Adatkezelési nyilatkozat

Amikor ügyfeleink szakmai szolgáltatások nyújtásával bíznak meg minket, személyes adatokat kizárólag abban az esetben gyűjtünk és használunk fel, ha azt valódi üzleti ok teszi szükségessé a szolgáltatásnyújtás érdekében. Szolgáltatásaink rövid leírását ide kattintva angol nyelven érheti el.
Ügyfeleinknek nyújtott szolgáltatásainkkal összefüggésben olyan személyek személyes adatait is kezeljük, akik nem közvetlen ügyfeleink (például, ügyfelünk munkavállalói, vevői vagy beszállítói). Ezzel kapcsolatban további információt olvashat a „Ha az Ön személyes adatait ügyfeleinknek nyújtott szolgáltatással összefüggésben gyűjtjük” című fejezetben.
A szolgáltatásnyújtás során gyűjtött és felhasznált személyes adatok nagy részét ügyfeleink önként bocsátják a rendelkezésünkre (vagy az ügyfél kérésére harmadik felektől szerezzük meg). Tehát, amennyiben Ön az EY ügyfele, rendszerint tisztában van azzal, hogy milyen személyes adatokat gyűjtünk és használunk fel. Ilyen információ lehet például:

• Általános információk, például az Ön neve, a cég, aminek dolgozik, a betöltött pozíció vagy hogy milyen kapcsolatban áll egy adott emberrel
• Elérhetőség, például az Ön irányítószáma, email címe és telefonszáma
• Pénzügyi információk, például kifizetéssel kapcsolatos információk
• Egyéb olyan személyes adat Önre vagy harmadik félre vonatkozóan, amit Ön a szolgáltatásnyújtás érdekében bocsát a rendelkezésünkre

A felhasználás célja:

• Az Ön kiszolgálása
• Kapcsolattartás, szerződéses kapcsolat fenntartása
• Számviteli és adózási célok 
• Marketing és üzletfejlesztés
• Jogszabályi és hatósági kötelezettségeknek való megfelelés
• Jogok megállapítása, gyakorlása vagy védelme
• Dokumentálási és statisztikai célok

Széles szolgáltatási portfóliónkra tekintettel az általunk kezelt személyes adatok köre több kategóriát is érint. Az alábbiakban - a teljesség igénye nélkül - néhány példán keresztül szemléltetjük, hogy a főbb szolgáltatásaink keretében milyen kategóriájú személyes adatokat kezelünk:

Ügyfél elfogadási, pénzügyi, adminisztrációs és marketing folyamataink keretében továbbá azonosításhoz szükséges adatokat és háttérinformációkat is kezelünk például a könyvvizsgálói függetlenséggel, pénzmosás elleni előírásokkal, összeférhetetlenséggel kapcsolatos ellenőrzések, reputációs és pénzügyi ellenőrzések során, valamint bármely egyéb vonatkozó jogszabályi és hatósági előírás teljesítése érdekében.

Az alábbi ellenőrzéseket végezzük:

• Személyazonosság ellenőrzése: név és cím igazolása
• Gazdasági társaságok és egyéb jogi személyek tényleges tulajdonosa
• Összeférhetetlenség ellenőrzése: az érdekellentét elkerülése más ügyfelek vonatkozásában
• Pénzmosásra, bűncselekményből származó jövedelemre és a terrorizmus finanszírozására irányuló ellenőrzések
• Kiemelt közszereplő státusz ellenőrzése: olyan személyeket érint azok családtagjaival és közeli hozzátartozóival együtt, akik kiemelt feladatot látnak el a kormányban, igazságszolgáltatásban, bíróságon, központi bankban, nagykövetségen, fegyveres erőknél vagy állami tulajdonban lévő vállalatnál
• Kedvezőtlen médiamegjelenés ellenőrzése
• Kormányzati szankciós lista ellenőrzése
• Függetlenség ellenőrzése

Ezeket az ellenőrzéseket jogi, szabályozási és üzleti szempontok indokolják és a megbízás során ismételten végre kell hajtanunk. Az ilyen ellenőrzések keretében különleges kategóriájú adatokat kell kezelnünk (például, meg kell győződnünk arról, hogy Ön kiemelt közszereplő-e, valamint indokolt esetben a pénzmosás elleni törvények előírják, hogy bűnösséget megállapító ítéletről is gyűjtsünk információt). Fontos, hogy Ön minden szükséges információt és dokumentumot a rendelkezésünkre bocsásson, hisz mindez szükséges ahhoz, hogy szolgáltatást tudjunk nyújtani Önnek.

Az adatkezelés jogalapja ügyfeleink személyes adataira vonatkozóan:

Szerződés teljesítése

• Törvényi vagy szabályozási kötelezettségnek való megfelelés
• Jogos érdekünk, hogy Ön problémamentes, következetes, magas színvonalú szolgáltatásban részesüljön, illetve, hogy biztosítható legyen a nyújtott szolgáltatással kapcsolatos díjak, költségek, tartozások határidőn belüli kifizetése
• Jogos érdekünk a függetlenségi jogszabályok tekintetében fennálló esetleges összeférhetetlenségről tudomást szerezni vagy azt kifogásolni
• Jogos érdekünk, hogy megakadályozzuk, hogy az EY akaratán kívül bűncselekményből származó jövedelemmel kerüljön kapcsolatba vagy egyéb törvénytelen vagy csalárd tevékenységet támogasson (például terrorizmust)

Amikor egy vállalat fizetésképtelenségi eljáráson megy keresztül, egy vagy több fizetésképtelenségi szakértőt jelölünk ki az EY-on belül (pl. felszámolóbiztost, csődgondnokot) a társaság ügyeinek, üzleti tevékenységének és tulajdonainak kezelésére. Ehhez hasonlóan, amikor egy adós fizetésképtelenségi eljáráson vagy átszervezésen megy keresztül, egy vagy több fizetésképtelenségi szakértőt jelölünk ki az EY-on belül (pl. felszámolóbiztost, csődgondnokot) az adós ügyeinek, üzleti tevékenységének és tulajdonainak kezelésére.

Ebben a fejezetben:

• Tisztségviselő alatt az EY fizetésképtelenségi szakértőjét értjük.
• Társaság alatt a fizetésképtelen gazdálkodó egységet értjük, aki mellé tisztségviselőt jelöltük ki.
• Adós alatt azt a személyt kell érteni, aki fizetésképtelenségi eljárásnak vagy átszerveznek van kitéve.
• Ön az a személy, aki a társaság vagy adós fizetésképtelenségi eljárásában érintett.

A fizetésképtelenségi szolgáltatások keretében EY az Ön személyes adatait azon jogos érdek alapján kezeli, hogy a tisztségviselőket a fizetésképtelenségi eljárásra tekintettel fennálló jogi és hatósági kötelezettségeinek teljesítésében segíteni tudja. A félreértések elkerülése végett megjegyezzük, hogy a társaság és az adós a tisztségviselők jogi és hatósági kötelezettségeihez nem kapcsolódó célok szempontjából az Ön személyes adataira tekintettel adatkezelői minőségben jár el.

Az általunk kezelt adatok többségét közvetlenül Öntől gyűjtjük, de közvetett módon is hozzájutunk Önre vonatkozó személyes adatokhoz.

Az EY és a tisztségviselők többet között az alábbi célból kezelik, dolgozzák fel az Ön személyes adatait:

• A társasággal vagy az adós hitelezőivel és az egyes hitelezőkkel való kommunikáció: bizonyos információk, amelyek szükségesek a jogszabályi kötelezettségek végrehajtásához (ezeket az információkat például osztalékra való jogosultság megállapításához kell felhasználni)
• Referenciaadás vagy jelentéstétel kormányzati osztályoknak, hatóságoknak, testületeknek a hivatali tisztséggel vagy kérelmek kezelésével kapcsolatban
• Kötelező bevallások
• Ügyintézés, például eszközök értékesítése, hitelezői megállapodás, kifizetés
• Munkavállalók céljából történő adatkezelés a jogszabályi előírásoknak és a társaság saját szabályzatának megfelelően
• Bérszámfejtés, számlák kiállítása, követeléskezelés és egyéb, a társaság pénzügyeihez kapcsolódó adat
• Az érdekelt felek ésszerű és törvényes tájékoztatása
• Bűncselekmény vagy csalás megelőzése, azonosítása
• Jogszabály által előírt jogok megállapítása, gyakorlása és védelme, jogi tanács kérése, jogi eljárás kezdeményezése vagy védekezés
• A társaság vagy adós jogszabályi kötelezettségeinek teljesítése
• Minőség-ellenőrzés és kockázatkezelés

A fenti célból többet között a következő típusú személyes adatokat kezeljük: név, cím, azonosításra alkalmas információ, bérszámfejtéssel kapcsolatos adatok és minden olyan információ a társasággal vagy adóssal folytatott ügyleteiről, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a tisztségviselők a fizetésképtelenségi eljárás során jogszabályi kötelezettségüknek eleget tudjanak tenni.

Személyes adataira tekintettel Önnek vannak bizonyos jogai. Amennyiben jogait gyakorolni szeretné, vagy kérdés merül fel, kérjük írásban jelezze annak a félnek, aki az Ön személyes adataiért felel (társaság, adós vagy tisztviselő). A felelős fél elérhetőségét a fizetésképtelenségről küldött tájékoztatóban találja.

Az EY által szervezett megbeszélések, konferenciák, események és oktatások (rendezvények) résztvevőinek személyes adatait is kezeljük. A rendezvények regisztrációs folyamatai különböző alkalmazásokon keresztül történnek. Az egyes alkalmazásokhoz külön adatkezelési nyilatkozat tartozik, amelyben ismertetjük a személyes adatok alkalmazáson keresztül történő gyűjtésének és kezelésének célját és módját. Javasoljuk minden résztvevőnek, hogy olvassa el az egyes alkalmazások adatkezelési nyilatkozatát.

Rendezvényszervezői folyamataink keretében az alábbi személyes adatokat kezeljük (kizárólag az adott rendezvény céljából szükséges mértékben):

• Név, kor, születési idő
• Az ügyfél munkatársaira vonatkozó információk (otthoni, irodai vagy üzleti információ)
• Hitelkártya szám, bankkártya szám
• Vevőkre vonatkozó információk (otthoni, irodai és üzleti információ)
• Email cím
• Nem
• Otthoni vagy egyéb fizikai cím
• Munkáltatók neve (EY vagy társaság)
• Foglalkozás (munkakör)
• Útlevél szám
• Személyes web URL (ha van személyes weboldala, amit szeretne megosztani velünk)
• Telefonszám és fax szám
• Eseményekkel kapcsolatos adatok, például: étrendi korlátozások vagy különleges követelmények, regisztrációs státusz, résztvevő státusza / típusa, a média interjúban való részvétel, a korábbi események tapasztalata, érkezési / indulási idő, a szálloda be- és kijelentkezési ideje, repülési információk (légitársaság, érkezés és távozás dátuma)

Érzékeny kategóriájú adatot szándékosan nem gyűjtünk, kivéve, ha azt Ön részvételi szándékával kapcsolatban a rendelkezésünkre bocsátja (például, speciális étkezési igény, ami felfedi az Ön vallási hovatartozását vagy ételallergiáját, vagy egészségi állapotához kapcsolódó egyéb olyan információ, ami szükséges ahhoz, hogy résztvevőinknek a szükséges támogatást meg tudjuk adni, például, ha kerekesszékre van szükség).

Ha az EY rendezvénye külső helyszínen kerül megrendezésre, minden résztvevőnek fényképes igazolvánnyal kell azonosítania magát munkatársaink védelme, eszközeink és információink megóvása és a jogosulatlan belépést megakadályozása érdekében.

Az rendezvények nyilvános területein az EY fotókat, hang vagy videó felvételeket készíthet. Ezeket az adatokat marketing anyagainkban használjuk fel. A résztvevőkről kép és hangfelvétel készül. A felvételeket szerkesztjük, azokról másolatokat készítünk, kiállítjuk, közzétesszük és terjesztjük.

Az adatkezelés jogalapja a résztvevők személyes adataira tekintettel:

• A résztvevők kifejezett hozzájárulása
• Jogos érdekünk, hogy rendezvényeket szervezhessünk és ahhoz kapcsolódóan a regisztrációs folyamatot irányíthassuk.
• Jogos érdekünk, hogy az EY külső rendezvényein biztosítani tudjuk munkatársaink védelmét, eszközeink és információink megóvását és hogy a jogosulatlan belépést megakadályozzuk.
• Jogos érdekünk, hogy a cégünkkel kapcsolatos információkról, szolgáltatásainkról és a szervezett rendezvényeinkről tájékoztatást adjunk.

Az EY telefonszolgáltatását házon belül üzemelteti. Amikor Ön EY munkatársat hív fel, az EY szerverei csak a telefonszámát tárolják, és kézbesítik azt a hívás címzettjének kézi készülékén és e-mailen keresztül. Egyéb személyazonosításra alkalmas adatot nem gyűjtünk, de naplózott technikai adatokat és jelentéseket hibakeresés céljából tárolhatunk.

Az EY hangposta szolgáltatását a Microsoft nyújtja. Amikor Ön az EY személyzetét telefonon hívja és hangüzenetet hagy, a hangposta és az abból leszűrt személyes adatai a globális Microsoft Azure szerverekre kerülnek tárolásra, és e-mailben kézbesítik a hívás címzettjeként MP3 hangklip formájában. A Microsoft nem tárol EY személyzetéhez irányított hívásaival kapcsolatos hívásnaplókat.

Személyes adatok kezelésének jogalapja az EY és az egyén közötti telefonos és hangposta szolgáltatáson keresztüli kommunikáció esetén:

• Jogos érdekünk az email forgalom elemzése

Az EY egy életen át tartó, kölcsönösen előnyös kapcsolatot kíván fenntartani egykori munkavállalóival (korábbi partnerek tagcégekben, munkavállalók, vállalkozók). Ha meghívjuk Önt, hogy csatlakozzon alumni közösségünkhöz, a neve, elérhetősége, szerepe, utolsó EY irodája, besorolása, üzletága és országa felhasználásával létrehozunk egy nyilvántartást Önről az egyik alumni adatbázisunkban, kivéve, ha jelezte, hogy nem kíván részt venni az EY alumni programjában. Lehetősége van egy részletesebb profilt is készíteni és eldöntheti, mennyi további adatot szeretne megosztani az EY és a tágabb alumni közösség számára.

Alumni adatbázisaink saját adatvédelmi nyilatkozattal rendelkeznek, amelyekben leírjuk, hogyan és miért gyűjtjük és kezeljük személyes adatait ezeken az alkalmazásokon keresztül. Javasoljuk, hogy az alumni adatbázisainkat használó személyek tekintsék meg az alkalmazásokon keresztül elérhető adatvédelmi nyilatkozatokat.

Az adatkezelés jogalapja egykori munkavállalóink személyes adataira tekintettel:

• Egykori munkavállalóink kifejezett engedélye
• Jogos érdekünk fűződik ahhoz, hogy erős kapcsolatot tartsunk fenn volt munkavállalóinkkal, kiadványokat küldjünk az EY-ról és annak szolgáltatásairól, eseményekre invitáljuk volt munkavállalóinkat, és segítsük az egykori munkavállalók egymás közötti kapcsolattartását

Az EY/Etika az EY munkavállalóinak, ügyfeleinek és az EY-on kívüli személyeknek biztosít olyan eszközt, amelynek segítségével névtelenül vagy közzétételi alapon tudják jelenteni angol nyelven a nem etikus vagy jogszerűtlen magatartással jellemezhető tevékenységeket, amelyek sértik szakmai előírásainkat vagy más módon nem felelnek meg az EY Globális Magatartási Kódexének. A bejelentéseket online vagy telefonos forróvonalunkon keresztül lehet megtenni.

Az EY/Etika saját adatvédelmi nyilatkozattal és hozzájárulási űrlappal rendelkezik, amely részletesen leírja az EY/Etika vonatkozásában az EY által követett gyakorlatot. Javasoljuk, hogy az EY/Etika felületet használók ismerkedjenek meg az EY/Etika adatvédelmi nyilatkozatával és a hozzájárulási űrlappal.