Aviso de Privacidad – Digital Interview, CodeVue y HireVue Cognitive Assessment Tool

1. Introducción

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto describir las prácticas que EY sigue en relación con la Digital Interview, CodeVue y HireVue Cognitive Assessment Tool ("Herramienta") con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta. El presente Aviso de Privacidad debe leerse junto con la Declaración de Privacidad de ey.com, y en caso de conflicto con la Declaración de Privacidad de ey.com, prevalecerán los términos del presente Aviso de Privacidad. Por favor, lea atentamente este Aviso de Privacidad.

2. ¿Quién maneja la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad jurídica independiente y puede determinar los fines y medios para el tratamiento de datos por derecho propio (es decir, actuar como responsable del tratamiento de datos o en una capacidad similar). La entidad que actúa como responsable del tratamiento de datos (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se procesarán y almacenarán sus datos personales es:

• Para los datos personales del personal de EY: El responsable del tratamiento es la entidad de EY que te emplea.
• Para los datos personales del personal de terceros (incluidos los clientes de EY): El responsable del tratamiento de datos es la firma miembro local de EY con la que el tercero mantiene una relación.

Puedes encontrar una lista de las empresas miembro y filiales locales de EY en la Declaración de Privacidad de ey.com.

Los datos personales que facilitas en la Herramienta son compartidos por los responsables del tratamiento de datos mencionados con una o varias empresas miembro de EYG (véase la sección 6, "Quién puede acceder a sus datos personales", más adelante).

La Herramienta está alojada externamente en la región Este los Estados Unidos en Amazon AWS, con copias de seguridad en instalaciones alternativas de Amazon dentro de los Estados Unidos.

3. ¿Cómo trata la Herramienta los Datos Personales?

La herramienta se divide en tres tipos de funcionalidades; (1) Entrevista Digital, (2) CodeVue y (3) Evaluaciones Cognitivas HireVue. Todas las funciones se utilizan para ayudar en el proceso de contratación mediante el uso de software de entrevistas en video u online. Permite a EY entrevistar y evaluar sustituyendo los largos formularios de solicitud o las preguntas de preselección y reduciendo la necesidad de las tradicionales entrevistas cara a cara y los desplazamientos a lugares para realizar las pruebas, al tiempo que se mantiene la interacción de persona a persona y la toma de decisiones humanas. Digital Interview se utiliza para realizar entrevistas digitales online, CodeVue se utiliza para las evaluaciones de codificación, lo que permite a los reclutadores seleccionar objetivamente el talento de codificación y programación, y HireVue Cognitive Assessment se utiliza para evaluar sus capacidades de aptitud cognitiva.

Tus datos personales procesados en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• evaluar la idoneidad del candidato para el cargo; y
• se conservarán de acuerdo con los requisitos de retención de la protección de datos para futuras oportunidades de contratación.

EY se basa en las siguientes bases para legitimar el tratamiento de tus datos personales en la Herramienta:

Para los candidatos: Procesamos sus datos personales basándonos en su consentimiento. El proporcionar sus datos personales a EY es opcional. Sin embargo, si no proporciona la totalidad o parte de sus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

El suministro de sus datos personales a EY es opcional (incluyendo, para evitar dudas, su imagen y su imagen de video). Sin embargo, si no proporcionas todos o parte de tus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento.

Para el personal de EY: El procesamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable de los datos o por un tercero, excepto cuando dichos intereses prevalecen sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales. El interés legítimo específico que se persigue es la gestión de los recursos humanos de EY, incluidas las evaluaciones de rendimiento y la contratación. Sin embargo, las grabaciones realizadas en algunas jurisdicciones estarán sujetas a su consentimiento, que se obtendrá antes de la grabación.

4. ¿Qué tipo de datos personales se procesan en la Herramienta?

La Herramienta puede tratar estas categorías de datos personales:

• Tu nombre de pila;
• tu apellido;
• tu dirección de correo electrónico;
• tu identificación de solicitud individual;
• tu voz;
• tu imagen;
• tu video;
• los resultados de las pruebas que muestran sus talentos y capacidades cognitivas a efectos de la implementación de Codevue y HireVue Cognitive Assessment;
• número IP de tu computadora; y,
• otros datos que pueden revelarse durante la entrevista, como historial laboral, nombres de compañeros de trabajo, formación, hobbies e intereses, así como información sobre capacidades y personalidad (puntos fuertes y débiles, entre otros).

Estos datos proceden de una fuente de otros sistemas de EY conocidos como GRMS – Yello y SuccessFactors (SF) Recruitment; o directamente de ustedes mismos.

5. Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, su afiliación sindical, sus datos genéticos, sus datos biométricos, sus datos relativos a la salud o sus datos relativos a la vida sexual o a la orientación sexual.

Los siguientes datos personales sensibles se recolectan y procesan en la Herramienta para la función de Entrevista Digital de la Herramienta:

La Herramienta utiliza imágenes de video que incluyen elementos de datos personales, por ejemplo, videos grabados por ti, tu nombre, tu apellido, tu historial de empleo anterior, tus aficiones e intereses. Tú puedes decidir hablar o abordar categorías de datos personales sensibles, sin embargo, el entrevistador no hará preguntas que traten sobre categorías de datos personales sensibles.

También hay una casilla de texto libre en la que puede escribir su respuesta a una pregunta. Aunque el propósito de este recuadro de texto libre no es que se escriban datos personales sensibles, puede incluir este tipo de datos personales en su respuesta. Tenga en cuenta que en ninguna de las preguntas se le pide directamente su origen racial/étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o información relacionada con la salud.

La Herramienta no solicita ni recolecta intencionadamente datos personales sensibles sobre usted, ni se le pedirá directamente que proporcione datos personales sensibles. Sin embargo, al utilizar esta Herramienta para completar cualquier entrevista en video o completar cualquier formulario o proporcionar respuestas por escrito a través de la Herramienta, usted puede optar por proporcionar información sobre sí mismo que es un dato personal sensible. Si proporciona cualquier dato personal sensible, ya sea por video o por escrito al completar una casilla de texto libre, reconoce que estos datos son registrados y recolectados por la Herramienta y consiente en su recolección, tratamiento y almacenamiento. Aparte de la información solicitada en el marco de esta evaluación (por ejemplo, su nombre, apellido, dirección de correo electrónico y datos de su empleo anterior), no introduzca ninguna otra información que pueda considerarse confidencial. Tampoco introduzca datos personales sensibles, como los descritos en la primera frase de esta sección.

6. ¿Quién puede acceder a tu información?

Las siguientes personas/equipos tienen acceso a sus datos personales en la Herramienta:

Reclutadores, responsables de contratación y administradores del sistema – se concederán permisos a otros miembros de EY en función de su función; por ejemplo, si se anuncia un puesto para el equipo forense, se podrá solicitar a un miembro de dicho equipo que realice la entrevista y se le concederá acceso. Los proveedores externos Tata Consultancy Services (TCS), Caption First e IBM también tendrán acceso a la herramienta.

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en varias jurisdicciones (incluidas jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se enumeran aquí). Una visión general de las entidades de la red EY que prestan servicios a clientes externos es accesible aquí (a través del sitio ey.com UK) (Ver Sección 2 (Acerca de EY) - "Ver una lista de firmas miembro y afiliadas de EY"). EY procesará sus datos personales en la Herramienta de conformidad con la legislación aplicable y la normativa profesional de su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Normas Corporativas Vinculantes de EY.

Transferimos o revelamos los datos personales que recopilamos a proveedores de servicios de terceros (y sus subsidiarias y filiales) que son contratados por nosotros para apoyar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que proporcionen, administren y apoyen nuestra infraestructura de IT (como la gestión de la identidad, el alojamiento, el análisis de datos, las copias de seguridad, la seguridad y los servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y la eliminación segura de nuestros archivos de copia impresa. Nuestra política es utilizar únicamente proveedores de servicios de terceros que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de los datos y que cumplan con los requisitos legales aplicables para la transferencia de datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

En la medida en que los datos personales se hayan hecho anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean razonablemente identificables, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de Privacidad.

Para los datos recopilados en el Espacio Económico Europeo (EEE) o que se refieren a personas físicas en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia adecuado según sea necesario para cumplir con la legislación aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a IBM se rige por un acuerdo entre EY e IBM que incluye cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

7. Conservación de datos

Nuestra política es conservar los datos personales sólo durante el tiempo necesario para los fines descritos en la sección "Cómo procesa la Herramienta sus datos personales". Los periodos de conservación varían en las distintas jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos normativos y profesionales locales en materia de conservación.

Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener la información durante períodos de tiempo significativos.

Las políticas y/o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta es de Tres (3) años de ausencia de actividad del usuario de datos. Para obtener más información sobre el periodo de conservación aplicable a sus datos personales, póngase en contacto con su representante habitual de EY.

Los registros de acceso de los usuarios se conservan durante un período de Tres (3) años.

Sus datos personales se conservarán de acuerdo con las leyes y reglamentos sobre privacidad. Una vez finalizado el periodo de conservación de datos, sus datos personales serán eliminados. Para saber más, descargue nuestro resumen de retención de datos (pdf).

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y seguridad de la información que obtiene en el curso de su actividad. El acceso a dicha información es limitado, y existen políticas y procedimientos diseñados para salvaguardar la información de pérdidas, usos indebidos y divulgación indebida. Encontrará información adicional sobre nuestro enfoque en materia de protección de datos y seguridad de la información en nuestro brochure protecting your data 2018 (pdf).

9. Control de tus datos personales

EY no transferirá tus datos personales a terceros (que no sean las partes externas mencionadas en la sección 6 anterior) a menos que tengamos tu permiso o que la ley nos obligue a hacerlo.

10. Tus derechos en relación con tus datos personales

Dependiendo de la jurisdicción aplicable, puedes tener ciertos derechos en relación con tus datos personales, entre ellos:

• Solicitar detalles de los datos personales que EY procesa sobre ti y acceder a los datos personales que EY procesa sobre ti.
• Para que se corrijan tus datos personales, por ejemplo, si están incompletos o son incorrectos
• Limitar el tratamiento de tus datos personales, oponerse al mismo o solicitar su supresión
• Recibir una copia de los datos personales que hayas facilitado a EY en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica que pueda reutilizar para sus propios fines (lo que se conoce como "portabilidad de datos").
• Cuando hayas dado tu consentimiento para el tratamiento de tus datos personales, el derecho a retirar tu consentimiento.
• El derecho a presentar un reclamo ante una autoridad de protección de datos (véase la sección "Quejas").
• Si tienes alguna pregunta sobre cómo EY procesa tus datos personales o tus derechos relacionados con tus datos personales, envía un correo electrónico a equipo de protección de datos.

11. Quejas

Si te preocupa una supuesta infracción de la ley de privacidad o de cualquier otra normativa, ponte en contacto con el Global Privacy Leader, Office of the General Counsel de EY, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido, o por correo electrónico con el equipo de protección de datos o a través de tu representante habitual de EY. Un responsable de privacidad de EY investigará tu reclamación y te informará sobre cómo se tramitará y resolverá.

Si no estás conforme con la forma en que EY ha resuelto tu reclamación, puedes tener derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país. También puedes tener derecho a recurrir a un tribunal competente.

Ciertas firmas miembro de EY en países fuera de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido han designado representantes en la UE y el Reino Unido, respectivamente, para que actúen en su nombre si, y cuando, realicen actividades de procesamiento de datos a las que se aplique el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) y/o el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del Reino Unido). A continuación encontrarás más información y los datos de contacto de estos representantes:

Representante de la UE para la protección de datos

Representante de protección de datos del Reino Unido

12. Contáctanos

Si tiene más preguntas o dudas, póngase en contacto con su representante habitual de EY o envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos.

13. Reconocimiento y consentimiento

Al hacer clic en el botón "Sí, estoy de acuerdo" que aparece a continuación, estas aceptando y consintiendo que tu información personal sea procesada y utilizada como se indica en este Aviso de Privacidad. Tienes derecho a retirar tu consentimiento o a objetar el procesamiento posterior de tu información personal en cualquier momento, contactando a tu representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos.