Se lei è un/a candidato/a o un/a richiedente, o utilizza il Tool in un'altra veste, e se legalmente consentito da EY in base alla legge applicabile, il Tool può trattare queste categorie di dati personali:

• Informazioni sul profilo del/la candidato/a (nome, dati di contatto, informazioni sul percorso scolastico, curriculum/CV, lingue parlate, preferenze geografiche, sedi, lavoro richiesto/lavoro offerto);
• Informazioni sulla cd. diversity, foto;
• Informazioni sui candidati per una specifica richiesta di lavoro, informazioni sui colloqui (*anche tramite interviste video/registrate), informazioni sulla valutazione, informazioni relative a requisiti normativi o operativi specifici del Paese;
• Dati personali cd. sensibili (origine etnica, dati sanitari, orientamento sessuale);
• Identificatori amministrativi come numeri di passaporto, dati dei visti e numeri di identificazione nazionale); e
• I dati relativi alle condanne penali (rilevanti per il lavoro) potrebbero essere raccolti (se la legge lo autorizza) ma solo sotto forma di un "sì" o di un "no". Non verranno trattate ulteriori informazioni sulle condanne penali.

Otteniamo i suoi dati personali in vari modi:

• Forniti da lei. Alcuni dati personali li riceviamo direttamente da lei. Ad esempio, le informazioni contenute nei messaggi che ci invia e le informazioni che inserisce in un modulo di contatto web o in un portale online.
• Ottenuti internamente. È possibile che otteniamo i suoi dati personali da altri sistemi EY. Ad esempio per i clienti, si tratta dei dati inseriti nel nostro sistema CRM. Questi dati possono provenire dalle seguenti fonti:
  • Da parte dei candidati/richiedenti stessi che si registrano su Yello;
  • Partner, dipendenti o collaboratori di EY (in qualità di “referral”);
  • SuccessFactors/Employee Central;
  •  SF Recruiting; e
  • Strumenti di EY come CappFinity, Saville, Pymetrics e HireVue.

Se lei è un rappresentante del Campus, il Tool tratta queste categorie di dati personali:

• Nome, indirizzo e-mail, titolo, numero di telefono, dipartimento universitario. Questi dati provengono da:
• lei; e
• siti web delle università o direttamente dalle università stesse.

5. Dati personali cd. sensibili

Secondo la definizione del GDPR, i Dati personali cd. sensibili rivelano l'origine etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici, i dati relativi alla salute o i dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale.

La raccolta e il trattamento di dati personali sensibili o speciali può essere necessaria solo in alcuni Paesi in cui ciò è obbligatorio o richiesto dalla legge applicabile:

• Origine etnica;
• Dati sanitari;
• Orientamento sessuale;
• Identificatori governativi come numeri di passaporto, dati dei visti e numeri di identificazione nazionale; e
• Dati relativi a condanne penali (si tenga presente che il Tool registra solo un "sì" o un "no" in relazione alle condanne penali - non vengono registrate ulteriori informazioni o dati su tali condanne).

6. Chi può accedere ai suoi dati personali?

I suoi dati personali sono accessibili nel Tool dalle seguenti persone/team:

• Dipendenti, partner e collaboratori di EY
• Responsabili delle assunzioni di EY
• Selezionatori del personale
• Servizi condivisi di reclutamento dei talenti e coordinatori del reclutamento
• Super User Sourcing
• Global System Support
• Global Reporting
• Candidati / Richiedenti
• Personale di supporto di Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Team del Supporto IT di IBM

La nostra politica prevede l'utilizzo esclusivo di fornitori di servizi terzi che sono tenuti a mantenere livelli adeguati di protezione, sicurezza e riservatezza dei dati e che rispettano i requisiti legali applicabili per il trasferimento dei dati personali al di fuori della giurisdizione in cui sono stati originariamente raccolti.

I diritti di accesso sopra descritti possono comportare il trasferimento di dati personali in varie giurisdizioni (comprese quelle al di fuori dell'Unione Europea) in cui EY opera (le sedi di EY sono elencate su https://www.ey.com/en_gl/locations). EY tratterà i suoi dati personali nel Tool in conformità con la legge e le normative professionali vigenti nella sua giurisdizione. I trasferimenti di dati personali all'interno del network di EY sono regolati dalle Norme vincolanti d'impresa di EY.

Per i dati raccolti nello Spazio Economico Europeo (SEE) o che si riferiscono a individui nel SEE, EY richiede un meccanismo di trasferimento appropriato, come necessario per rispettare la legge applicabile. Il trasferimento dei dati personali dal Tool a RECSOLU, Inc., DBA Yello, e dal Tool a TCS e IBM, è regolato da accordi tra EY e questi fornitori di servizi che includono clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione Europea.

Se desidera ulteriori informazioni sul modo in cui legittimiamo il trasferimento dei suoi dati personali verso paesi al di fuori del SEE, può contattarci scrivendo a global.data.protection@ey.com.

7. Conservazione dei dati

La nostra politica è quella di conservare i dati personali solo per il tempo necessario agli scopi descritti nella Sezione “Come il Tool tratta i dati personali". I periodi di conservazione variano nelle diverse giurisdizioni e sono stabiliti in base ai requisiti normativi e professionali locali.

Per soddisfare i nostri requisiti professionali e legali, per stabilire, esercitare o difendere i nostri diritti legali e per scopi di archiviazione e storici, abbiamo bisogno di conservare le informazioni per periodi di tempo significativi.

Le politiche e/o procedure per la conservazione dei dati personali nel Tool sono:

• Se lei è un/a candidato/a, richiedente o utilizza il Tool in un'altra veste, i suoi dati saranno conservati in linea con le rispettive politiche locali di conservazione di EY. Al termine del periodo di conservazione dei dati, i suoi dati personali saranno cancellati o resi anonimi (nel qual caso i suoi dati non saranno più considerati dati personali e lei non sarà più identificabile a partire da tali dati anonimi). Se ha domande sulle nostre pratiche di conservazione dei dati, la preghiamo di contattarci scrivendo a global.data.protection@ey.com.

• Se lei è un utente del Tool interno ad EY, i suoi dati saranno conservati in linea con le politiche globali di conservazione dei documenti di EY e con il relativo Piano di conservazione del Paese (Country Retention Schedule, CRS). Al termine del periodo di conservazione dei dati, o nel caso di revoca del consenso, i suoi dati personali saranno cancellati o resi anonimi (nel qual caso i suoi dati non saranno più considerati dati personali e lei non sarà più identificabile a partire da tali dati anonimi).

8. Sicurezza

EY protegge la riservatezza e la sicurezza delle informazioni che ottiene nel corso della sua attività. L'accesso a tali informazioni è limitato e sono in vigore politiche e procedure volte a salvaguardare le informazioni da perdita, uso improprio e divulgazione. Ulteriori informazioni sul nostro approccio alla protezione dei dati e alla sicurezza delle informazioni sono disponibili nella brochure Come proteggiamo i suoi dati.

9. Controllo dei suoi dati personali

EY non trasferirà i suoi dati personali a terzi (ad eccezione di eventuali soggetti esterni di cui alla Sezione 6 di cui sopra) a meno che non abbiamo il suo permesso o siamo tenuti a farlo per legge.  

10. I suoi diritti in relazione ai suoi dati personali

A seconda della giurisdizione applicabile, lei può avere determinati diritti in relazione ai suoi dati personali, tra cui:

• richiedere informazioni sui dati personali che EY tratta riguardo a lei e accedere ai dati personali che EY tratta riguardo a lei;
• far rettificare i suoi dati personali, ad esempio se sono incompleti o errati;
• limitare o opporsi al trattamento dei suoi dati personali o richiedere la cancellazione dei suoi dati personali;
• ricevere una copia dei dati personali che ha fornito a EY in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina, che lei possa riutilizzare per i suoi scopi (la cosiddetta "portabilità dei dati");
• nel caso in cui abbia fornito il consenso al trattamento dei suoi dati personali, il diritto di revocare il suo consenso; e
• il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di protezione dei dati (si veda la sezione "Reclami").

Se ha domande su come EY tratta i suoi dati personali o sui suoi diritti relativi ai suoi dati personali, può inviare un'e-mail a global.data.protection@ey.com.

11. Reclami

Se ritiene che vi sia stata una possibile violazione della Legge sulla privacy o di qualsiasi altra normativa, contatti il Global Privacy Leader di EY presso l’Office of the General Counsel, 6 More London Place, Londra, SE1 2DA, Regno Unito o via e-mail all'indirizzo global.data.protection@ey.com o tramite il suo rappresentante EY abituale. Un responsabile della privacy di EY esaminerà il suo reclamo e le fornirà informazioni sulle modalità di gestione e risoluzione del problema.

Qualora il modo con cui EY ha risolto il suo reclamo non la soddisfi, ha comunque il diritto di presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati del suo paese. Può anche avere il diritto di rivolgersi a un tribunale della giurisdizione competente. 

Alcune aziende associate a EY in Paesi al di fuori dell'Unione Europea (UE) e del Regno Unito hanno nominato dei rappresentanti rispettivamente nell'UE e nel Regno Unito per agire per loro conto se e quando intraprendono attività di trattamento dei dati a cui si applica il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR) e/o il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR). Ulteriori informazioni e i dati di contatto di questi rappresentanti sono disponibili di seguito:

Rappresentante per la protezione dei dati nell'Unione Europea | EY

Rappresentante per la protezione dei dati nel Regno Unito (ey.com)

12. Contatti

Per ulteriori domande o dubbi, contatti il suo rappresentante EY abituale o invii un'e-mail a global.data.protection@ey.com.