Guía de preguntas frecuentes sobre los retos derivados del COVID -19 en materia legal, corporativa, fiscal, migratoria y de seguridad social

A raíz de la contingencia sanitaria declarada en México por el COVID-19, la práctica Fiscal- Legal de EY México ha desarrollado una serie de recursos informativos sobre los temas que más preocupan a los empresarios por el impacto que estos tendrán en sus organizaciones.

Por lo anterior y con la finalidad de continuar acompañando a los empresarios y empleados en este proceso de incertidumbre y cambio, desarrollamos esta guía breve con las dudas más recurrentes sobre las diversas implicaciones detonadas por la situación actual en diversas materias.

Este documento se actualizará de manera recurrente, por lo que puede estar al pendiente de nuestras comunicaciones.

Definición de actividades esenciales en materia laboral

1. ¿Existe algún trámite que se pueda realizar ante la Secretaría de Economía para demostrar que una empresa dedicada a la industria médica es esencial? De ser así, ¿qué tipo de documentos son requeridos? 

Es necesario conformar el expediente argumentativo y documental que sustente y confirme la categoría de actividad esencial. Una vez hecho lo anterior, conviene acercarse con la autoridad. Si bien, no existe un procedimiento específico establecido por esta, es importante buscar la confirmación con la Secretaría del Trabajo y la Secretaría de Salud.

2. Si una empresa elabora artículos de limpieza, ¿esto se puede considerar como una actividad esencial? 

Podría ser posible en la medida que se acredite que el uso de tales productos tiene relación con las medidas sanitarias recomendadas.

3. En el entendido de que, en caso de emergencia sanitaria, es posible realizar un paro pagando a los empleados el salario mínimo, ¿qué pasa si solo entra en paro una parte de la empresa? ¿es aplicable el pago del salario mínimo únicamente a esos empleados? ­

El paro es posible, pero es indispensable darle forma legal (en sentido estricto, es lo que debería implementarse en una suspensión colectiva). Esta medida sí puede dirigirse únicamente a un grupo de empleados, considerando las funciones que realizan; sin embargo, es importante revisar a detalle esta medida para evitar casos de discriminación salarial.

4. ¿Es posible rechazar la visita de las autoridades sino se solicita a la empresa la documentación por parte de estas? ­

No. Negarse a la práctica de una inspección conlleva sanciones y, bajo ciertas circunstancias, la autoridad laboral puede pedir el uso de la fuerza pública.

5. En caso de que una empresa decida una renegociación de contratos, pero los empleados no estén de acuerdo, ¿la empresa puede despedir a estos empleados? ¿podría ser un despido injustificado?

En ese supuesto, no es posible terminar la relación de trabajo con causa justificada.
Por el contrario, es necesario implementar una modificación colectiva de condiciones de trabajo, sancionada por la autoridad, para así poder implementar medidas vinculantes a todos los empleados, por el plazo en que se tiene previsto la aplicación de la medida extraordinaria.

Aspectos clave en materia legal corporativa

1. ¿Es posible considerar la epidemia del COVID-19 como un supuesto de caso fortuito o fuerza mayor?

En términos generales, es posible decir que el caso fortuito proviene de actos producidos por la naturaleza y la fuerza mayor por actos producidos por el hombre o en su caso por la autoridad. Ahora bien, para que la pandemia por COVID-19 pueda considerarse como un supuesto de caso fortuito o de fuerza mayor, se deberá ubicar en una de las tres categorías (sucesos de la naturaleza, hechos del hombre o actos de autoridad); y analizarse el supuesto preciso en términos de la relación contractual existente (caso por caso).

2. ¿Todos los productos de seguros existentes sobre esta materia cubren efectivamente los riesgos por COVID?

En términos generales en la industria se considera que la infección por COVID-19, al tratarse de una enfermedad respiratoria mayor, debe encontrarse cubierta como cualquier enfermedad mayor dentro de las pólizas de Seguro de Salud y Gastos Médicos, sin embargo, sería necesario determinarlo con precisión según la póliza y las condiciones generales del producto de seguro correspondiente que se tenga contratado.  

3. ¿Qué autoridades del Sistema Financiero Mexicano han emitido medidas para la mitigación y control de riesgos para la salud derivado de la pandemia por COVID-19?

Prácticamente todas las autoridades del Sector Financiero en México han emitido diversos acuerdos, comunicados y mensajes para efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo sobre las medidas preventivas para la mitigación y control de riesgos para la salud que implica la enfermedad por el virus SARS-CoV2 (COVID-19), particularmente: (i) Comisión Nacional Bancaria y de Valores; (ii) Comisión Nacional de Seguros y Fianzas; (iii) Comisión Nacional de los Sistemas de Ahorro para el Retiro y (iv) Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros.

4. Respecto al cumplimiento de condicionantes en materia regulatoria, por ejemplo, permisos ambientales, permisos de actividades en materia de hidrocarburos, electricidad, etc., ¿es posible solicitar a la autoridad una prórroga para su cumplimiento?

Es importante validar en el Diario Oficial de la Federación (DOF), en el caso de una autoridad federal (i.e, SEMARNAT, PROFEPA, CNH, CRE), o en el medio de publicación oficial de la entidad federativa, a nivel local, si la autoridad correspondiente ha emitido algún acuerdo de suspensión de plazos y términos. En el caso de que se hayan suspendido los plazos deberá determinarse la fecha de cumplimiento con base en lo indicado en el acuerdo correspondiente. En caso de que no se haya publicado algún acuerdo por parte de la autoridad competente, sugerimos ponerse en contacto con la misma, a efecto de presentar la situación en concreto y solicitar una extensión en el plazo de cumplimiento que se trate.

5. ¿Qué podría considerarse como un cambio drástico en las circunstancias para poder negociar un contrato?

Ante un cambio imprevisible en las circunstancias que existían al momento de celebrar un contrato, existe la posibilidad de solicitar la renegociación del mismo , la cual podría ser aplicable únicamente a aquellos contratos de naturaleza civil, así como aquellos cuyo valor concreto de la prestación depende de un factor incierto, por ejemplo, el tipo de cambio USD-MXN, o sujetos a plazo, condición o tracto sucesivo (por ejemplo, un contrato de obra a precios unitarios), según lo establecido en el Código Civil de la Ciudad de México.

6. ¿Qué acciones en materia de M&A pueden tomarse ante el COVID-19?

a) Pre-Cierre de una transacción: es importante realizar una revisión de la cláusula de efecto material adverso (EMA)* para determinar su aplicabilidad, distribución de riesgos y si el comprador pudiese liberarse de la responsabilidad de cierre de la transacción. Asimismo, es necesaria una revisión del timeline ante los posibles retrasos gubernamentales en autorizaciones, registros y trámites en general derivados de la contingencia.

b) Etapa de negociación: realizar una revisión de las posibles afectaciones al target y/o a la estructura de la transacción, así como considerar retrasos gubernamentales en autorizaciones, registros y trámites en general.

7.Considerando la suspensión de las labores no esenciales del Gobierno Federal y de algunos gobiernos estatales, ¿qué acciones se pueden tomar si estoy en etapa de ejecución de un contrato con el gobierno?

Es importante hacer una revisión del marco jurídico aplicable al contrato celebrado con una entidad de la administración pública (Ley de Adquisiciones y Ley de Obras Públicas) para de determinar la procedencia de suspensión de servicios, regulación de pagos por servicios prestados, anticipos no amortizados, incumplimiento por caso fortuito o fuerza mayor, excepción a imposición de sanciones administrativas. Asimismo, será necesario ponerse en contacto con la entidad que administra el contrato a efecto de determinar las acciones a tomar frente a la emergencia del COVID-19.

*EMA: previsión de efectos negativos en el target y/o modelo de negocios que impacten en la transacción previamente al cierre de la misma.

Movilidad de personal y trámites migratorios

1. Si mi tarjeta de residencia está en proceso de renovación y salí de México al amparo de un permiso de salida emitido por el Instituto Nacional de Migración (INM), tomando en cuenta la situación actual, ¿se respetará la fecha de vencimiento de dicho permiso?

Sí, mientras México no declare cierre de fronteras o alguna medida extraordinaria por parte del INM.

2. ¿Puedo iniciar mi trámite de renovación con anticipación, en caso de que vaya a cerrar el INM?

Sí, siempre y cuando tu documento migratorio venza dentro de los siguientes 30 días naturales.

3. ¿En qué fecha retomarán las actividades los consulados mexicanos?

Cada consulado retomará sus actividades con base en las decisiones que las autoridades locales del país correspondiente tomen una vez terminada la contingencia.

4. ¿Cómo puedo saber si hay un gobierno que ha cerrado sus fronteras?

Puedes consultar en internet alguna fuente oficial o directamente nuestro documento Guía de migración COVID- 19, el cual se actualiza todos los días y que puede solicitar directamente a los correos Oscar Santos Oviedo oscar.santos@mx.ey.com y Marcela Lozano Ojeda marcela.lozano@mx.ey.com.

5. ¿Qué pasa si por seguir las recomendaciones de aislamiento, no presento mi proceso de renovación en tiempo?

Si el INM continúa su operación normal, podrás solicitar el trámite de regularización migratoria dentro de los siguientes 60 días naturales a la fecha de vencimiento.

Consideraciones en materia fiscal local

1. Si el monto de mis cuentas por cobrar con un mismo cliente está en el rango de 5,000.00 MXN y 30,000 UDIS, ¿cuándo pudiera deducir el crédito incobrable por notoria imposibilidad práctica de cobro?

De acuerdo con el inciso a) de la fracción XV del artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), estos se podrán deducir en el momento en que se cumpla un año de haberse incurrido en mora y cumplimiento de todos los requisitos formales que establece dicho inciso para cada caso en concreto.

2. Si el monto de mi cuenta por cobrar excede las 30,000 UDIS, ¿cuándo pudiera deducir el crédito incobrable por notoria imposibilidad práctica de cobro?

De acuerdo con el inciso b) de la fracción XV del artículo 27 de la LISR, estos se podrán deducir en el momento en que el acreedor haya demandado ante la autoridad judicial el pago del crédito, no es necesario esperarse a que dicho procedimiento judicial termine. Es importante considerar que, en caso de haberse deducido al momento de iniciar la demanda, pero, por ejemplo, durante el proceso judicial se recupere el monto adeudado, el acreedor tendría que revertir los efectos de la deducción de la cuenta incobrable, lo anterior de acuerdo con la fracción V del artículo 18 de la LISR.          

3. ¿En qué casos se tiene que presentar la informativa de deducción de créditos incobrables mencionada en la fracción XV del artículo 27 de la LISR (además de cumplir con los otros requisitos específicos)?

En aquellos casos en que el crédito sea menor de 30,000 UDIS (en la suma de todos los créditos con esa persona) y el deudor sea contribuyente que realiza actividades empresariales. También cuando la suma del crédito al día de su vencimiento sea mayor a 30,000 UDIS, pero el acreedor haya demandado ante la autoridad judicial el pago del crédito, o se haya iniciado el procedimiento arbitral para su cobro.   

4. Si mi acreedor me notifica que va a deducir una cuenta por pagar que tenía con él derivado del incumplimiento de pago, ¿qué efectos tendría yo como deudor al respecto?

 En el caso de deudores personas morales, el artículo 17, fracción IV de la LISR, establece el momento en el cual se deben acumular los ingresos derivados de deudas no cubiertas, señalando expresamente lo siguiente:

Artículo 17. Para los efectos del artículo 16 de esta Ley, se considera que los ingresos se obtienen, en aquellos casos no previstos en otros artículos de la misma, en las fechas que se señalan conforme a lo siguiente tratándose de … IV. Ingresos derivados de deudas no cubiertas por el contribuyente, en el mes en el que se consume el plazo de prescripción o en el mes en el que se cumpla el plazo a que se refiere el párrafo segundo de la fracción XV del artículo 27 de esta Ley.

5. ¿Hay algún periodo establecido para entender el momento en el que se consuma el plazo de prescripción de una cuenta por cobrar?

 No, para esos efectos se tendrá que analizar la ley que regula la transacción bajo análisis para entender el plazo específico de prescripción que gobierna la transacción, como podría ser el Código de Comercio para el caso de operaciones de compra-venta de bienes, el Código Civil Federal en el caso de prestación de servicios y el otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, etc.

Cumplimiento patronal en materia de seguridad social

1. ¿Qué pasa con el salario de los trabajadores en caso de declararse una contingencia sanitaria?

En el artículo 429 fracción IV de la Ley Federal del Trabajo se establece que, en caso de que las autoridades decreten una contingencia sanitaria, surtirá efecto la suspensión temporal de las relaciones de trabajo colectivas. Durante ese periodo de suspensión el patrón no tiene la obligación de realizar el pago de los salarios, pero si de una indemnización equivalente a 1 día de salario mínimo general vigente ($123.22 pesos) por cada día que dure la suspensión, sin que pueda exceder de un mes. Se recomienda que este pago se realice con el concepto Indemnización artículo 429- IV LFT, para identificar plenamente que se trata de una percepción indemnizatoria derivado de una situación de contingencia sanitaria.

Este pago NO forma parte de la base de cotización al Seguro Social, ya que no corresponde a la contraprestación por un servicio personal subordinado, sino tiene un carácter indemnizatorio por la imposibilidad de realizar labores ordinarias.

Es importante destacar que, en materia de Seguro Social no existe alguna regulación expresa en materia de contingencias sanitarias. Por lo anterior, las empresas que opten por aplicar lo establecido en el artículo 427 fracción VII y 429 fracción IV, podrán presentar los movimientos de bajas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para no realizar el pago de las Cuotas Obrero Patronales durante el periodo decretado como contingencia sanitaria y se podrá transmitir de nuevo la alta al término del periodo de contingencia decretado, respetando la antigüedad de los trabajadores.

Por otro lado, es relevante estar atentos a las comunicaciones del IMSS a través de fuentes confiables y oficinales, en caso de que establezca medidas para actuar ante este periodo transitorio o contingente.

2. ¿Cómo debo de retener el crédito de Infonavit a mis empleados en caso de que se declare una contingencia sanitaria y se aplique una suspensión temporal, en la cual la compañía realiza el pago de la indemnización?

En caso de que las autoridades decreten una contingencia sanitaria y declaren una suspensión de relaciones laborales, la compañía procederá con la aplicación de los artículos 42 bis, 427 fracción VII y 429 fracción IV de la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Por lo anterior, el patrón podrá realizar la baja de los trabajadores y en consecuencia no existirá pago por los créditos del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).

El 26 de marzo el Infonavit dio a conocer las medidas de protección y apoyo a las y los trabajadores de México, las cuales entraron en vigor a partir del 15 de abril, mismas que han sido diseñas por el Instituto para proteger la solvencia financiera de las familias, incentivar la actividad económica para coadyuvar a preservar los empleos y la supervivencia de las pequeñas y medianas empresas:

• Cuando las autoridades federales dictaminen medidas de paro laboral obligatorio, entrará la operación “Tolerancia al pago”, con la cual, durante tres meses el crédito no devengará intereses y mantendrá el saldo congelado. Si durante este periodo los acreditados realizan sus abonos, estos amortizarán a capital y la medida se podrá ampliar tres meses más.

Es importante mencionar que estas medidas de protección deben ser solicitadas por el empleado a través de la página web del Instituto en la herramienta Mi Cuenta INFONAVIT o por INFONATEL.

3. Si uno de mis colaboradores se accidenta en periodo de home office, ¿se considera accidente de trabajo?

Para catalogar si los accidentes ocurridos en asignación en modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia se deben considerar como riesgos de trabajo, debemos entender qué es un riesgo de trabajo, de acuerdo con la legislación laboral y en materia de Seguridad Social vigente.

Los artículos 473 de la LFT y el 41 de la Ley de Seguridad Social señalan que los riesgos de trabajo son los accidentes o enfermedades a los que está expuesto un trabajador con motivo de su actividad laboral.

Partiendo de este entendimiento los accidentes a los que estén expuestos nuestros colaboradores originados en la asignación de home office deben ser sujetos de evaluación antes de ser considerados como accidente de trabajo, ya que las actividades que estén desempeñando cuando sufren el accidente tienen que calificarse como una actividad SI relacionada o NO relacionada con sus funciones laborales.

Es importante mencionar que los patrones tendrán que informar al IMSS esta situación mediante el formato ST-7 “Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Accidente de Trabajo, en el cual es importante especificar:

• Se encontraba en asignación “teletrabajo” o “trabajo a distancia”, realizando sus labores desde su domicilio
• Hacer mención del horario de la jornada de trabajo
• Indicar la actividad que estaba realizando cuando tuvo el accidente y, señalar que, al encontrarse en asignación de teletrabajo o trabajo a distancia puede salir del lugar asignado

4. ¿Qué hago si uno de mis empleados cuenta con síntomas y/o es diagnosticado con COVID-19?

Se deberá aplicar la misma mecánica de una enfermedad general certificada por el IMSS, el cual debe emitir un certificado de incapacidad por enfermedad general al empleado, mismo que deberá especificar la duración de la incapacidad (fecha de inicio / finalización) y el número de días subsidiados.

La incapacidad iniciará a partir del cuarto día, el IMSS pagará subsidios diarios equivalentes al 60% del salario reportado ante dicho Instituto; el patrón podrá optar por pagar el salario de los primeros tres días de la incapacidad.

Es importante comentar que, recientemente, fue aprobado por el Consejo Técnico del IMSS un permiso para facilitar el trámite de incapacidad en línea por contingencia de COVID-19, en el cual dispone que se otorgará una incapacidad especial de 14 días a personas contagiadas con coronavirus con sintomatología leve. El pago de la incapacidad será de 11 días, debido a que los primeros tres no los cubre el Instituto por ser una incapacidad temporal por enfermedad general.

Este proceso se realiza por medio de la aplicación del IMSS en la que se les pedirá a los trabajadores afiliados al Seguro Social llenar un cuestionario, mismo que será revisado por el área de evaluación clínica. Una vez aprobado se hará la notificación al patrón y se contactará al asegurado para hacer una verificación de su cuenta bancaria donde recibirá su subsidio. 

5. ¿Qué tipo de apoyos están brindado las autoridades locales?

 Las autoridades locales han propuesto diversas medidas frente a la contingencia sanitaria por el COVID-19 como: i) sanitarias, ii) sociales, iii) administrativas, iv) fiscales, v) apoyos y vi) subsidios. Entre las medidas fiscales en las diferentes entidades a nivel nacional, se encuentran: