The General Counsel Imperative: ¿Cómo puede evolucionar la gestión de la entidad hacia una gobernanza eficaz?

Una gestión sólida de las entidades legales desempeña un papel fundamental en la reducción del riesgo y la consecución de la estrategia empresarial, pero muchas empresas se quedan cortas.

¿Qué visibilidad tiene su organización sobre sus entidades legales? Es una pregunta a la que muchos líderes empresariales podrían pensar que son capaces de responder con confianza. Sin embargo, los datos de una reciente encuesta de EY muestran que el 89% de las empresas afirman tener dificultades para gestionar sus entidades legales.

Esta faceta del trabajo jurídico suele pasarse por alto y no encabeza la lista típica de los profesionales de los negocios. A pesar de ello, la gestión de las entidades jurídicas tiene un impacto profundo y real en su negocio. En la dirección de la empresa, si no se asegura de que sus entidades legales están en buen estado, puede enfrentarse a problemas para perseguir otras prioridades, como las transacciones y la reestructuración de la cadena de suministros.

La buena noticia es que muchas organizaciones están empezando a reconocer la importancia de la gestión de entidades legales, las deficiencias de su enfoque actual y los beneficios que pueden obtenerse si se abordan. Estas organizaciones están explorando activamente nuevas estrategias de aprovisionamiento y nuevas tecnologías que prometen apoyar la gestión de entidades legales de manera más eficaz.

El estado actual de la gestión de las entidades legales

El estudio de EY destaca algunos de los problemas importantes a los que se enfrentan actualmente las organizaciones en su proceso de gestión de entidades legales. Los más extendidos son la falta de acceso a información precisa y actualizada sobre las entidades legales (el 68% de los encuestados señalan este desafío) y la dificultad para mantenerse al día con las exigencias de cumplimiento en cada jurisdicción donde la organización tiene entidades (66%).

La raíz de estos desafíos es la complejidad del proceso de gestión de entidades legales en sí mismo y la forma descentralizada, y a menudo sin recursos, en que se gestiona el proceso en la mayoría de las organizaciones.

Aunque el número de entidades legales varía considerablemente, una gran organización multinacional media suele tener entre 100 y 500. La gestión de estas entidades suele requerir el seguimiento de cientos de requisitos de cumplimiento. Para algunas organizaciones, también es necesario coordinarse con un mosaico dispar de proveedores de servicios de terceros en todo el mundo, lo que añade un costo y una complejidad administrativa innecesarios.

Estos desafíos se ven agravados por el hecho de que los equipos de gestión de entidades legales a menudo carecen de la tecnología, la gestión de proyectos y otros conocimientos necesarios para gestionar el volumen y el alcance del trabajo de manera eficaz. Además, los departamentos jurídicos, que ya están haciendo frente a los desafíos presupuestarios y al aumento de la carga de trabajo, a menudo no tienen la capacidad de gestionar eficazmente el proceso de las entidades legales. De hecho, el 76% de los departamentos jurídicos afirman tener cinco o menos empleados dedicados a la gestión de entidades.

La oportunidad de las nuevas tecnologías

Si bien el 65% de las empresas utilizan un sistema de gestión de entidades legales especialmente diseñado – que se eleva al 85% en el caso de las grandes empresas con más de 20.000 millones de dólares de ingresos – el 96% afirma que se enfrenta a desafíos con su tecnología. Resolver estos desafíos, incluida la actualización a las nuevas tecnologías, será fundamental para construir una base sólida para la gestión de entidades legales.

El desafío más común al que se enfrentan las organizaciones con tecnología para entidades legales, según el 72% de la investigación, es la dificultad para mantener el sistema actualizado. Para muchas organizaciones, este problema surge de dos desafíos relacionados: una implementación ineficaz y la dependencia de la organización de sistemas antiguos que carecen de la interacción con el usuario y la interfaz de la tecnología moderna.

Las interfaces de usuario obsoletas dificultan la adopción del sistema fuera del departamento jurídico, ya que los usuarios ocasionales tienen dificultades para acceder a los datos que necesitan. Esto también da lugar a problemas de integridad y fiabilidad de los datos, ya que otros stakeholders de la organización no se comprometen a mantener los datos, por lo que estos funcionan en un vacío legal.

"Muchas organizaciones tienen un enfoque pasivo de la gestión de entidades, y esto se refleja en la forma en que utilizan la tecnología", dice Mike Fry, EY Global Entity Compliance & Governance Leader. "Los sistemas de gestión de entidades legales suelen percibirse únicamente como una herramienta para albergar los datos de las entidades, a menudo con un desfase de dos o tres meses. Las organizaciones deberían, por el contrario, ver estas herramientas como una solución con visión de futuro para gestionar los riesgos de cumplimiento global y para proporcionar informes de gobierno en tiempo real y la supervisión de sus filiales globales".

Los sistemas modernos de gestión de entidades legales también pueden resolver otros desafíos tecnológicos a los que se enfrentan las organizaciones. El 62% de las organizaciones afirman que su tecnología no les permite seguir el estado de las actividades de gobiernanza, lo que refleja las limitaciones de algunos sistemas heredados. Los sistemas modernos de gestión de entidades, por el contrario, ofrecen importantes oportunidades.

Permiten automatizar los flujos de trabajo para que todas las actividades de gobernanza, desde la aprobación interna hasta la ejecución local, sigan un proceso definido y optimizado. Además, pueden interactuar con una amplia variedad de sistemas corporativos, proporcionando una ubicación centralizada para el almacenamiento de datos para construir herramientas de análisis.

"Las ineficiencias de los antiguos sistemas de gestión de entidades legales hacen que muchas organizaciones creen y mantengan procesos y conjuntos de datos paralelos en torno a los plazos de cumplimiento, los organigramas y otras actividades de gobierno", afirma Fry. "Esto es ineficaz y crea riesgos debido a la falta de visibilidad y coherencia".

"Las tecnologías líderes pueden resolver estos desafíos y ofrecer importantes eficiencias internas a través de una amplia gama de stakeholders mediante la creación de una única fuente de verdad para la organización y la utilización de los datos de la entidad para proporcionar información de gobierno en tiempo real".

Por qué es importante la gestión de las entidades legales y la gobernanza eficaz

Procesos de gestión de entidades legales optimizados y bien respaldados pueden ayudar a habilitar una amplia gama de profesionales de negocios estratégicos y operativos.

Los datos del Barómetro de Confianza del Capital de EY de 2021 – una encuesta a los miembros de la junta directiva diseñada para identificar las tendencias de la sala de juntas – revelan que las grandes organizaciones tienen las transacciones como prioridad este año. El 49% tiene previsto realizar adquisiciones en los próximos doce meses, y la mayoría busca adquirir empresas internacionales.

También se buscan otros tipos de transacciones, como las escisiones. El 78% de las empresas afirman que han conservado activos durante demasiado tiempo y están pensando en desprenderse de ellos.¹ La preparación para las transacciones es claramente una prioridad estratégica para las empresas.

Sin embargo, las ineficiencias en los procesos de gestión de las entidades legales ponen en peligro la preparación para las transacciones. "Si una empresa está participando en un evento corporativo importante, como una reestructuración o una transacción, la gestión de entidades legales juega un papel integral", dice Jennifer Cox, EY Asia-Pacific and EY Oceania Entity Compliance and Governance Leader. "Los fallos en la gestión de la entidad legal pueden provocar retrasos, presiones en los plazos y costos innecesarios y a menudo no presupuestados".

Las prioridades operativas también pueden ponerse en peligro debido a procesos deficientes de gestión de entidades legales. El 85% de las empresas están buscando hacer cambios significativos en sus cadenas de suministros a raíz de los desafíos creados por la pandemia de COVID-19.²

"A menudo se pasa por alto el impacto de los procesos de gestión de entidades legales en las cadenas de suministros", afirma Cox. "Las empresas que quieren hacer pivotar sus cadenas de suministros rápidamente deben asegurarse de que sus entidades están en regla en todo el mundo. Si no cumplen plenamente con las normativas locales, las organizaciones pueden encontrarse con que sus filiales son eliminadas o canceladas. Esto puede paralizar las cadenas de suministros globales, ya que las mercancías son retenidas por las autoridades aduaneras".

Pero los riesgos no acaban ahí. La falta de claridad en torno a la actividad a nivel local puede dar lugar a costos legales, sanciones, pérdida de ingresos, responsabilidades del director y daños a la reputación de la empresa. Optimizar la gestión de las entidades legales con procesos definidos y una tecnología bien diseñada puede ayudar a mitigar estos riesgos y permitir una amplia gama de prioridades corporativas.

Nuevas estrategias de abastecimiento y un enfoque más coordinado

La gestión de las entidades legales debe convertirse en una práctica de toda la empresa, con visibilidad y control coordinados. Muchas empresas están empezando a reconocer este imperativo. Actualmente, el 32% de las empresas centraliza sus procesos de gestión de entidades legales a través de un único proveedor global. El 57% de las empresas está intentando hacerlo desplazando el trabajo de los modelos tradicionales de apoyo de los bufetes de abogados.

Para los que ya han cambiado a un único proveedor global, los beneficios son claros. Estas empresas son menos propensas a decir que se enfrentan a desafíos con la gestión de entidades legales que las que utilizan una red de proveedores locales. También es cinco veces más probable que digan que tienen un proceso definido, y es menos probable que digan que se enfrentan a desafíos presupuestarios.

El 88% de los departamentos jurídicos tiene previsto reducir el costo global de la función legal en los próximos tres años y la gestión de entidades es un área en la que muchos buscan ahorros.

"Un único proveedor puede ser más rentable debido a las economías de escala", dice McNary. "Igualmente importante es el impacto en la transparencia de los costos. La forma en que se gestionan las entidades legales en la mayoría de las organizaciones significa que a menudo es difícil identificar el costo global del programa. Las organizaciones tendrían que sumar los costos internos de los servicios legales, fiscales y financieros y luego revisar las facturas de docenas o incluso cientos de bufetes de abogados. Un único proveedor global simplifica esto y hace que los costos sean mucho más fáciles de identificar y controlar a lo largo del tiempo".

Los mayores proveedores de servicios legales alternativos (ALSP, por sus siglas en inglés) ofrecen la red global necesaria para prestar servicios de gestión de entidades legales. Son capaces de desplegar expertos locales que entienden las necesidades de las organizaciones globales complejas y ejecutan los requisitos de cumplimiento locales de una manera consistente y predecible.

También han invertido en tecnología y diseño de procesos para recopilar, estandarizar, validar, analizar y compartir mejor los complejos datos implicados. De hecho, el 58% de los responsables de departamentos jurídicos afirman que los ALSP tienen una mayor capacidad tecnológica y de gestión de procesos que su departamento interno.

Una ventaja adicional de la externalización a un único proveedor es que puede reducir el volumen de trabajo realizado internamente. El 87% de los General Counsel afirman que les gustaría reducir el volumen de las tareas repetitivas de baja complejidad, como el cumplimiento de las entidades legales. Y los que utilizan proveedores alternativos son los más propensos a decir que quieren ampliar su uso.

Cómo mejorar la gestión de las entidades legales

Para cualquier organización que quiera conocer a fondo el estado actual de la gestión de su entidad, hay algunos pasos prácticos que se pueden dar:

• Evaluar su marco de gobernanza de las filiales y determinar si está plenamente operativo en todo el grupo. Si no dispone de un marco de gobernanza de las filiales, es necesario prestarle atención.
• Realizar comprobaciones de salud por muestreo de sus entidades legales en los mercados clave para calibrar su estado más reciente, los requisitos de cumplimiento, la exposición al riesgo y la calidad de los datos de su sistema de gestión de entidades.
• Evaluar si los directores de su organización son conscientes de sus responsabilidades respecto a cada una de las filiales en las que son nombrados.
• Identificar las ineficiencias y brechas de su modelo operativo actual y cuantificar el impacto que tiene sobre los usuarios de la empresa y otros stakeholders.
• Considerar si la tecnología actual de la organización es un facilitador. Si otros stakeholders de la empresa no pueden confiar en la calidad de los datos y no existe un modelo de autoservicio para la extracción de datos y documentos, esto sugeriría lo contrario.
• Evaluar si las personas adecuadas están alineadas con el trabajo adecuado. La estrategia de subcontratación adecuada aliviará los desafíos operativos que conlleva la gestión de entidades legales. La subcontratación de un único proveedor global puede aportar el talento y la tecnología necesarios para mejorar el perfil de gobiernanza de su filial, al tiempo que se reducen los costos externos y se minimiza el riesgo.

Conclusión:

Ya no es sostenible que la gestión de las entidades legales dependa de una tecnología independiente y de funciones con pocos recursos. Los riesgos para una organización y sus directivos pueden ser importantes. También pueden ser un obstáculo potencial para la ejecución de la estrategia.

Para hacer frente al desafío de la gestión de entidades legales, las organizaciones necesitan un equipo bien dotado de recursos y apoyado por la mejor tecnología, capaz de reducir los costos generales y la exposición al riesgo de la organización.

Las firmas miembro de EY no ejercen la abogacía cuando no lo permiten las leyes o reglamentos locales.