Sécurité, standardisation, efficacité: comment Anvers a upgradé son back-office financier

La ville d'Anvers mise sur la sécurité, la standardisation et l'efficacité lors de la mise à niveau de sa plateforme financière. 

Le bourgmestre Bart De Wever et l'échevin des finances Koen Kennis ont convoqué la presse au Schoon Verdiep d'Anvers fin décembre. “Notre dette historique a été remboursée, et nous souhaitons qu'il en reste ainsi”, a déclaré l'échevin. C'est pourquoi la Ville travaille à présent sur son back-office financier, qui doit être future-proof. Les priorités? La sécurité, la standardisation, la simplification… et un soupçon d'innovation.

C'est depuis la Grand-Place et l'hôtel de ville historique, récemment rénové, que le bourgmestre et les échevins président aux destinées d’Anvers. Les principaux fonctionnaires y ont également leurs bureaux, et notamment le tout nouveau directeur financier de la Ville, Pieter Dielis, qui a pris ses fonctions le 1er janvier.
 

Commencer à la source

“Un bâtiment historique aussi imposant n'est certainement pas le lieu de travail le moins coûteux, mais l'administration communale a le devoir de veiller à la fois sur les deniers et sur le patrimoine des citoyens”, confie Koen Kennis, échevin des finances. “Nous nous efforçons de mener une politique durable et saine, en tenant compte du ratio coût-efficacité. C'est pourquoi nous aspirons à toujours plus d'efficience.”

En principe, tous les services communaux travaillent sur une plateforme logicielle financière centrale, mais celle-ci est basée sur un software qui sera obsolète dans quelques années. La Ville d'Anvers s'est donc rapidement mise en quête d'un nouveau système pour continuer à garantir la prestation de services aux citoyens. C'est alors qu'EY est entré en scène.

“Au départ, nous avons été invités à rédiger un texte d’orientation afin d'améliorer le reporting de projets internes et de les rendre plus pérennes”, souligne Davy Van Ingelgem. “À cette fin, nous avons procédé à une analyse qui a démontré que, en plus de renouveler le système, nous devions simplifier les processus financiers et davantage les aligner. Et ce, sans négliger l'individualité de chaque entité. Ensemble, nous voulons profiter de l'occasion pour optimiser et standardiser au maximum les processus, en intégrant dans cette réflexion les caractéristiques propres au ‘groupe’ que représente la Ville d'Anvers dans sa globalité.”

En tant que Partner chez EY, Davy Van Ingelgem dirige le service SAP belge en mettant l'accent sur la business integration. “Nous aidons nos clients à atteindre une adhésion maximale au nouveau système, et nous nous assurons que tous les utilisateurs se sentent aussi impliqués, à l’aise et compétents que possible pour interagir avec lui.

Outre les aspects techniques du système, nous tentons de mettre en œuvre une transformation sur les plans à la fois business et humains chez le client. Et ici, à Anvers, nous nous attelons à formuler les bons objectifs en concertation avec la Ville, et à les atteindre. Le but est de développer une plateforme technologique faite pour durer, soutenue par la Ville et ses employés.”

“Nous finalisons actuellement la phase de conception qui consiste à dessiner le futur mode de travail et le futur système. Nous déploierons une première partie de ce plan en 2024; la seconde phase suivra un an plus tard. Début 2026, la transformation des systèmes et processus financiers sera achevée. Et bien sûr, nous continuerons à les optimiser en cours de route.”
 

Priorité à la sécurité

La Ville a délibérément choisi un partenaire externe pour le processus de transformation. “EY a accumulé des années d'expérience dans les grands projets, tant dans le secteur privé qu’auprès des entreprises publiques”, pointe Koen Kennis.

“De plus, il s'agit d'un opérateur neutre. Les employés municipaux ont développé leurs propres processus au fil des ans: le partenaire externe les examine et en extrait des processus plus simples.”

“Comme pour nos autres clients, nous souhaitons alléger le fardeau des collaborateurs financiers et logistiques en automatisant les tâches transactionnelles à faible valeur ajoutée. Cet exercice technique leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier. Ils doivent devenir une sorte de ‘partenaire business’.”

L'échevin et le directeur financier soulignent au passage que ce nouveau système devrait apporter davantage d'efficacité et qu’aucun poste ne sera sacrifié. Si la Ville souhaite que ses employés utilisent autant que possible un seul système, les services de police et d'incendie ont, bien sûr, des besoins différents et doivent suivre une autre législation que les centres culturels et l'enseignement, par exemple.

“La sécurité passe avant tout”, assure Pieter Dielis, en référence à la cyberattaque de grande envergure dont les services communaux ont été victimes fin 2022. Les problèmes ont duré des mois et coûté très cher. “En définitive, cette attaque fut un catalyseur qui a permis d'accélérer le processus de transformation.”