Cómo las organizaciones pueden prepararse para la nómina del futuro

En el período comprendido entre 2017 y 2019 no se observaron cambios significativos en cuanto a qué procesos de nómina se subcontratan y cuáles se realizan internamente. Las tareas básicas de gestión de datos, como el cobro de la remuneración variable, el mantenimiento del sistema de registro y tiempo de recursos humanos y la gestión de la asistencia y la fuerza laboral son los principales procesos de contratación interna. Los procesos posteriores a la nómina, el procesamiento de impuestos y el embargo siguen encabezando la lista de la contratación externa. Dos cambios fundamentales indican que las organizaciones están modificando su enfoque en la prestación de servicios de nuevo en la propia empresa:

• Procesamiento de la nómina de pago bruto a neto
• Pagos de terceros a operaciones internas

Independientemente del arquetipo de prestación de servicios, el 66% de los encuestados indicaron que no querrían cambiar su modelo actual, lo que supone un descenso del 6% desde 2017, según el gráfico que aparece en la vista previa de los resultados de la encuesta. En general, el número de encuestados que están de acuerdo con su elección en el modelo de prestación de servicios actual no cambió significativamente de 2017 a 2019.

Aunque las organizaciones pueden optar por mantener su actual modelo de prestación de servicios, los participantes que contratan externamente en 2019 indicaron que su principal método para mejorar las operaciones mediante la contratación externa sería seleccionar diferentes servicios pero permanecer con el mismo proveedor (27%), en comparación con el 31% en 2017. En 2019, el 19% también indicó que elegiría seguir adelante con diferentes servicios y un proveedor diferente, lo que representa una disminución del 12% desde 2017. El lapso de dos años entre las iteraciones de la encuesta de 2017 y 2019 indicó un ligero cambio en la elección de los participantes para mejorar la subcontratación a través de los servicios en lugar de la realineación de los proveedores.

Otro aspecto fundamental para el éxito de la entrega de la nómina es la estandarización de los procesos establecidos para apoyar el modelo operativo elegido. El 43% de los encuestados compartieron que su organización tiene una estandarización de procesos muy baja o limitada en la nómina. La tasa de estandarización disminuye en las organizaciones más grandes y más globales. Los datos muestran un aumento de la estandarización de los procesos para las empresas con una estrategia formal de nómina, así como para las que subcontratan parte de sus operaciones de nómina.

En general, las respuestas de este año, que indican que el 32% de las organizaciones tienen una estandarización muy alta o completa, es una fuerza impulsora positiva, que puede tener un impacto significativo para mejorar las operaciones de nómina. La estandarización de los procesos es un aspecto importante de la estrategia general de nómina, que puede permitir que el modelo de prestación de servicios sea más eficaz.

Si bien el modelo de prestación de servicios es un componente crucial y fundamental de una estrategia de nómina de sueldos, otro factor clave para estructurar la organización de la nómina de sueldos es el uso de servicios compartidos.

La decisión de cómo estructurar las operaciones de nómina depende en gran medida de la huella geográfica de la organización. Cuando se les preguntó, los participantes de la encuesta indicaron que las principales áreas para incrementar el número de empleados eran América del Norte, Asia y Europa. A medida que continúa la expansión, la nómina de sueldos también debe cambiar o añadir recursos para administrar en nuevos mercados. Las empresas deben determinar el uso más eficaz y eficiente de los recursos, por ejemplo, recabando el apoyo de proveedores externos, contratando o transfiriendo recursos para la nómina y creando o desarrollando aún más una ubicación de servicios compartidos.

A pesar de la estrecha alineación de las estrategias de RR.HH. y de la nómina, sólo el 58% de las empresas con una función de nómina que informa a RR.HH. tienen una estrategia formal en marcha, en comparación con el 78% que informa a finanzas. La alineación de los informes puede tener un impacto significativo en la aplicación de las decisiones clave de la nómina de pago. A menudo, las decisiones sobre la nómina se alinean con la función de gobierno a la que se informa de la nómina, lo que influye significativamente en la dirección estratégica de las operaciones. Del mismo modo, las prioridades contrapuestas o relacionadas pueden obstaculizar o beneficiar el calendario y el ritmo de aplicación de las iniciativas de nómina de sueldos. Tal vez esto explique un interesante resultado de la encuesta de 2019: mientras que el 57% de los encuestados informan a Recursos Humanos, sólo el 49% cree realmente que la nómina de sueldos debería informar a Recursos Humanos.

Una última consideración para el diseño organizacional en la nómina implica la composición del equipo. Si bien no es un desafío de los tres principales en general, el 18% de los encuestados seleccionó encontrar el talento correcto para el equipo de nómina como el desafío número uno en las operaciones. Los recursos deben seleccionarse teniendo en cuenta muchos factores: conocimientos tecnológicos, capacidad de adaptación a los requisitos empresariales cambiantes, estar al día de la legislación más reciente para la región a la que se presta apoyo y compatibilidad con otros miembros del equipo.

Muchos participantes compartieron que abordarían la necesidad de talento de la nómina a nivel local, si es que la tienen. Sin embargo, dada la naturaleza cada vez más global de las empresas en el panorama actual, el examen del talento para la nómina a nivel global permite a las organizaciones tomar decisiones eficaces para prestar servicios a las operaciones de nómina con recursos de primera clase en las funciones adecuadas.

Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la estructura del equipo general y el ancho de banda de los recursos a medida que se emprenden proyectos de mejora de la nómina y se debe mantener la entrega de la nómina regular. Una posible solución para el ancho de banda limitado o los conocimientos sobre la nómina suele ser contratar apoyo externo para entregar o ayudar en ciertos componentes de la entrega de la nómina.

La gobernanza de los proveedores es uno de los componentes más importantes de una estrategia global de nómina, y afecta a varios aspectos de la prestación de servicios para quienes subcontratan o colaboran en sus operaciones de nómina de sueldos. Si bien los profesionales de la nómina de sueldos deben asociarse con los proveedores para procesar eficazmente la nómina de sueldos, el 32% de los encuestados en 2019 consideraron que es difícil hacer negocios con los proveedores de la nómina de sueldos, lo que representa un aumento del 13% desde 2017.

Se añadió una nueva sección a la encuesta de 2019, en la que se pedía a cada participante que clasificara a todos los proveedores conocidos en varias categorías. Los proveedores recibieron colectivamente las calificaciones más bajas en las áreas de: costo, capacidad de cumplir con sus casos de negocios, capacidad de satisfacer la propuesta de valor, capacidad de cumplir y ser visto como un asesor estratégico de nómina.

En conjunto, los resultados muestran que los proveedores obtuvieron una calificación bastante buena en los conceptos relacionados con la prestación cotidiana (por ejemplo, capacidad de prestación y capacidad geográfica) en comparación con los que demostraron valor estratégico (por ejemplo, caso de negocio, propuesta de valor, asesor estratégico en materia de nóminas).

En conjunto, varios proveedores (ADP, Ascender, BDO, Blue Marble, Ceridian, CloudPay, Neeyamo, NGA, Oracle, Safeguard, SAP, SD Worx, TMF, Ultimate y Workday) fueron clasificados de acuerdo con las categorías que se indican a continuación:

La búsqueda de un único proveedor que pueda atender las necesidades de nómina a nivel mundial sigue siendo difícil. El 45 por ciento de los encuestados dijo que no cree que haya un solo proveedor que pueda manejar todas sus necesidades de nómina de pago a nivel global, un aumento del 13% desde 2017. Sin embargo, también hubo una disminución del 10% (del 78% en 2017 al 68% en 2019) en los encuestados que dijeron que pensaban que era bastante/muy importante manejar la nómina global a través de un solo proveedor. Los resultados siguen siendo coherentes según la región y el tamaño, e independientemente de si la organización tiene una estrategia formal de nómina de sueldos.

¿Qué es lo que crea la disparidad entre el deseo de la empresa de tener un único proveedor de nóminas y su incapacidad para encontrar tal proveedor? Según las respuestas a la encuesta, parece que muchos profesionales de la nómina siguen deseando consolidar las operaciones con un solo proveedor, pero la confianza en la existencia de tal proveedor se ha erosionado en los últimos años. Los conocimientos adquiridos de empresas de todos los sectores y tamaños de mercado indican que hay numerosos factores que explican por qué no es posible recurrir a un único proveedor: las legislaciones locales y las barreras lingüísticas, la capacidad de producto de un único proveedor en todas las geografías globales, las obligaciones contractuales existentes debido a las sólidas relaciones con los proveedores y los posibles ahorros de costos. Por estos motivos, muchas organizaciones optan por utilizar un modelo de proveedores múltiples para satisfacer sus necesidades de nómina de sueldos a nivel global.

Otra posibilidad es que la constatación constante de que algunas empresas están volviendo a trasladar las operaciones de nómina de sueldos a la sede de la empresa puede ser otra opción para que las organizaciones actúen como su propio proveedor de nómina a nivel global. Sin embargo, operar internamente como proveedor global de nómina no está exento de riesgos. La capacitación y el desarrollo de talentos en materia de nómina de sueldos para hacer un seguimiento de los cambios legislativos y mantener el cumplimiento se convierten en posibles desafíos sin contar con el apoyo de proveedores externos.

Si bien la aplicación de nuevas tecnologías de recursos humanos y herramientas digitales no es la principal prioridad de las organizaciones en 2019 (en comparación con los resultados de 2017), la tecnología sigue siendo un componente importante de la estrategia general de nómina de sueldos.

Se preguntó a los encuestados si la plataforma de gestión del capital humano (HCM, por sus siglas en inglés) de su organización que se estaba utilizando era una solución in situ o basada en la nube (una nueva pregunta añadida en la encuesta de 2019), y no es sorprendente que los resultados muestren que las plataformas de HCM basadas en la nube han cobrado impulso en su uso entre los encuestados, ya que el 55% declaró que tienen una plataforma de HCM basada en la nube (con una tasa de respuesta aún mayor de los que tienen una estrategia formal en marcha).

La adopción de plataformas basadas en la nube puede atribuirse a varios factores: las operaciones de nómina de pago in situ son más comunes, ya que se utilizan soluciones basadas en la nube debido a la retirada de las plataformas tradicionales in situ, la falta de satisfacción con la propuesta de valor del proveedor de nómina y la mayor capacidad de los proveedores para ofrecer soluciones listas para usar que satisfagan las necesidades de la empresa sin necesidad de una gran personalización.

Los beneficios que ofrecen los productos basados en la nube incluyen ciclos de vida de implementación más cortos y ahorros de costos, pero estos productos a menudo requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos de manera que las operaciones se habiliten usando estas plataformas. Si bien los proveedores de nubes han apuntado históricamente a las empresas más pequeñas y medianas, han ampliado sus capacidades para satisfacer las necesidades de los clientes más grandes, lo que puede significar que la tendencia continuará.

La nómina se puede habilitar no sólo a través de las plataformas tecnológicas de recursos humanos y nómina, sino también a través de otras soluciones digitales. La automatización sigue siendo uno de los principales desafíos en la prestación de servicios de nómina, ya que las empresas siguen invirtiendo mucho en tecnologías emergentes, y un alto porcentaje de las organizaciones encuestadas utilizan o tienen previsto utilizar la automatización inteligente y los chatbots para el procesamiento de la nómina y la interacción con los empleados.

Por último, a medida que se racionalizan las operaciones mediante los componentes de la estrategia de nómina de sueldos mencionados hasta ahora (prestación de servicios y modelo operativo, gestión de proveedores y tecnología), cada vez más empresas invierten en la experiencia de los empleados.

En 2019, se añadió una sección de encuesta sobre la experiencia de los empleados, ya que las empresas han compartido anteriormente sus desafíos en la conducción de una interfaz positiva de los empleados con la nómina. A medida que los líderes en materia de nómina de sueldos continúan desarrollando sus estrategias tanto en mejoras fundamentales como en soluciones innovadoras, las organizaciones también han comenzado a considerar la nómina de sueldos como un componente más integral de la propuesta general de valor para los empleados.

Muchas organizaciones están considerando la posibilidad de aplicar un sistema de gestión de las consultas para mejorar la capacidad de los empleados de registrar y seguir sus preguntas a la nómina de sueldos y a los recursos humanos (entre otras funciones). En 2019, los encuestados dijeron que el buzón compartido es el medio más utilizado para la gestión de las consultas, seguido de la línea telefónica al sistema de gestión de nóminas y casos. La aplicación de un sistema de gestión de casos puede mejorar la eficiencia y la precisión de las respuestas a las preguntas de los empleados y, al mismo tiempo, mejorar la interfaz de usuario con esas funciones.

Aquellos que tienen una estrategia de nómina de pago son más propensos a utilizar los métodos de gestión de consultas de empleados preferidos, como el sistema de gestión de casos y el centro de llamadas, así como menos propensos a utilizar el buzón y la línea de teléfono compartidos para la nómina de pago.

Las organizaciones con estrategia de nómina de pago están considerando cada vez más la experiencia de los empleados, centrándose en estas herramientas, que tienen un impacto directo en el usuario final.

Otro factor que puede influir en la experiencia de los empleados es el uso de la función de autoservicio; cuando se les preguntó, los encuestados indicaron que la función de autoservicio era el criterio de selección número uno a la hora de elegir un nuevo sistema de gestión del tiempo y la asistencia y de la fuerza laboral y la tercera prioridad general en materia de recursos humanos. Además de los recientes lanzamientos de tecnología mediante aplicaciones móviles mejoradas y ofertas de proveedores mejoradas, los empleados pueden poseer e interactuar con sus datos de recursos humanos y nómina de sueldos más que nunca antes. Esto mejora tanto el compromiso de los empleados con las funciones internas básicas como la propiedad de los empleados y los directivos para introducir los datos con precisión y de manera oportuna para lograr un impacto eficaz en la cadena de suministros.

A medida que se sigue remediando la participación de los empleados mediante nuevas formas de prestación de servicios de nómina, las prácticas innovadoras están generando mucho interés. Muchas organizaciones han comenzado a solicitar más información sobre la implantación del pago a la carta y, como resultado, en 2019 se realizó una encuesta sobre el tema. Sólo el 9% de los encuestados indicaron que están utilizando el pago a la carta, que permite pagar a las personas por las horas trabajadas antes del día de pago normal. A medida que la función de la nómina sigue evolucionando, la flexibilidad de la remuneración puede servir como mecanismo de atracción y retención de talentos. Sin embargo, hay factores de costo y consideraciones reglamentarias y fiscales importantes que pueden explicar la falta de adopción hasta ahora.

Pensamientos finales

En general, el 65% de las empresas que respondieron a la encuesta indicaron que tienen una estrategia formal en marcha. A la luz de las complejas decisiones que deben tomarse con cada aspecto de las operaciones de nómina de sueldos, es cada vez más evidente que es necesario establecer estrategias formales de nómina de sueldos. Las empresas suelen tener dificultades para planificar la transformación de recursos humanos y la nómina cuando sus retos incluyen cambios organizativos, la inminente retirada de la tecnología, un presupuesto limitado y limitaciones de tiempo. En muchos casos, las empresas deben evaluar sus modelos de prestación de servicios, actualizar sus procesos y aplicar nuevas tecnologías simultáneamente. Por esta razón, los profesionales de EY animan a los clientes a comprender los objetivos del estado futuro de la función de nómina, a desarrollar una estrategia y un plan, y a actuar en consecuencia. Debido a la competencia de prioridades, un fuerte equipo de administración de programas y un plan de implementación deben ser puestos en marcha para entregar efectivamente cambios transformadores.