Informativa sull’impianto di videosorveglianza

Global Shared Services S.r.l., con sede legale in Milano, 20123, Viale Meravigli 14, c.f. e p.iva 11073780154 (GSS), in qualità di titolare del trattamento, desidera informarLa sulle caratteristiche dell’impianto di videosorveglianza installato presso le proprie sedi e del trattamento delle relative videoriprese.

La invitiamo a leggere attentamente la presente informativa.

In caso di dubbi sulle caratteristiche dell’impianto di videosorveglianza, il personale in servizio presso la portineria è a Sua disposizione per fornire ogni chiarimento; è, altresì, possibile contattarci all’indirizzo dpo.italy@it.ey.com o rivolgendosi all’Ufficio Legale presso Via Meravigli n. 14 (20123) Milano.

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Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Global Shared Services S.r.l., con sede legale in Milano, 20123, Viale Meravigli 14, c.f. e p.iva 11073780154.

In determinate circostanze Global Shared Services S.r.l. potrebbe agire in veste di responsabile del trattamento, in nome e per conto delle altre entità legali del network EY presenti nell’immobile. Per maggiori chiarimenti su questo aspetto, è possibile rivolgersi ai recapiti indicati in calce alla presente informativa.

Dati raccolti e trattati

Le telecamere dell’impianto di videosorveglianza sono collocate lungo il perimetro esterno della sede di GSS: sono in funzione 24 ore su 24 e possono, pertanto, riprendere chiunque acceda ad aree perimetrali, zone adibite a parcheggi o a carico/scarico merci, reception, accessi, uscite, uscite di emergenza e, in particolare, dipendenti di GSS e visitatori (inclusi trasportatori e fornitori, e relativo personale) che si trovino a transitare nel raggio d’azione delle telecamere.

L’impianto è installato per rilevare solo le immagini indispensabili per la sicurezza e le telecamere sono orientate verso le aree ritenute maggiormente esposte a rischi di furto e danneggiamento (limitando l’angolo delle riprese ed evitando, per quanto possibile, immagini dettagliate). Gli impianti e le apparecchiature esistenti non riprendono luoghi riservati esclusivamente al personale.

Non sono installate telecamere all’interno dei locali, in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all'attività lavorativa (e.g. bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi): il personale non viene, pertanto, ripreso nello svolgimento della sua attività lavorativa, e le videoregistrazioni non sono e non possono essere utilizzate a fini di controllo della prestazione.

Le telecamere, tutte visibili, sono segnalate da appositi cartelli, redatti secondo le indicazioni del Garante Privacy, e sono posizionate in modo tale da limitare l'angolo visuale all'area effettivamente da proteggere, evitando, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (vie, edifici, esercizi commerciali, istituzioni, ecc.).

L’installazione delle telecamere all’interno del perimetro aziendale è stata oggetto di accordi sindacali aziendali oppure, ove questi ultimi non presenti, previa autorizzazione delle Direzioni Nazionali e/o Territoriali del Lavoro competenti per la sede interessata.

Finalità del trattamento e relativa base giuridica

Sicurezza aziendale

L’impianto di videosorveglianza è stato installato al solo fine di garantire la sicurezza aziendale, per prevenire il compimento di atti vandalici e furti nei confronti dell’azienda e degli interessati che si trovano all'interno ed all'esterno dei locali aziendali, costituire un deterrente per il compimento di atti di danneggiamento che potrebbero verificarsi nei confronti dell’azienda e degli interessati che si trovano all'interno ed all'esterno dei locali aziendali, per agevolare il diritto di difesa in sede giudiziaria da parte di GSS, nonché per aumentare la sicurezza sugli ambienti di lavoro (a tutela dei lavoratori e delle persone che frequentano i locali aziendali).

Le relative videoriprese, che possono contenere dati personali come l’immagine riconoscibile di coloro che accedono ai locali di GSS e le targhe dei veicoli che si introducono negli accessibili, nonché il personale che transita anche accidentalmente nel raggio d’azione delle telecamere, vengono trattate al medesimo fine e, quindi, vengono visionate solo in caso di necessità (e.g. a seguito di un accesso non autorizzato, o di furti, per identificare il trasgressore) e possono, in questo contesto, essere comunicate a organi di polizia e autorità pubbliche per perseguire gli autori di illeciti e garantire la tutela, anche giudiziaria, dei diritti. Tali soggetti tratteranno i dati in qualità di titolari autonomi.

Tale trattamento trova la propria base giuridica nel legittimo interesse di GSS alla sicurezza, e risulta (i) da un lato, compatibile con la posizione degli interessati in quanto è ragionevole ritenere che tutti coloro che accedono ai locali di GSS abbiano un analogo interesse alla sicurezza dei locali e, (ii) dall’altro lato, prevalente rispetto all’interesse dei visitatori a non essere identificabili, tenuto conto della mera eventualità dell’identificazione, e delle misure organizzative e di sicurezza adottate dalla società a tutela degli interessati.

Il trattamento così descritto è necessario: in caso di Sua opposizione, non sarà possibile consentirLe di accedere ai locali di GSS.

Le immagini raccolte non saranno utilizzate per controlli neanche indiretti del personale eventualmente ripreso, né per accertamenti sull’obbligo di diligenza da parte dei lavoratori o per l’adozione di provvedimenti disciplinari.

Modalità di trattamento

Le riprese verranno trattate mediante strumenti, manuali ed automatizzati, che assicurano la protezione dei Dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, adeguati per garantirne la sicurezza e la riservatezza e con logiche strettamente correlate alle finalità stesse, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, da soggetti ai quali GSS ha impartito adeguate istruzioni operative con particolare riferimento alle misure di sicurezza adottate, assegnando credenziali di autenticazione che permettono di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza, e limitandone coerentemente la possibilità di visionare non solo in sincronia con la ripresa, ma anche in tempo differito, le immagini registrate e di effettuare sulle medesime operazioni di cancellazione o duplicazione.

GSS ha affidato l’attività di gestione delle registrazioni ad alcuni fornitori esterni, tra cui Battistolli Servizi Integrati Srl con sede a Via Basilio della Scola, 88 – 36100 Vicenza, che agiscono quali responsabili del trattamento sulla forza di specifico contratto.

L’elenco completo dei responsabili del trattamento è consultabile rivolgendosi ai recapiti indicati in calce alla presente informativa.

Tempi di conservazione dei dati

Le registrazioni saranno conservate per il periodo massimo di 72 ore e saranno utilizzate esclusivamente in caso di necessità, per perseguire il legittimo interesse del titolare del trattamento alla tutela della sicurezza aziendale.

Alla scadenza di detto periodo, le registrazioni saranno cancellate automaticamente, mediante sovraregistrazione, rendendo non riutilizzabili i dati cancellati. Le registrazioni potranno essere conservate per un periodo maggiore, solo nel caso in cui sia necessario per consentire accertamenti da parte delle forze di polizia e delle pubbliche autorità, oltreché a fini di tutela giudiziaria.

I Suoi diritti

In qualsiasi momento, Lei potrà esercitare i diritti riconosciuti ai sensi della normativa in materia di tutela dei dati personali vigente e, in particolare, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento Europeo 2016/679: il diritto di chiedere al titolare del trattamento conferma che sia in corso un trattamento di dati che La riguardano, l’accesso ai Suoi dati e la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati; il diritto di opporsi al trattamento; il diritto alla portabilità dei dati; il diritto di proporre ricorso all’Autorità Giudiziaria, o reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Tali diritti potranno essere esercitati scrivendo all’indirizzo dpo.italy@it.ey.com o rivolgendosi all’Ufficio Legale presso Via Meravigli n. 14 (20123) Milano.

Per informazioni o chiarimenti sui Suoi diritti, può contattarci ai medesimi recapiti.

Responsabile della protezione dei dati

GSS ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati (RPD) raggiungibile al seguente indirizzo: Via Meravigli, 14, 20123, Milano, indirizzo PEC: dpo.italy@it.ey.com.