Una entrevista con Cornelius Grossmann, EY Global Law Leader, y Eric Laughlin, EY Global Legal Managed Services Leader, sobre el uso de proveedores de servicios legales alternativos y los nuevos modelos operativos que los departamentos legales están considerando.
Tanto EY Law como Thomson Reuters Legal Managed Services, antes de su adquisición, llevaron a cabo encuestas que incluían la forma en que el uso de proveedores de servicios legales alternativos estaban siendo utilizados por las funciones legales internas. ¿Qué resultados se destacaron?
Cornelius Grossmann: El reporte"Reimaginando la Función Legal 2019" fue fascinante en una serie de áreas temáticas clave, pero uno de los hallazgos más significativos fue el creciente interés en el uso de proveedores de servicios legales alternativos. Los resultados mostraron que mientras que el 33% de las empresas ya están subcontratando una amplia gama de procesos de funciones legales, otro 41% consideraría hacerlo. Esto indica una proporción considerable de funciones jurídicas internas que tratan de modernizar sus operaciones.
Eric Laughlin: Esto se ve reforzado por los resultados del informe de Thomson Reuters "Proveedores de Servicios Legales Alternativos 2019", en el que los departamentos legales corporativos de Estados Unidos utilizan el uso de proveedores de servicios legales alternativos de una manera más amplia y diversa. En algunos casos, estas empresas ya han superado las proyecciones de uso de proveedores de servicios legales alternativos para 2021 que dieron en el informe anterior en 2017.
Tal vez no sorprenda, entonces, que con este mayor interés, vimos que los ingresos del uso de proveedores de servicios legales alternativos crecieron de 8.400 millones de dólares en 2015 a alrededor de 10.700 millones de dólares en 2017.
¿Qué crees que está impulsando este cambio?
CG: Hay una serie de factores clave interconectados que están llevando a las empresas a considerar el uso de proveedores de servicios legales alternativos. Entre ellas destacan las presiones de costos – la necesidad de "hacer más con menos" – con un 82% de los encuestados planeando reducir los costos de las funciones legales en los próximos 24 meses.
También existe la preocupación de que la función legal está luchando por utilizar mejor el talento, con más de un cuarto del total de horas dedicadas a la realización de tareas rutinarias de cumplimiento y de bajo valor. Esto fue aún más significativo en las funciones legales más grandes.
EL: Además del ahorro de costos, que siempre es probable que sea un factor impulsor, las organizaciones también están aprovechando el uso de proveedores de servicios legales alternativos para obtener otros beneficios clave. Tanto en 2017 como en 2019, el informe de Thomson Reuters descubrió que los departamentos jurídicos corporativos y los bufetes de abogados citan el acceso a los conocimientos especializados como uno de los principales impulsores de su uso, junto con la necesidad de utilizar los recursos de forma más eficiente y estratégica.
Entonces, ¿cómo exactamente están siendo utilizados los proveedores de servicios legales alternativos por los departamentos legales corporativos?
CG: Naturalmente, varía de un negocio a otro, pero parece haber un apetito general por subcontratar una serie de actividades legales, como la gestión del ciclo de vida de los contratos, la gestión y el cumplimiento de las entidades legales, la revisión de documentos, due diligence, el apoyo en litigios e investigaciones y el trabajo de respuesta regulatoria.
EL: También vale la pena señalar que la incorporación de nuevas tecnologías a la oferta de servicios es una prioridad en la agenda del uso de proveedores de servicios legales alternativos, especialmente porque los rápidos cambios tecnológicos están provocando que más organizaciones busquen orientación en la selección de tecnologías. Los proveedores de servicios legales alternativos, también ven la tecnología como un catalizador para migrar a lo largo de la cadena de valor de los servicios legales. En el informe más reciente, citaron la gestión de contratos y las herramientas de mapeo de procesos como las tecnologías más utilizadas.
Es más, alrededor de una cuarta parte de los proveedores de servicios legales alternativos entrevistados reportaron usar tecnologías que involucran un elemento de inteligencia artificial (IA), y un tercio adicional estaba en el proceso de evaluar el potencial de la IA. La experiencia demuestra que es este aspecto de vanguardia el que está resultando muy atractivo para la función legal interna.
¿Cree, entonces, que las empresas ven a los proveedores de servicios legales alternativos de manera diferente a como los veían en el pasado?
EL: Históricamente, el mercado de proveedores de servicios legales alternativos ha sido visto como un mercado incipiente, y como un tiro al arco del modelo legal tradicional. Ha madurado significativamente en los últimos años – organizaciones como EY han estado refinando los procesos desde hace 15 años, y los clientes han aprendido a confiar en el modelo.
En Estados Unidos, las actitudes hacia los proveedores de servicios legales alternativos – especialmente la preocupación por la seguridad de los datos y la calidad del trabajo – han cambiado en los últimos dos años. Estas están disminuyendo a medida que las empresas y los bufetes de abogados se vuelven más receptivos a las ventajas que pueden aportar. Como resultado, más corporaciones están alentando a sus abogados externos a aprovechar a los proveedores, y más bufetes de abogados están utilizándolos para diferenciar, escalar y expandir sus negocios, y retener las relaciones con sus clientes.
¿Qué pronósticos revelaron las encuestas? ¿Parece que el uso creciente de los proveedores de servicios legales alternativos va a continuar?
EL: Los proveedores de servicios legales alternativos entrevistados esperan crecer un promedio de 24% al año, y la investigación apoya esa expectativa de alto crecimiento. El número de bufetes de abogados y departamentos legales corporativos que esperan que sus gastos aumenten superan con creces a los de aquellos que esperan que disminuyan.
La encuesta indicó que las empresas ya están excediendo sus propias predicciones sobre la frecuencia con la que utilizarían a este tipo de proveedores, y esa es una tendencia que parece que va a continuar. En todos los departamentos de derecho de sociedades de Estados Unidos, alrededor del 25% dice que gastará más en el uso de proveedores de servicios legales alternativos en los próximos cinco años – en comparación con sólo el 16% hace dos años.
Entonces, ¿cuáles cree usted que son los beneficios estratégicos del uso de proveedores de servicios legales alternativos?
EL: Como mencioné antes, la adopción de tecnología es un atributo importante de los proveedores de servicios legales alternativos. Los servicios basados en la tecnología les permiten ofrecer un mayor valor y asumir tareas diferentes y más complejas. También ayudan a soportar la carga de la selección e implementación de la tecnología, al tiempo que permiten a los departamentos legales recibir los beneficios de su uso. Y a menudo dependen de tecnología de terceros para seleccionar las mejores herramientas de su clase para sus clientes; otros están desarrollando sistemas propietarios en busca de una ventaja competitiva sostenible.
CG: Los departamentos legales no son islas – sino que forman parte del negocio y de sus procesos de principio a fin. Pueden desempeñar un papel fundamental para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos, incluyendo la conversión de datos legales en datos de negocio procesables. Por lo tanto, si los proveedores de servicios legales alternativos pueden ayudar a optimizar las operaciones comerciales, no deberían descartarse como algo natural.
La experiencia demuestra que tener a las personas adecuadas en el lugar correcto, llevando a cabo el trabajo más apropiado como parte de un modelo operativo legal global – en contraposición a algo que se contempla proyecto por proyecto – puede traducirse en una ventaja competitiva. Las empresas que reconocen esto pueden encontrarse por delante de las que no lo hacen.
¿Se sorprenderán los Consejos Generales por los resultados de las encuestas?
CG: Las empresas más grandes a menudo han sentido que pueden hacer las cosas mejor y más baratas que los asesores legales externos. Puede llevarle algún tiempo a los Consejos Generales darse cuenta de que pueden trabajar con otros socios de confianza para obtener un servicio legal valioso y predecible sin tener que pagar las mejores tarifas de los bufetes de abogados en función del tiempo que tiempo que les haya llevado realizar esa tarea.
De las respuestas a la encuesta EY se desprende claramente que las funciones legales están llegando a un punto crítico. Como resultado, puede ser beneficioso para los Consejos Generales buscar ampliamente ideas que ayuden a remodelar la función, y eso puede incluir a los proveedores de servicios legales alternativos.
¿Qué medidas cree que debería tomar la función legal? Independientemente de si ya están utilizando proveedores de servicios legales alternativos o no.
CG: A la luz de las respuestas recibidas y de las tendencias que surgieron en el reporte "Reimaginando la Función Legal 2019", se cree que las juntas directivas y la alta gerencia podrían considerar acciones específicas para asegurar que sus funciones legales sigan siendo adecuadas para el propósito.
Estos incluyen: poner la función legal junto a otras funciones cuando la alta gerencia está discutiendo el valor estratégico derivado, y mejorar la participación en iniciativas de transformación de toda la compañía; transformar la función legal en una plataforma de operaciones digitales, comenzando a recolectar y cosechar todos los datos a los que las funciones legales tienen acceso, reconociendo que el talento de la función legal necesita ser desplegado de manera más efectiva; y utilizar proveedores alternativos y el pensamiento operativo para asegurar que la función legal proporcione el máximo valor estratégico para el negocio en general.
Era revelador que, a pesar de un mayor interés y uso de los proveedores de servicios legales alternativos, todavía había un 26% de los encuestados que indicaron que no considerarían la subcontratación. Los equipos de EY preguntarían a esas empresas sobre sus estrategias de modernización para hacer frente a la creciente demanda futura.
¿Nos dirigimos hacia una "nueva normalidad" para la función legal corporativa?
CG: La evidencia ciertamente parece apuntar hacia un cambio importante hacia el uso de proveedores de servicios legales alternativos por parte de la función legal interna. Si bien hay factores claramente determinantes, como el acceso a conocimientos especializados, la reducción de costos y el despliegue de talentos, las encuestas también demostraron que existe un panorama más amplio en cuanto a la necesidad de modernizar la función jurídica. Esto incluye la necesidad de innovar mediante el uso de la tecnología y los datos, así como de adaptarse a un entorno regulador cambiante.
Hubo diferencias en las encuestas entre las distintas zonas geográficas, por sector y por tamaño de la empresa, por lo que está claro que un enfoque puede no ser válido para todos. Pero ciertamente parece que la función legal interna será muy diferente dentro de cinco años.
EL: Es posible que las organizaciones se queden cortas si asumen que los beneficios de la externalización de ciertas tareas legales constituyen la totalidad de las ganancias de eficiencia que puede obtener la función legal. Hemos encontrado que sin repensar el modelo operativo, las iniciativas de eficiencia a corto plazo pierden el valor estratégico para el negocio más amplio que la función legal puede ofrecer.
Al examinar con precisión cómo utilizan los proveedores de servicios legales alternativos tanto los bufetes de abogados como los departamentos jurídicos de las empresas, resulta evidente que se están abriendo camino en la cadena de valor.
Estudio realizado por Thomson Reuters, Georgetown University Law Center on Ethics and the Legal Profession, University of Oxford Saïd Business School, y la firma de investigación jurídica con sede en el Reino Unido Acritas. EY, aunque no es parte del estudio, tiene permiso para utilizar el estudio y los datos subyacentes como parte de su adquisición de Pangea3 Legal Managed Services de Thomson Reuters.
